O que nos diferencia?

Digitalizar documentos em instituições de ensino (IES) é uma forma de se adequar à transformação digital. Afinal, as inovações tecnológicas invadiram todos os segmentos da sociedade, fazendo surgir um novo perfil de consumidor, mais antenado e ávido por produtos e serviços de qualidade. E na educação não é diferente.

Mais do que adotar tecnologias de última geração, as escolas e universidades precisam inovar nos conceitos de trabalho e na gestão educacional. Por isso, a digitalização de documentos em IES é uma oportunidade de reestruturação da base acadêmica dentro dessa abordagem da transformação digital.

Como resultado dessas práticas, as escolas e instituições de ensino superior podem usufruir de muitas vantagens. Leia o artigo e confira!

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6 vantagens da digitalização de documentos em instituições de ensino

Primeiramente, pense em como está a situação da sua instituição de ensino. A estrutura física de atendimento aos alunos já não comporta o volume de solicitações? Há reclamações e demora no atendimento? Perde-se muito tempo para localizar e organizar documentos?

Se a sua resposta foi “sim” para as perguntas, saiba que esses são alguns dos indícios de que sua instituição de ensino não está com uma rotina otimizada na prestação dos serviços.

Desse modo, para ter mais agilidade ao acessar uma informação e atender às solicitações da comunidade acadêmica, é fundamental adotar a transformação digital como estratégia.

Recursos como a digitalização de documentos contribuem para a redução do volume de papel no ambiente de trabalho, tornando-o mais sustentável, além de manter a equipe mais produtiva.

Veja, a seguir, as 6 vantagens da digitalização de documentos para IES!

1. Adequação às normas brasileiras

O Ministério da Educação já editou decretos e portarias que abordam a gestão documental em IES. Assim, um dos motivos mais relevantes para digitalizar documentos em instituições de ensino é estar em conformidade com as normas brasileiras que tratam do assunto.

A primeira é a Portaria 1224/2013, que “institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino”. Em seguida, editou-se o Decreto nº 9.235/2017, aplicável também às IES, o qual aponta a digitalização e a gestão eletrônica de documentos nessas instituições.

Malhete sobre uma mesa. Trata-se do martelo de madeira que os juízes utilizam nos tribunais
A digitalização de documentos é regida por algumas normas no Brasil. (Foto: Freepik)

Além disso, o decreto apresenta condições e prazos para que elas realizem a conversão dos documentos acadêmicos para o formato digital, mediante “a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação”.

Esses prazos são tratados especificamente pela Portaria 315/2018, que “dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento das instituições e cursos de educação superior do sistema federal de ensino, que visa regular a gestão documental de todos os documentos envolvidos nos processos das atividades-fim”.

Sob o mesmo ponto de vista, a Portaria nº 330/2018 trouxe mais exigências para as instituições ao tornar obrigatória a emissão de diplomas e documentos acadêmicos em formato digital. O diploma digital abrange o registro e o respectivo histórico escolar. E tais documentos só podem ser emitidos com validade jurídica, integridade e segurança das informações mediante uso de certificado digital.

Por fim, tivemos a Portaria 554/2019, que regulamentou os diplomas digitais e trouxe vários requisitos técnicos para seu atendimento. Diante de tantas normas, digitalizar documentos em instituições de ensino é o primeiro passo para atendê-las.

2. Manter o acervo seguro

A segurança da informação é mais um ponto de atenção em qualquer empresa. Afinal, evitar incidentes físicos e cibernéticos é fundamental para ter uma marca forte no mercado, e digitalizar documentos em instituições de ensino trabalha neste sentido.

Além da segurança da informação, a segurança dos dados digitais envolve a prevenção de ocorrências e o armazenamento seguro. Assim, incidentes como inundações, incêndios, envelhecimento e extravios não atingem documentos digitais, especialmente porque o armazenamento é baseado em sistemas em nuvem.

Nesse sentido, a nuvem permite que o usuário acesse os milhares de documentos de outros dispositivos, além de permitir a realização de backups com frequência determinada, o que garante ainda mais a proteção dos arquivos, independentemente de falhas.

Definitivamente, quando se fala em segurança da informação, a prática de digitalizar documentos ganha grande importância para as IES.

Isso porque a digitalização envolve sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que permitem que o gestor estabeleça determinados controles de acesso. Ou seja, somente pessoas autorizadas podem consultar as informações acadêmicas que o gestor definir.

Além do controle de acesso, o GED oferece a possibilidade de backup e de versões, assegurando que os dados não sejam falsificados. Dessa forma, o gestor pode ver uma linha cronológica do processo relacionado a um documento, e qualquer modificação efetuada nos arquivos será visível.

Desde já, cabe destacar também que os sistemas presentes no serviço de digitalização de documentos possuem a premissa de armazenamento seguro. Esses sistemas, além de passar por auditorias, possuem critérios rigorosos de segurança (criptografia e bloqueio de usuários que tentam invadi-lo).

Considerando o alto volume de informações e documentos que uma instituição de ensino possui e recebe diariamente, a digitalização pode ser uma excelente solução para manter o acervo seguro.

3. Otimização de processos internos

Da matrícula de um aluno até sua formatura, são anos de documentação. Informações semelhantes passam por variados setores das instituições. Como resultado, as escolas e universidades mais antigas possuem um alto volume de papel impresso que diz respeito à comunidade acadêmica e aos cursos oferecidos.

Ao mesmo tempo, todas devem se adequar às normas advindas com a transformação digital. Afinal, lidar com toda essa informação física e digital de forma eficaz depende de processos internos otimizados e organizados.

Imagine uma instituição de ensino que também possui foco em educação a distância, com polos espalhados por todas as regiões do país. É fato que o volume de informações é altíssimo, e os fluxos de trabalho são ainda mais complexos. Nesse contexto, digitalizar documentos se torna uma prática de sobrevivência para eliminar falhas nos processos internos.

Ou seja, tudo isso indica que ter processos internos otimizados depende de melhorar a busca por informações e a organização dos arquivos físicos e digitais.

Quanto à localização das informações, quando elas são físicas, a busca pode ser mais demorada, especialmente se o arquivo não estiver organizado. Por outro lado, com a digitalização, a tarefa se torna mais prática devido ao fácil acesso que os usuários têm à informação.

Foco nas mãos de quatro estudantes de beca segurando seus diplomas enrolados e presos com fitas
A digitalização de documentos para IES garante a segurança da informação. (Foto: Freepik)

Buscas otimizadas e muito mais

É importante lembrar que os arquivos, após digitalizados, são inseridos em sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos. Esses sistemas possuem busca otimizada, permitindo a localização de arquivos ao digitar uma palavra relacionada ao conteúdo. 

Além disso, o sistema baseado em armazenamento em nuvem permite o acesso de qualquer lugar, basta ter um dispositivo com capacidade computacional e acesso à internet.

Juntamente com isso, é possível padronizar formatos, processos e a localização dos arquivos por meio da digitalização. Assim, a gestão documental, principalmente no tocante à organização, se dá de forma bastante segmentada, como ocorre na indexação.

A indexação é, inclusive, a criação de um método de arquivamento eletrônico e organizado. Cada documento é nomeado e indexado por meio de dados obtidos dele mesmo (datas, títulos, nomes ou outras identificações), possibilitando uma pesquisa futura de maneira eficiente e simples.

Com a padronização, o gestor contribui para que todos tenham acesso facilitado às informações, o que aumenta a produtividade dos colaboradores.

4. Melhorar a produtividade das equipes

Assim como a otimização de processos, ter equipes de trabalho mais produtivas é vantajoso em diversos aspectos. Qualquer que seja a natureza da instituição de ensino, produtividade é sinônimo de economia de recursos.

Não à toa, o uso de diversas soluções tecnológicas é considerado sempre bem-vindo em empresas privadas. Digitalizar documentos em instituições de ensino é uma delas, porém, como essa prática torna as equipes mais produtivas?

Em primeiro lugar, a perda de tempo com a manipulação de papéis diminui. Por exemplo, imagine que um funcionário da secretaria deva se deslocar até o arquivo e procurar a documentação para encontrar um histórico de um aluno antigo.

São muitos minutos perdidos, principalmente se o arquivo não estiver organizado de forma metódica (por ano, ordem alfabética, curso etc.). Todavia, quando os documentos estão digitalizados, bastam poucos segundos e alguns cliques, já que eles são localizados pelo sistema e pesquisados por índices ou por acesso a palavras do documento.

O tempo restante, se comparado com quem realiza a tarefa de forma manual, poderá ser empregado em outras tarefas. Em suma, quando a instituição é orientada a dados em ambiente digital, seus profissionais se tornam menos burocráticos e mais analíticos e estratégicos.

Mulher sorridente segura uma caneta e simula escrever um um caderno. Outros objetos estão sobre a mesa, como notebook, livros, luminária, copo e canetas
A produtividade das equipes das instituições de ensino melhora com a digitalização de documentos. (Foto: Freepik)

Em segundo lugar, a produtividade das equipes de trabalho cresce com a possibilidade de múltiplos usuários acessarem a mesma informação simultaneamente. Afinal, somente os dados digitais possibilitam essa prática.

Dessa forma, a secretaria acadêmica e o diretor podem acessar o mesmo documento, ou enviar informações e arquivos para outras pessoas ao mesmo tempo. Quando se otimiza a troca de informações e o compartilhamento de arquivos, também há economia de tempo.

Com a integração entre sistemas a produtividade é potencializada

Por fim, outro ponto que demonstra a importância de se digitalizar documentos em instituições de ensino é a integração entre sistemas. A digitalização utiliza um sistema de gerenciamento eletrônico de dados que pode ser conectado a outros sistemas utilizados na instituição. Além de otimizar a rotina dos profissionais e o fluxo de trabalho, permite a colaboração mais eficiente.

5. Melhorar a prestação dos serviços à comunidade acadêmica

Nota-se que todos os outros motivos que fazem você querer digitalizar documentos possibilitam uma melhor prestação de serviços à comunidade acadêmica. E isso ocorre em diferentes frentes, como:

  • Manter uma plataforma online permite o acesso e a indexação de documentos digitalizados, além de oferecer mobilidade aos profissionais para trabalhar de onde desejam;
  • Possuir um arquivo digital com a documentação dos alunos possibilita ter um sistema online para requisição de serviços e consulta por eles;
  • Possibilitar o acesso à documentação em ambiente virtual é importante para otimizar o processo produtivo e a prestação dos serviços;
  • Ter agilidade para localizar informações torna o atendimento presencial mais rápido.

Portanto, a digitalização de documentos para IES melhora a qualidade dos serviços prestados ao público interno e externo, o que atrai mais alunos para a escola ou universidade.

6. Bom custo-benefício

Por último, uma instituição que opta pela digitalização de documentos, certamente, deverá investir em uma metodologia de trabalho eficiente, bons equipamentos e sistemas inovadores.

Felizmente, existem opções no mercado que atendem a todos os requisitos. É necessário investir nessa solução, mas, apesar disso, a instituição poderá usufruir de todos os benefícios que ela proporciona, e em pouco meses reaver o investimento realizado.

Em outras palavras, digitalizar documentos é uma prática de bom custo-benefício. E isso tem a ver com a produtividade das equipes, que mencionamos anteriormente. Se ocorrer uma boa gestão documental nas IES, o fluxo de trabalho é otimizado, o acervo se mantém seguro, os processos internos ficam mais organizados, e as equipes trabalham melhor.

Nesse sentido, é possível fazer mais com menos. Também cabe destacar a economia que a digitalização proporciona ao dispensar cópias, impressões, transporte e armazenamento de documentos.

Como digitalizar documentos em instituições de ensino?

As IES lidam com informações impressas o tempo todo. Então, por onde começar a digitalizar? Antes de tudo, o ideal é que os projetos de digitalização sejam iniciados no setor de tecnologia da informação (T.I.), pela própria natureza do departamento.

Em seguida, passando para a secretaria acadêmica, que é o local que concentra as principais informações de uma instituição de ensino. São estes os dois departamentos envolvidos na implantação e desenvolvimento do projeto de digitalização.

Porém, não basta colocar as máquinas necessárias e transformar os arquivos físicos em digitais. A linha de produção se compõe por scanner de produção, sistema de captura, tratamento e indexação de imagens, sistema de assinatura digital, certificados digitais e sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

Além disso, para que o processo seja eficaz e cumpra os requisitos legais, deve ser adequado às necessidades da instituição. Logo, a prática mais adotada na hora de digitalizar documentos em instituições de ensino é contratar uma empresa específica de digitalização.

A prestadora de serviço será responsável por todas as etapas dessa atividade, de modo que a gestão documental seja a melhor possível.

Arquivar: a solução para digitalização e gestão documental

Digitalizar documentos em instituições de ensino é uma das práticas fundamentais nos dias atuais. O primeiro motivo é que ela se tornou obrigatória após as diversas normas editadas pelo Ministério da Educação. Escolas e universidades que a adotaram sentem uma melhoria nítida em suas rotinas, uma vez que as equipes de trabalho são mais produtivas e organizadas em decorrência da melhor gestão documental.

No entanto, para que a digitalização traga vantagens para as instituições, recomenda-se a contratação de uma empresa especializada neste serviço. É importante ter em mente que uma solução adequada às necessidades da instituição é fundamental para que esses benefícios apareçam e para que a gestão documental traga bons resultados.

É nesse sentido que a Arquivar oferece soluções em digitalização e gestão de documentos físicos e eletrônicos, além de ter a ArqSign, que é uma plataforma de assinaturas digitais. Para digitalizar documentos acadêmicos com segurança, qualidade e cumprimentos dos requisitos legais, conte conosco!

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