A era digital trouxe a centralização de dados em ambiente virtual. Com isso, a papelada física ganhou uma nova roupagem, pois o acesso e manuseio de documentos em dispositivos eletrônicos é muito mais fácil. Eis que surge uma dúvida quanto aos documentos: escanear e digitalizar é a mesma coisa?
É um questionamento muito pertinente, afinal, a digitalização de documentos é regida por lei. Isso significa que a simples transformação de um arquivo físico em eletrônico não configura um processo completo de digitalização.
Vamos tratar sobre o assunto? Leia o artigo completo e entenda se há diferença entre digitalizar e escanear documentos!
Do trabalho ao lazer, a era digital está presente em todos os aspectos de nossas vidas. Toda essa evolução começou com o surgimento dos primeiros computadores, em meados de 1940, mas o avanço acelerado que vemos hoje em dia nos coloca diante do que se chama “Revolução 4.0”.
As transformações são vistas a todo momento: na interação com amigos e familiares, no modo de fazer compras, na forma de pesquisar informações, e muitas outras coisas. Nas empresas, também notamos a transformação no modo de operar, com automações e quebras de barreiras que permitem conexão global.
Uma coisa é fato: a era digital chegou para todos, e se a sua empresa quer surfar nessa onda, é fundamental ter conhecimento sobre tecnologias e recursos modernos. Nesse sentido, vamos abordar a digitalização de documentos para que você entenda se digitalizar e escanear é a mesma coisa.
Escanear é um processo que cria a versão virtual de uma imagem ou arquivo físico. Para isso, basta posicionar o papel em um aparelho de scanner e realizar o procedimento. Simples assim! Você poderá acessar eletronicamente o arquivo escaneado, que terá formato PDF, JPEG ou PNG.
O escaneamento permite a visualização, edição e compartilhamento de documentos ou imagens no meio digital. No entanto, em termos legais, é um processo limitado, o que você entenderá ainda neste artigo.
Digitalizar é o processo de converter arquivos físicos em digitais. Em um primeiro momento, parece ser a mesma coisa que escanear, mas trata-se de um procedimento mais complexo, o qual deve atender às exigências legais.
A Digitalização certifica a imagem virtual do documento criada pelo scanner com o certificado digital, trazendo assim a validade jurídica. Garantindo todos os requisitos mínimos previstos no Decreto 10.278.
Fica entendido, portanto, que o escaneamento é uma parte do processo de digitalização de documentos. Vale ressaltar que a digitalização pode ser feita com outras técnicas, como a microfilmagem.
Confira quais são as vantagens da digitalização de documentos, segundo nossos especialistas!
Escaneamento e digitalização não são a mesma coisa! Vimos anteriormente que o ato de escanear documentos faz parte do processo de digitalização. Além disso, a digitalização, para que crie documentos eletrônicos válidos como originais, deve cumprir as normas estabelecidas pelas leis nº 13.874/2019 e nº 12.682/2012, junto ao Decreto nº 10.278.
Em resumo, as exigências legais dizem respeito à integridade, rastreabilidade e auditabilidade do documento digitalizado. Soma-se a isso o requisito de qualidade e legibilidade da imagem, e a confidencialidade, quando aplicável.
Assim sendo, o simples ato de escanear arquivos, ainda que isso os torne arquivos eletrônicos, não significa que ali foram criados documentos digitais válidos juridicamente. A digitalização, por sua vez, garante que os documentos serão indexados com certificados digitais e armazenados em um sistema de gestão documental eletrônica adequado à LGPD.
Muitas impressoras possuem a função de escanear, mas essa não é a opção ideal para quem deseja ter documentos digitais válidos. A digitalização é um processo minucioso, com etapas de preparação para garantir que todas as informações contidas no papel sejam visíveis na versão eletrônica.
A qualidade da imagem é um dos aspectos mais importantes na digitalização, exigido por lei. E o scanner de uma impressora pode não ter os atributos necessários para assegurar que o critério seja cumprido, ao contrário de um scanner profissional, que consegue gerar uma imagem do documento com mais nitidez.
Outro ponto é a agilidade do processo, já que o escaneamento na impressora é mais lento e menos eficiente que em um aparelho dedicado exclusivamente a isso. O scanner de uma impressora cumpre uma função secundária. Portanto, não entrega o resultado necessário para uma digitalização.
Os documentos digitalizados corretamente são válidos como os originais em papel. Sendo assim, ao fazer a digitalização completa, que cumpra com as implicações legais, os arquivos físicos podem ser descartados.
Mas, atenção: manter a guarda de documentos físicos é importante em alguns casos, devido à Tabela de Temporalidade Documental.
Saiba, também, que se você somente escanear os documentos, terá apenas imagens em seu computador, e não arquivos válidos. Nesse caso, jamais faça o descarte dos papéis físicos.
Escanear e digitalizar é a mesma coisa? NÃO! A digitalização de documentos é um procedimento sério, feito por empresas especializadas para garantir a validade e a segurança das informações.
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Isso agiliza o processo de criação, garantindo a validade jurídica dos documentos.
Além disso, um GED oferece recursos avançados de gerenciamento, permitindo que os documentos sejam armazenados de forma organizada e indexados para fácil recuperação de informações.
Com recursos de pesquisa e filtragem, é possível encontrar documentos específicos com rapidez, reduzindo o tempo gasto na busca manual.
A transição para um ambiente de documentos nato digitais traz benefícios significativos além de eliminar o uso de papel.
Ela contribui tanto para o meio ambiente, reduzindo o desmatamento e o consumo de energia associado à produção de papel, quanto para a economia de espaço físico nas instalações da empresa, eliminando a necessidade de salas de arquivo volumosas.
Além disso, um GED promove maior produtividade e colaboração.
Isso porque, os documentos podem ser compartilhados rapidamente e de forma segura entre os membros da equipe, permitindo a colaboração em tempo real e evitando a confusão de múltiplas cópias físicas circulando pela organização.
Para mais, um GED também oferece recursos de controle de acesso e segurança, garantindo que apenas usuários autorizados tenham acesso aos documentos e registrando as atividades realizadas nos arquivos.
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