Certamente, você já ouviu a expressão: “Os dados são os recursos mais valiosos do mundo.” Pois é, hoje, as informações têm se tornado tão preciosas quanto ouro. É por isso que diversos órgãos legislativos têm elaborado normas para salvaguardar as informações das pessoas e empresas, tais como a LGPD, inclusive para documentos eletrônicos.
Essa lei trouxe uma série de mudanças significativas para as empresas, especialmente no que diz respeito à gestão de documentos. Pensando nisso, neste artigo, vamos explorar o impacto da LGPD nas organizações, os desafios enfrentados pelas lideranças e algumas soluções.
Você já deve conhecê-la. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor no Brasil em 2020 e foi inspirada no Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) da União Europeia.
A LGPD, Lei n.º 13.709, determina que as empresas tem responsabilidade sobre os dados coletados de pessoas físicas, sejam elas clientes, prospectos ou funcionários.
Nela, se estabelecem condutas sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento dessas informações. Seu principal objetivo é garantir a privacidade e a segurança dos cidadãos, conferindo-lhes mais controle sobre suas particularidades.
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Com a LGPD, as empresas precisam revisar e ajustar seus processos de gestão de documentos, físicos e eletrônicos, para garantir a conformidade legal. Dentre as mudanças dispostas na lei, estão:
A legislação protege os dados tratados de todos os civis em solo nacional, independentemente do local da sede da empresa, ou do centro de processamento de dados – dentro ou fora do Brasil – e não importando a nacionalidade da pessoa, desde que ela esteja em território nacional.
Também está previsto o compartilhamento de informações com organizações internacionais e outros países, mediante protocolos seguros e conforme os requisitos legais.
Outro ponto importante diz respeito ao consentimento do cidadão, que passa a ser indispensável para a gestão de dados pessoais. Porém, existem exceções que permitem o tratamento das informações sem permissão, são elas:
A Lei também designa os agentes de tratamento, incluindo a Autoridade Nacional de Proteção de Dados Pessoais (ANPD), responsável pela educação, regulamentação e fiscalização da LGPD.
Por exemplo, em caso de violação, a ANPD tem o poder de aplicar penalidades, incluindo multas que podem chegar a até 2% do faturamento anual da organização – limitadas a R$ 50 milhões por infração. Isso é algo a se levar muito a sério, concorda?
Além disso, deve constar no quadro das empresas profissionais encarregados da segurança dos dados, como:
O responsável pela gestão de bases de dados pessoais deve elaborar normas de governança, implementar medidas preventivas de segurança e adotar as melhores práticas e certificações reconhecidas no mercado.
Além disso, é necessário criar planos de contingência, realizar auditorias regulares e responder rapidamente a incidentes. No caso de uma violação, como um vazamento de dados, é de extrema importância que, tanto a ANPD quanto os indivíduos afetados, sejam imediatamente notificados.
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Por último, mas não menos importante, esta regulamentação assegura aos cidadãos o direito de revoga, ou seja, solicitar a exclusão de suas informações de bancos de dados, bem como a transferência para listas de terceiros.
As pessoas também devem ser informadas caso suas informações sejam tratadas de modo automatizado, por máquinas, o que é bem relevante na gestão de documentos eletrônicos.
Ou seja, as empresas têm a obrigação de garantir o bom tratamento das informações confiadas a elas!
Um dos principais desafios da gestão documental após a LGPD é garantir a segurança dos dados pessoais armazenados eletronicamente. Essa tarefa envolve prevenir vazamentos e acessos não autorizados, ao mesmo tempo em que se mantém a transparência no tratamento dessas informações.
Felizmente, há tecnologias e soluções que já trabalham a favor da privacidade e proteção dos dados online. Algumas delas são:
O ArqGED, uma solução da Arquivar, oferece armazenamento seguro dos dados em nuvem com backup, incorporando criptografia de ponta a ponta.
Além disso, ele permite o controle do nível de acessos e rastreabilidade dos dados por meio de relatórios detalhados, que apontam os usuários que entraram no sistema, quando foi feito o login e atividades como impressão ou download. Com a solução da Arquivar, você pode garantir a segurança dos dados aos seus clientes!
Bom, como você pôde notar, a combinação adequada dessas tecnologias pode fortalecer significativamente a conformidade com a LGPD, mas não para por aí! Continue a leitura, entenda mais sobre o assunto e como o ArqGED pode auxiliar ainda mais o seu negócio!
Há, também, protocolos e documentos essenciais para a conformidade com a LGPD, como:
Pode parecer complicado criar e estruturar um workflow e gerenciamento documentos como esses, certo? Fique tranquilo, com a ArqGED, esse processo fica muito mais simples!
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Uma de nossas soluções, o ArqGED, é um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que fornece controle virtual de processos, através do ArqFLOW, garantia de rastreabilidade de informações, domínio de acesso aos dados e gestão documental para vários departamentos.
Sua empresa não precisa sofrer para ter toda a papelada necessária e estar em dia com a LGPD. Com o ArqFLOW, um ambiente intuitivo para a criação rápida e fácil de documentos, esse processo pode ser simplificado e integrado a sua equipe de modo fluido e sem gargalos.
As soluções da Arquivar possibilitam a colaboração eficiente entre times e auxilia as empresas a se adaptarem às novas regras de armazenamento digital estabelecidas pela LGPD. Com nossos recursos avançados de segurança e criptografia de ponta a ponta, garantimos, também, a proteção dos dados armazenados contra ameaças cibernéticas.
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