Existem algumas diferenças entre um documento digitalizado, digital e escaneado. Essas discrepâncias englobam – entre outros fatores – o propósito, a função e a utilidade dos documentos, tornando sua distinção fundamental.
Há diversos processos burocráticos que demandam agilidade e segurança, ou consultas complexas a arquivos físicos. Porém, já existem métodos mais eficientes usando versões digitais.
Neste texto, mostramos as principais características de todos esses conceitos, a fim de que você entenda o benefício de cada um para si, sua empresa e seus clientes. De modo geral, podemos dizer que os três tipos de documentos são arquivos digitais, porém cada um possui uma peculiaridade.
Entenda mais sobre cada tipo de arquivo, a seguir!
Versões escaneadas são cópias digitais do documento original, como uma fotografia. É o caso de cópias feitas por máquinas de escanear, ou dispositivos fotográficos (como câmeras ou smartphones). Mas atenção! Escanear, não é o mesmo que digitalizar, esclarecemos logo a seguir.
Esse método é também o mais simples, visto que qualquer pessoa pode usar um scanner ou mesmo uma boa câmera de celular para criar uma imagem virtual do documento físico.
Há, porém, uma limitação na utilidade desse modelo. Por se tratar de uma simples cópia de um original, o documento escaneado não possui validade jurídica. Ou seja, a fotografia ou cópia feita por um scanner não tem validade legal para quaisquer fins burocráticos. Essa seria uma das maiores desvantagens de se escanear um documento, mas não é a única.
Primeiramente, seria ideal contar com as versões virtuais e poder abrir mão das cópias analógicas, a fim de poupar espaço físico e usar menos papel. Mas, como foi dito, se a cópia não possui validade legal, é preciso manter os arquivos físicos originais.
Em segundo lugar, um arquivo escaneado de forma simples não possui a segurança adequada a um documento. Com isso, seu tráfego pela Internet se torna arriscado para todos os envolvidos no processo burocrático. É fundamental que informações dessa natureza sejam protegidas no cenário digital.
Inclusive, o Projeto de Lei da Câmara (PLC) 11/2007 – que visava reconhecer o valor jurídico dos documentos digitalizados – foi vetado justamente por essa falta de segurança e confiabilidade.
Contudo, há outras soluções para a criação de documentos que contemplam todas essas necessidades de segurança e utilidade. Vamos falar delas a seguir!
Ao contrário de uma cópia escaneada, um documento digitalizado tem validade jurídica assim como o original. Mas, afinal de contas, o que garante essa diferença na prática?
Segundo o Decreto nº 10.278/2020, para um documento ter valor jurídico e ser considerado uma digitalização, ele precisa atender a algumas especificidades. O decreto tem como função padronizar e regulamentar esses arquivos digitais. Mas, como fazer um documento digitalizado? A princípio, estas são algumas das normas a serem respeitadas:
>> Veja detalhes sobre como digitalizar documentos com validade jurídica.
Com isso, a versão digital poderá ser armazenada em um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Nesse sistema, ela pode ser encontrada e organizada de maneira muito simples e em um ambiente 100% protegido. Afinal, no GED, seus documentos podem ser compartilhados em nuvem. Assim, se você se questiona como enviar um documento digitalizado com segurança, essa é a resposta.
Num sistema GED, o compartilhamento de documentos digitais é feito de forma ágil e segura. É possível enviar cópias com validade jurídica mantendo a seguridade das senhas e assinaturas por meio de criptografia (ou seja, com a proteção das informações por meio do uso de algoritmos codificados).
Pelos que pontuamos, já é possível perceber as vantagens das versões digitais, mas há ainda mais benefícios. Veja nosso conteúdo sobre o assunto:
A assinatura digital é outra vantagem da digitalização. Graças ao sistema de criptografia que traz segurança no ambiente online, é possível assinar documentos em tempo real de qualquer lugar do mundo sem riscos.
Com isso, o tempo para o cumprimento da burocracia se torna menor. Desse modo, vários processos são agilizados e há um aumento na eficiência dos seus trâmites para parceiros e clientes.
Essa é uma dúvida bastante comum. Veja, as nuances são sutis, mas fazem uma boa diferença, na prática. Uma digitalização e um PDF podem ser o mesmo, mas nem sempre. Talvez tenha soado confuso, mas deixamos o conceito bem claro para você!
O PDF é um formato de arquivo. Uma digitalização pode ser salva no formato PDF, assim como um aparelho de scanner o faz. Porém, como vimos, escanear não é o mesmo que digitalizar.
Ou seja, para um PDF ser considerado uma digitalização, o arquivo deve respeitar todas as diretrizes técnicas do Decreto nº 10.278/2020 que citamos acima.
Portanto, tenha em mente: o PDF é um formato de arquivo, mas nem todo PDF é um documento digitalizado. Já a digitalização é um documento fiel a normas que garantem sua integridade e validade legal perante a justiça. Combinado?
Uma vez que uma digitalização foi certificada digitalmente, seguindo todos os parâmetros previstos em lei, ela pode ser enviada como qualquer outro arquivo. Isso acontece, pois, uma vez certificado e salvo, o documento digitalizado conserva permanentemente suas especificações e padrões.
Com isso, é possível compartilhá-lo por nuvem em servidores, ou mesmo enviá-lo por e-mail. Como abordamos no tópico anterior, a versão digitalizada pode ser enviada no formato PDF, por exemplo.
Por fim, os documentos digitais são, por definição, aqueles que nascem no ambiente digital. Ou seja, são arquivos originalmente criados em um âmbito virtual.
Por esse conceito, podemos inferir que qualquer arquivo que respeite essa definição seja considerado um documento digital. Contudo, vale lembrar que para esse documento ter validade jurídica, ele deve ser certificado digitalmente.
Até aqui, definimos as principais diferenças entre cada tipo de arquivo. E neste último tópico, resumimos de forma bem objetiva para não ficar qualquer dúvida!
Com essas definições ficou mais fácil entender as diferenças entre esses documentos e suas vantagens e desvantagens, não é mesmo? Se ficou alguma dúvida sobre como fazer a digitalização de documentos, confira o nosso material exclusivo sobre o assunto:
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