Atenção à Lei nº 13.787/2018 que determina os direcionamentos da digitalização de prontuários. Leia o artigo até o fim e saiba tudo sobre o assunto.
A tecnologia é essencial nos dias atuais. Nesse contexto, a digitalização de prontuários se tornou algo primordial para hospitais e clínicas que querem se modernizar, e pretendem entregar um atendimento de qualidade aos seus pacientes.
As fichas físicas requerem mais espaço, mais trabalho e correm risco de se deteriorarem ou se perderem. Pensando nisso, fica fácil entender como a digitalização pode trazer soluções fundamentais para o dia a dia hospitalar e médico.
O que é e como fazer a digitalização de prontuários?
Ainda que pareça um assunto muito complexo, a digitalização de prontuários já é uma realidade em muitos lugares. Inclusive, isso está deixando de ser apenas uma opção e está se tornando um caminho natural com o tempo.
A digitalização consiste em transformar papéis físicos em arquivos digitais que podem ser armazenados, organizados e acessados de forma mais rápida e segura.
A digitalização já faz parte da realidade de empresas de diferentes nichos. A área da saúde parece ter sido um pouco mais resistente à essa mudança, mas agora já percebem os benefícios que a diminuição de papel físico traz e focam na digitalização de prontuários.
Esse processo é feito através de máquinas e softwares específicos que transformam as informações em arquivos digitais, garantindo a sua veracidade e integridade.
Veja a seguir como migrar para o formato de prontuário digital.
5 passos para fazer a digitalização de prontuários
A digitalização de prontuários representa um passo importante para empresas que querem evoluir e que fazem questão de acompanhar as demandas tecnológicas do mercado. Acompanhe os passos mais importantes para esse processo.
Preparando os prontuários:
A primeira coisa a fazer é preparar os prontuários que passarão pelo processo de digitalização. É preciso remover grampos e clipes, mas com cuidado para que as páginas não se percam e não se misturem.
Também é importante tirar a poeira, caso eles estejam há muito tempo arquivados. Sempre com muita cautela para que nenhuma página seja danificada e as informações dos pacientes não se percam.
Escolha o método de digitalização
Existem diferentes opções para fazer a digitalização de prontuários, mas a mais segura e comum é que seja utilizado um scanner de alta qualidade profissional. Outras opções podem ter resultados que não respeitam os requisitos mínimos para que a versão escaneada do documento tenha a mesma validade jurídica do documento em papel. Além disso, arquivos de qualidade mediana e podem ainda comprometer informações importantes contidas nos registros dos pacientes.
Faça a digitalização dos prontuários
Depois de entender o método que você irá usar é hora de começar, de fato, a transformar os arquivos. Faça isso com calma, sem pressa, e sempre conferindo se os prontuários estão na ordem correta para não misturar as informações.
Confira as imagens
Uma vez que os arquivos físicos tenham sido transformados em arquivos digitais é importante conferir cada imagem no computador para verificar se está com a devida qualidade. Os prontuários precisam estar em alta qualidade visual e fáceis de serem lidos.
Arquive corretamente
Os arquivos digitais precisam ser armazenados corretamente. A melhor forma de fazer isso é utilizando um GED próprio que garanta o acesso a esses prontuários de qualquer lugar, em qualquer hora.
Existem muitos softwares que oferecem a combinação de um sistema de nuvem que permite arquivar tudo sem ocupar espaço em seus dispositivos.
Fazer tudo isso por conta própria pode ser bastante trabalhoso e arrisca-se fazer imagens de documentos sem validade jurídica. Mais do que isso, pode ser que você se confunda em alguma etapa. O mais adequado é sempre buscar orientação profissional para fazer a digitalização de prontuários.
Conheça a Arquivar
A Arquivar é uma empresa especializada em digitalização que oferece suporte e atendimento para todas as etapas do processo, incluindo o armazenamento em nuvem.
Nossa equipe é uma referência no mercado e nossos clientes atestam a qualidade dos serviços.
Além disso, todas as nossas etapas consideram o decreto nº 10.278 que determina que a digitalização deve garantir integridade, a confidencialidade e a autenticidade do documento digital.
Isso quer dizer que todas as informações contidas no documento físico devem ser transferidas para o documento digital sem que sofram alterações e sem que a legibilidade seja prejudicada.
A Arquivar pode garantir o cumprimento das exigências, assegurando uma digitalização profissional, qualificada, rápida e segura. Você ainda contará com o suporte de nossa equipe para tirar dúvidas sobre o processo.
Gestor de prontuários:
Sabemos que clínicas e hospitais possuem demandas que se diferem de outros estabelecimentos.
Pensando nisso, a Arquivar desenvolveu o gestor de prontuários, um sistema todo voltado para gestão de documentos médicos. Com o gestor de prontuários você conta com:
- Acesso simplificado aos documentos e prontuários digitalizados;
- Acesso à informação em tempo real;
- Possibilidade de digitalização e certificação padrão ICP-Brasil;
- Redução de custos com mão de obra e espaço interno para a administração do arquivo;
- Agilidade e segurança na consulta aos documentos físicos e digitais.
Tudo isso permite que o trabalho seja desempenhado de forma otimizada, economiza tempo e garante um atendimento mais qualificado em todos os sentidos.
Principais benefícios da digitalização para hospitais e clínicas
Os benefícios da digitalização são percebidos em qualquer empresa, de qualquer segmento. No entanto, eles são especialmente importantes para empresas de saúde que demandam mais organização e cuidado com os papéis. Afinal, documentos médicos são importantíssimos.
Elimine arquivos:
Com a digitalização você se livra daquele monte de papel que ocupa espaço, junta poeira e dá um baita trabalho para ser acessado quando necessário.
Com apenas alguns cliques ou uma busca por termo relacionado você pode encontrar rapidamente o arquivo que precisa.
Otimização de atendimento:
Quantos minutos você gasta procurando o prontuário do próximo atendimento? Ainda que pareça pouco, somando ao final do dia você tem uma grande quantidade de tempo desperdiçado.
Isso sem contar quando é necessário deslocar um profissional da clínica/hospital para fazer essa busca, deixando outra área sem o devido profissional.
A facilidade de acesso aos documentos torna o atendimento mais ágil, fluído e até mais humano.
Apelo sustentável:
Não podemos deixar de citar a importância sustentável dessa mudança. A sustentabilidade é um assunto que está em alta e que tem relação direta com a reputação das empresas.
Diminuir o consumo de papel em seu consultório, clínica ou hospital demonstra atenção a essa pauta e mostra que há uma gestão consciente e antenada com as demandas mundiais.
A digitalização de prontuários é um caminho natural para clínicas e hospitais que almejam crescimento e que compreendem as necessidades do mercado e do público.
É também uma estratégia fundamental para quem quer se manter em destaque competitivo no seu nicho de atuação.
