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Rastreabilidade: segurança total dos arquivos

Entregar os documentos da sua organização para guarda externa é uma medida inteligente e muito favorável a segurança dos arquivos do seu negócio, sem dúvida.
Arquivar
Postado em 23 de fevereiro de 2016 - Atualizado em 21 de janeiro de 2020

Entregar os documentos da sua organização para guarda externa é uma medida inteligente e muito favorável a segurança dos arquivos do seu negócio, sem dúvida.

Em um mundo onde a tecnologia e modernização dos processos com a virtualização dos documentos é um caminho sem volta, muitas organizações ainda dependem da manutenção de grandes arquivos físicos.

Mas quando se fala em segurança dos arquivos, proteção ao acervo documental, você imagina como isso é feito?

Acompanhe este post e entenda como e porque na Arquivar seus documentos estão em boas mãos (literalmente!).

Todo o processo de gestão de documentos é embasado pela automação.  Esta definição diz respeito a uma combinação de softwares, que permitem o acompanhamento e o monitoramento de todas as etapas dos processos de guarda de documento desenvolvidos para cada organização.

O conceito de rastreabilidade para segurança dos arquivos na guarda de documentos

É a partir da utilização dos softwares de organização, gestão e monitoramento que se pode garantir a total visão do que “acontece” com o documento. Estamos falando de rastreabilidade.

O conceito de rastreabilidade surgiu na produção industrial. Tudo começou com a necessidade de se acompanhar os estágios e as condições dos produtos e efetuar o controle de qualidade. No contexto da gestão documental, isso se aplica no sentido de saber quem, quando, onde, porque e por quanto tempo o documento foi manuseado e/ou acessado. Tanto em sua versão digital, no sistema, quanto seus originais físicos nas caixas de armazenamento.

Como saber se meu documento está realmente sendo monitorado?

Já no início do projeto, os documentos são analisados, separados e organizados da maneira que atenda melhor à demanda do cliente.

Falamos sobre isso neste  post, veja também.

Em seguida, todos os documentos definidos no projeto, recebem um código de barra. Esse código é o meio pelo qual eles serão identificados. A partir daí qualquer movimentação é registrada.

Ah! E tem mais, além disso, é possível definir no projeto GEDIC Arquivar o acesso restrito aos documentos, permitindo a consulta somente a pessoas autorizadas pelo cliente.

Ok, mas e os documentos nas caixas?

Metodologias aplicadas na segurança dos arquivos

Eles são acompanhados pelos códigos de barra que falamos acima. O código por si só não garante a segurança. Ele é uma ferramenta que aliada à nossa política de trabalho e tecnologia, faz com que o documento tenha seu caminho traçado desde o momento em que ele sai da caixa, até quando ele volta para lá.

Contamos ainda com infraestrutura adequada para a guarda e segurança dos arquivos, além do tratamento dos papeis e prevenção de adversidades como enchentes e incêndios. Com equipes treinadas e comprometidas com o propósito da Arquivar.

Viu só? Nada de gerar preocupações. Na Arquivar todos os seus dados estão seguros e você pode acompanhar cada movimento realizados com cada documento.

Ainda não conhece nosso trabalho? Entre em contato com a gente e conte com soluções estratégicas para sua empresa.

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