A gestão de documentos na construção civil é essencial por diversos motivos, tanto para as construtoras quanto para clientes, fornecedores e os diversos parceiros desses negócios.
Porém, sabemos que gerenciar tais arquivos demanda tempo e energia e, pior ainda, gerir de modo ineficiente, atrasa decisões e adia resultados. Por isso, é tão importante adotar estratégias de organização que não somente facilitem, como também impulsionem e profissionalizem o gerenciamento de títulos.
Seja qual for o porte do seu negócio, acompanhe a leitura deste artigo. Apresentaremos um guia definitivo de como fazer a gestão de documentos de engenharia, construtoras, incorporadoras e afins. Além disso, você entenderá como a digitalização de documentos e a virtualização de processos pode otimizar a eficiência das suas operações.
Entenda a importância da gestão de documentos na construção civil
Construtoras e incorporadoras contam com uma abundância de funcionários distribuídos em diversos canteiros de obra. Com isso, surgem vários desafios gerenciais e um deles é o de documentos. Na prática, esses canteiros são uma espécie de filiais das construtoras. São locais onde rotinas como monitoramento de qualidade, recepção de materiais, administração de pessoal e controle de equipamentos acontecem simultaneamente às construções. Além disso, o volume de informações processadas é grande e precisa ser bem gerenciado porque dão suporte a várias atividades que acarretam custos altos, o que pode tornar os processos mais lentos e caros. De fato, uma gestão ineficiente de documentos pode comprometer várias atividades realizadas nas obras. Ela dificulta o acesso às informações, como, por exemplo, instruções de trabalho e normas internas de segurança. Aliás, na rotina de uma empresa de construção civil, diversos arquivos estão presentes, como:- Desenhos;
- Contratos;
- Licitações;
- Alvarás;
- Manuais;
- Declarações de admissão e demissão;
- Títulos.