O departamento financeiro é um dos mais cobrados e movimentados das organizações. Além da pressão pelo bom uso do dinheiro, controle de caixa e a responsabilidade em cumprir os compromissos financeiros e fiscais, é preciso ter estratégia para lidar com a grande produção e o uso intenso de documentos. É isso mesmo, não é só a segurança do dinheiro em si que tira o sono dos funcionários destes setores não!
Se você trabalha com contabilidade, contas a pagar, gestão financeira, cadastro, controle bancário, faturamento e os demais ramos da área, pare um instante e entenda como o processo de gestão de documentos pode aliviar as atividades manuais e tornar seu dia a dia mais prático. Não é milagre nem fórmula mágica, é tecnologia aliada a estratégia e organização.
Sabemos que a burocracia é presente e algumas leis e normas setoriais exigem que determinados documentos sejam mantidos por toda a vida da empresa. E também é sabido que cada cliente, cada processo gera um volume alto de papel. Entre tantos comprovantes, recibos, cheques, extratos, contratos algo pode se perder e uma promissora oportunidade de negócio ir por água abaixo.
Diante disso, a Arquivar oferece aos setores financeiros e escritórios de contabilidade soluções exclusivas de GED (gestão eletrônica de documentos) que traz inúmeros benefícios para o trato com os documentos. A partir das demandas desse campo, nossa equipe adéqua a tecnologia dos serviços prestados à realidade de um escritório ou um departamento.
Estar em dia com a documentação e preservar a existência dos arquivos é uma exigência legal em todas as esferas do governo. Vacilar nesses critérios normalmente traz dores de cabeça que podem ser evitadas com uma boa administração da papelada.
Importância da gestão para o departamento financeiro
O processo de gestão de documentos é um facilitador da execução das tarefas do financeiro. Uma vez que ele otimiza os fluxos de trabalho e proporciona mais produtividade, pois é capaz de:
- Organizar e catalogar todos os documentos de maneira que facilite a utilização dos mesmos;
- Reduzir o tempo gasto na localização de arquivos;
- Redução de perdas contratuais / processuais;
- Acesso remoto ao acervo;
- Segurança da documentação, através de acesso restrito a pessoas autorizadas e rastreabilidade;
- Liberação de espaço físico;
- Redução de custos com cópias, transporte e papel;
- Conservação do documento original.
Como é processo?
Num primeiro momento, a equipe identifica as necessidades e os objetivos do cliente. Após isso, ela parte para a elaboração do projeto, atendendo às especificidades levantadas no diagnóstico. Na maioria dos casos prossegue-se com as seguintes etapas:
- identificação e organização dos documentos;
- indexação;
- digitalização;
- guarda nos galpões da Arquivar;
- ativação do software para acesso digital.
E então, é ou não é uma ferramenta e tanto para aumentar a produtividade, reduzir custos e impulsionar o crescimento do negócio?
Navegue pelo nosso site e conheça mais sobre as Soluções Arquivar.
