Você faz parte do ramo de educação superior? Sabe como instalar certificado digital em uma instituição de ensino? Então, caso ainda não saiba, está na hora de correr atrás!
O assunto se tornou uma questão legal desde que o Ministério da Educação (MEC) editou, em 2018, portaria relativa à digitalização de documentos acadêmicos e, em 2019, portaria que regula a emissão de diplomas digitais.
Assim, para você entender melhor a certificação digital para instituições de ensino, explicamos o que é o certificado digital, bem como seu funcionamento, sua importância, sua aplicação nas universidades e as vantagens que ele traz para essas empresas.
Acompanhe!
O que é certificação digital?
Certificado digital é um documento eletrônico que serve para identificar e autenticar pessoas físicas e jurídicas com segurança. Ele pode ser aplicado em sites e sistemas eletrônicos, permitindo realizar transações online de forma segura e até mesmo fazer assinatura eletrônica de documentos.
Para isso, utiliza-se uma tecnologia chamada criptografia, que garante o sigilo e a autenticidade das informações. Em outras palavras, o certificado é uma identidade virtual, que comprova a idoneidade de uma pessoa no ambiente digital.
Além disso, ela é reconhecida com precisão no sistema e pode navegar sem problemas. Os benefícios e os avanços da tecnologia fez com que a certificação digital para instituições de ensino fosse instituída.
Aliás, com funcionalidades estratégicas do ponto de vista operacional, da praticidade e da segurança de documentos, ela já faz parte da rotina em muitas universidades. Antes de entender como instalar certificado digital, aprenda sobre o funcionamento do documento!
Como funciona o certificado digital?
O certificado digital é baseado em criptografia. Existe uma infraestrutura que é, na verdade, um conjunto complexo de técnicas, procedimentos e práticas que suportam um sistema criptográfico baseado em certificados digitais.
No Brasil, essa infraestrutura é chamada de ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Por definição, “é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão”.
Portanto, a ICP-Brasil é responsável por supervisionar e fazer auditoria dos processos, bem como pelo credenciamento e descredenciamento dos participantes da cadeia.
No topo da hierarquia da cadeia de certificação, a primeira autoridade da ICP-Brasil, chamada de Autoridade Certificadora Raiz, é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
A partir dela, é possível reconhecer outras autoridades que poderão emitir os certificados.
Como ocorre a verificação no certificado digital?
Entendida essa estrutura, o funcionamento é mais simples. Quando uma pessoa física ou jurídica solicita um certificado a uma autoridade reconhecida, esta verifica a identidade do solicitante e faz uma análise sobre os requisitos do interessado.
Se eles forem atendidos, o certificado é emitido. A partir de então, é possível verificar, em ambiente digital, a identidade de seu proprietário.
E como ocorre a verificação? O certificado digital faz a conexão entre uma entidade e uma chave pública para validar a identidade do usuário. Em geral, ele contém as seguintes informações:
- Sobre a entidade para o qual o certificado foi emitido (nome, e-mail, CPF/CNPJ, PIS etc.);
- Validade do certificado digital;
- Chave pública que se refere à chave privada de posse da entidade especificada no certificado;
- Assinatura da autoridade certificadora.
Quais são os tipos de certificado digital?
Estes são os principais tipos de certificado digital:
- Tipo A: relativo a assinaturas digitais;
- Tipo S: tem relação com confidencialidade de transações;
- Tipo T: refere-se ao tempo e atesta data e hora de emissão de um documento;
- e-CPF: é a versão digital do CPF;
- e-CNPJ: é a versão digital do CNPJ;
- NF-e: referente a nota fiscal eletrônica.
Como instalar certificado digital na rotina das instituições?
A certificação digital para instituições de ensino apresenta a mesma tecnologia baseada em criptografia, que conecta uma chave pública e uma chave privada.
Na prática, para as universidades, o certificado é uma solução eficiente para eliminar a burocracia na emissão, no manuseio e na gestão de um grande volume de dados e documentos na instituição.
Ao utilizar essa inovação, as universidades podem modernizar seus processos administrativos, especialmente os que envolvem matrícula de estudantes, emissão de certidões, documentos e diplomas.
Isso contribui bastante para otimizar a prestação dos serviços acadêmicos, além de garantir autenticidade e segurança das atividades realizadas digitalmente.
Mas, afinal, como instalar certificado digital na rotina das instituições?
Há duas formas simples de integrá-la no setor de educação:
- A primeira delas é por meio de um portal de assinaturas, passível de customização conforme as regras da instituição;
- A segunda é realizando a integração da tecnologia em sistemas novos ou já utilizados pela secretaria acadêmica, não sendo necessário realizar mudanças na infraestrutura tecnológica.
Sobretudo, a certificação digital para instituições de ensino é uma forma de atender às normas que regulam o setor.
O MEC editou a Portaria nº 315/2018, nos artigos 45 e 46, a obrigatoriedade das instituições de ensino superior converterem documentos que compõem seu acervo acadêmico para o meio digital.
A certificação digital deve estar no padrão da ICP-Brasil
Para ocorrer a digitalização, é preciso utilizar uma certificação digital no padrão da ICP-Brasil. Isso significa que conteúdos acadêmicos devem ser digitalizados nos portais das instituições.
Itens acadêmicos como TCCs, teses e outros documentos da mesma natureza podem ser acessados por alunos e professores com mais agilidade, finalizando o processo por meio do certificado digital.
E qual a função da certificação digital nesses casos? Garantir autenticidade, confiabilidade, integridade, validade jurídica e durabilidade do acervo acadêmico.
E não só isso: a norma prevê a constituição, pelas universidades, de um comitê gestor responsável por elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação acerca do acervo acadêmico.
Além disso, ele deverá ser controlado por sistema especializado de gerenciamento eletrônico de documentos.
Diplomas digitais são obrigatórios em todo o Brasil
A resposta é sim! Além da obrigação de realizar a digitalização do acervo acadêmico, o MEC publicou outra norma que engloba a certificação digital para instituições de ensino. É a Portaria nº 330/2018, que torna obrigatória a emissão de diplomas e documentos acadêmicos em formato digital em todo o país.
Veja o que diz a Portaria nº 330/2018
- Fica instituído o Diploma Digital no âmbito das instituições de ensino superior, públicas e privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino. O Diploma Digital abrange o registro e o respectivo histórico escolar.
- A adoção do meio digital deverá atender às diretrizes de certificação digital do padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, disciplinado em lei, normatizado e fixado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI.
Essas determinações existem para garantir autenticidade, integridade, confiabilidade, disponibilidade, rastreabilidade e validade jurídica e nacional dos documentos emitidos.
Conforme o artigo 3º da referida Portaria, “os procedimentos gerais para emissão de documentos por meio digital e para a expedição e o registro de diplomas digitais serão regulamentados em ato específico do Ministério da Educação”.
Esse ato específico é a Portaria n.º 554/2019, que “dispõe sobre a emissão e o registro de diploma de graduação, por meio digital, pelas Instituições de Ensino Superior – IES pertencentes ao Sistema Federal de Ensino”. Essa portaria se aplica às IES públicas e privadas pertencentes ao Sistema Federal de Ensino.
Ela conceitua o diploma digital como aquele que é emitido e armazenado inteiramente no meio digital, que possui validade jurídica presumida mediante a assinatura com certificação digital e carimbo de tempo na ICP-Brasil, conforme os parâmetros do Padrão Brasileiro de Assinaturas Digitais (PBAD).
A ideia principal do MEC com essa portaria é inibir fraudes e agilizar a expedição desse documento. Nada proíbe que as universidades sigam emitindo diplomas em papel, mas a versão digital é necessária.
Para o diploma digital cumprir suas finalidades, ele deve ser emitido, registrado e preservado em ambiente computacional que garanta a interoperabilidade entre sistemas, a validação a qualquer tempo, a possibilidade de múltiplas assinaturas no mesmo documento e a atualização tecnológica da segurança (Art. 3º).
Quais são as características de um diploma digital?
Entre as características que o diploma digital deve ter, estão previstas na portaria:
- Autenticidade;
- Legalidade;
- Confiabilidade;
- Integridade;
- Disponibilidade;
- Irretratabilidade;
- Rastreabilidade;
- Privacidade;
- Interoperabilidade.
5 vantagens da certificação digital para instituições de ensino?
As secretarias acadêmicas lidam com um enorme volume de documentos diariamente. Diversos procedimentos envolvem o manuseio de diplomas, históricos escolares, certificados e outros documentos que demandam assinatura dos responsáveis.
Além do gasto de tempo para administrar essa papelada, há gastos financeiros, geração de lixo, necessidade de espaço físico para armazenamento e possíveis dificuldades para encontrar documentos.
Sendo assim, instalar certificado digital em instituições de ensino, incluindo diploma e histórico escolar digital, traz as seguintes vantagens:
1. Agilidade e produtividade
A certificação digital para instituições de ensino agiliza todo esse processo, porque permite a geração de uma assinatura digital. Inclusive, ela possui o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita, uma vez que o certificado garante sua autenticidade.
Quando é possível migrar diversos processos internos e burocráticos para o meio eletrônico, ocorre um grande ganho de eficiência e produtividade. Afinal, os arquivos podem ser assinados, organizados e encontrados com mais facilidade.
2. Sustentabilidade
Uma das vantagens da certificação digital é a gestão paperless, sendo um sinal de sustentabilidade e responsabilidade ambiental. Não à toa, a maioria das empresas ao redor do mundo passa por um movimento de digitalização dos serviços.
3. Mobilidade
A instituição não precisa se preocupar com a presença física do reitor para assinar os diplomas e os demais documentos acadêmicos. Basta que ele tenha acesso à internet e esteja em posse do certificado digital, que pode ser armazenado em dispositivos eletrônicos (smartphone, tablet, pendrive etc).
Além disso, não será necessária a presença do aluno para retirar o diploma digital. O atendimento online é só mais um processo que se torna virtual e agiliza a rotina da secretaria.
4. Redução de custos
Ao usar documentos digitais, as instituições de ensino certamente poderão reduzir gastos, uma vez que o tempo que seria usado na gestão e criação de documentos físicos poderão ser investidos em outras atribuições, como na melhoria de processos.
5. Gestão eficiente
O gerenciamento de documentos eletrônicos promove facilidades na rotina de quem fica responsável por essa tarefa. Isso porque os processos podem ser automatizados por meio de programas de gestão documental, os quais possibilitam muito mais praticidade na organização e na busca de arquivos.
Inclusive, os documentos ficam mais seguros em ambiente virtual, uma vez que são menores os riscos de extravio ou roubo de informações, e não há chances de perder dados devido a danos, como acontece com o papel.
Gerenciamento eletrônico de documentos é com o ArqGED
Já pensou na possibilidade de utilizar a certificação digital voltada a instituições de ensino e, com apenas alguns cliques, assinar centenas de diplomas e enviá-los para os destinatários? Saiba que isso é possível quando a universidade utiliza o certificado e possui um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos organizado.
Além disso, essa gestão otimizada abrange outros tipos de documentos acadêmicos do acervo, como contratos, históricos escolares, certificados de conclusão de curso.
O solicitante acessa o sistema da universidade, realiza sua solicitação online e aguarda o recebimento do material por e-mail. Nada de milhares de caixas de arquivo para armazenar os documentos! Não serão necessários grandes espaços para manter seu acervo acadêmico organizado.
Enfim, você pode contar com o software de gestão eletrônica de documentos da Arquivar: o ArqGED. Dessa forma, você não terá mais dúvidas sobre como instalar certificado digital na sua instituição de ensino e será muito mais fácil gerenciar todo o acervo referente aos alunos e à própria instituição. Se interessou pelo nosso serviço? Clique aqui!
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