Em tempos de digitalização, o armazenamento de documentos eletrônicos é uma pauta prioritária, sobretudo para quem lida com volumes massivos de dados. A boa notícia é que encontrar uma solução para guardar e manusear os arquivos não é tão difícil quando se tem opções como armazenamento em nuvem e GED. A diferença é que apenas um deles oferece recursos avançados de gestão, diga-se de passagem.
De todo modo, chegou a hora de sua empresa se adaptar à era digital e escolher as melhores ferramentas para tratar seus arquivos com segurança e organização. Se é isso que você procura, veio ao lugar certo. Siga esta leitura conosco e descubra as funcionalidades da nuvem e do gerenciamento eletrônico de documentos (GED)!
Para que você entenda mais sobre as principais soluções em guarda de documentos digitais, vamos começar com os conceitos básicos. Vamos lá!
O armazenamento em nuvem é um serviço que permite que você salve arquivos online, proporcionando acesso a esses dados de qualquer dispositivo com uma conexão à internet. Isso significa que você não precisa usar dispositivos externos, como HD, nem mesmo se preocupar se vai ocupar toda a memória do seu computador.
Usar essa ferramenta é como ter uma sala de arquivos, mas em formato virtual, permitindo que você os acesse a qualquer momento, em qualquer lugar. Além disso, você pode compartilhá-los com outros usuários, controlando permissões de acesso e edição de conteúdos.
Empresas líderes, como Google, Microsoft e Dropbox, oferecem serviços de armazenamento em nuvem, tornando o compartilhamento e a colaboração em documentos mais acessíveis do que nunca.
O gerenciamento eletrônico de documentos (GED) é uma solução mais robusta e focada no controle e organização específica de documentos digitais. Um sistema GED não apenas armazena arquivos digitalmente, mas também oferece funcionalidades avançadas de organização, busca, indexação, controle de versões e backups.
Ele é projetado para atender às necessidades de empresas que lidam com grandes volumes de informações, garantindo a conformidade legal e a eficiência operacional. Além disso, alguns sistemas de gestão documental eletrônica disponíveis no mercado possibilitam automatizar tarefas que influenciam diretamente o fluxo de trabalho (workflow), como aprovações e revisões de documentos.
Após entender os conceitos básicos, você já pode conhecer quais são as diferenças entre armazenamento em nuvem e GED. Abaixo, selecionamos as principais características que tornam essas duas soluções distintas.
Confira!
Geralmente, o armazenamento em nuvem é mais simples, com interfaces amigáveis e intuitivas. No entanto, as plataformas oferecem poucos recursos de personalização em relação à organização de documentos. Cabe ao usuário definir uma estrutura funcional para seus documentos, como a criação de pastas que permitam encontrar os arquivos facilmente.
Por outro lado, um software GED oferece alta personalização, permitindo criar sistemas de organização específicos para diferentes tipos de documentos. Por ser projetado para atender a necessidades empresariais, ele é mais complexo em termos de funcionalidade, mas isso não o torna de difícil manuseio.
Na verdade, devido à possibilidade de classificação e indexação automatizadas, o acesso a documentos específicos é muito mais fácil em um sistema de gerenciamento eletrônico.
Ambas as soluções oferecem controle de versões, porém, em graus distintos. O armazenamento em nuvem possibilita um controle, já que permite rastrear mudanças em documentos através do histórico, mas não de modo aprofundado.
Quanto ao GED, a rastreabilidade é mais detalhada. O sistema permite rastrear e restaurar alterações específicas em documentos, vital para empresas com requisitos rigorosos de auditoria.
Em relação à proteção de dados, temos uma pequena diferença entre armazenamento em nuvem e GED.
O ambiente da nuvem é altamente seguro, afinal, não há risco de perda de documentos devido a problemas no hardware. Se o dispositivo falhar, por exemplo, você pode usar qualquer outro que tenha conexão com internet para acessar seus arquivos, basta fazer o login na sua conta.
O GED, por sua vez, possui ainda mais camadas para garantir a segurança de dados. Isso porque pode incluir autenticação de usuário, criptografia avançada e controle de acesso, recursos estes que podem ser personalizados conforme a necessidade do usuário. Atendo todos os requisitos solicitados pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Tendo em vista esta breve comparação entre armazenamento em nuvem e GED, as diferenças que apresentamos podem ser decisivas. Apesar disso, uma escolha assertiva depende de qual é a sua finalidade ao utilizar um programa para guardar seus documentos.
Se você só precisa de um espaço para depositar seus arquivos, certamente poderá fazê-lo em uma ferramenta mais simples e limitada. Porém, caso precise de uma boa gestão documental, a escolha certa é um software de maior complexidade.
Não importa qual é o porte da sua empresa ou qual é o setor de atuação, tem algo que é inegável: você precisa lidar com documentos de extrema importância, como contratos e notas fiscais, por exemplo. Esses dados devem ser armazenados adequadamente para servirem de registro e sejam úteis perante qualquer eventualidade.
Inclusive, a guarda de documentos é um processo valioso para assegurar a conformidade legal e regulatória. Afinal, existe um tempo de guarda definido pela Tabela de Temporalidade Documental, e os registros devem ser precisos e acessíveis em caso de auditorias.
Além da questão jurídica, outros fatores fazem com que a gestão documental seja fundamental na sua empresa:
Diante das diferenças entre armazenamento em nuvem e GED, ainda resta alguma dúvida sobre qual solução escolher? Bom, já demos uma prévia da resposta, mas vamos reforçar: tudo depende de qual é a sua necessidade.
A nuvem permite que você armazene arquivos de forma segura, mas gerenciá-los depende totalmente de você. Inclusive, nessas plataformas, a organização e gestão será feita manualmente. Avalie se essa tarefa é realmente prática no seu dia a dia.
Por outro lado, um sistema GED pode automatizar essa operação, fazendo toda a organização necessária. Alguns softwares podem até mesmo enviar notificações relacionadas a prazos e oferecer outros serviços integrados, como assinaturas eletrônicas e digitais.
Pensando nisso, como a gestão documental é indispensável para qualquer negócio, a escolha mais acertada é, sem dúvida, o gerenciamento eletrônico de documentos.
O AqrGED é o software de gestão eletrônica de documentos da Arquivar. Nele, você tem rastreabilidade, personalização e controle de processos e acessos. É a solução ideal para você que precisa implementar ferramentas digitais na empresa, na qual poderá armazenar e gerenciar os arquivos corporativos.
E mais: nosso sistema é customizável e possibilita adição de outros módulos com funcionalidades específicas, tudo para melhorar o fluxo de trabalho e garantir mais eficiência.
Outro diferencial é que nosso GED, tem o módulo ArqFlow, que funciona como um BPM (Gerenciamento de Processos Empresariais), possibilitando o desenho de fluxos de trabalho online, otimizando a eficiência operacional, identificando dificuldades e eliminando redundâncias.
Mais uma vantagem é que nosso GED pode ser facilmente integrado com outros sistemas ERP (Planejamento de Recursos Empresariais) já utilizado pelas empresas. O que possibilita a integração de todos os departamentos e uma visão global da empresa.
Além disso, o nosso GED/BPM torna as empresas ágeis, permitindo rápida adaptação às mudanças no ambiente de negócios.
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