Entregar os documentos da sua organização para guarda externa é uma medida inteligente e muito favorável a segurança dos arquivos do seu negócio, sem dúvida.
Em um mundo onde a tecnologia e modernização dos processos com a virtualização dos documentos é um caminho sem volta, muitas organizações ainda dependem da manutenção de grandes arquivos físicos.
Mas quando se fala em segurança dos arquivos, proteção ao acervo documental, você imagina como isso é feito?
Acompanhe este post e entenda como e porque na Arquivar seus documentos estão em boas mãos (literalmente!).
Todo o processo de gestão de documentos é embasado pela automação. Esta definição diz respeito a uma combinação de softwares, que permitem o acompanhamento e o monitoramento de todas as etapas dos processos de guarda de documento desenvolvidos para cada organização.
É a partir da utilização dos softwares de organização, gestão e monitoramento que se pode garantir a total visão do que “acontece” com o documento. Estamos falando de rastreabilidade.
O conceito de rastreabilidade surgiu na produção industrial. Tudo começou com a necessidade de se acompanhar os estágios e as condições dos produtos e efetuar o controle de qualidade. No contexto da gestão documental, isso se aplica no sentido de saber quem, quando, onde, porque e por quanto tempo o documento foi manuseado e/ou acessado. Tanto em sua versão digital, no sistema, quanto seus originais físicos nas caixas de armazenamento.
Já no início do projeto, os documentos são analisados, separados e organizados da maneira que atenda melhor à demanda do cliente.
Falamos sobre isso neste post, veja também.
Em seguida, todos os documentos definidos no projeto, recebem um código de barra. Esse código é o meio pelo qual eles serão identificados. A partir daí qualquer movimentação é registrada.
Ah! E tem mais, além disso, é possível definir no projeto GEDIC Arquivar o acesso restrito aos documentos, permitindo a consulta somente a pessoas autorizadas pelo cliente.
Ok, mas e os documentos nas caixas?
Eles são acompanhados pelos códigos de barra que falamos acima. O código por si só não garante a segurança. Ele é uma ferramenta que aliada à nossa política de trabalho e tecnologia, faz com que o documento tenha seu caminho traçado desde o momento em que ele sai da caixa, até quando ele volta para lá.
Contamos ainda com infraestrutura adequada para a guarda e segurança dos arquivos, além do tratamento dos papeis e prevenção de adversidades como enchentes e incêndios. Com equipes treinadas e comprometidas com o propósito da Arquivar.
Viu só? Nada de gerar preocupações. Na Arquivar todos os seus dados estão seguros e você pode acompanhar cada movimento realizados com cada documento.
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