imagem de um coletor de dados

Tecnologia garante total monitoramento de documentos

Universidades, empresas, órgãos públicos, instituições financeiras, enfim, não há quem não precise armazenar e conservar documentos importantes. Mas manter tantos arquivos dentro da empresa pode gerar um custo e um trabalho inesperado. Por isso, terceirizar a Guarda de Documentos é uma opção lógica.

A Guarda de Documentos terceirizada é um serviço que oferece uma infraestrutura segura e preparada para armazenar os documentos e arquivos de uma empresa. Esse serviço tem o desafio de controlar um grande número de itens com precisão, rapidez e segurança, para auxiliar e agilizar a tomada decisão das empresas.

Mas não basta organizar e guardar os documentos. Eles precisam ser consultados e exigem total segurança no manuseio e controle de entrada e saída da empresa. Para isso, é fundamental uma ferramenta capaz de lidar com o grande volume de informações, assim como integrar-se com software de gerenciamento eletrônico de documentos, onde os documentos dos clientes encontram-se administrados.

Na Arquivar todos os volumes recolhidos ou entregues no cliente, sejam documentos, caixas-arquivo ou containers, são conferidos por uma metodologia única. Nela, toda movimentação de documentos ou caixas sob custódia da Arquivar são monitoradas por coletores de dados.

O coletor realiza a leitura do código de barras dos volumes, confere online com o banco de dados se as informações estão corretas e registra as operações no Software GED Arquivar, para controle de toda a movimentação dos documentos e caixas.

O sistema permite o monitoramento total de todas as movimentações possíveis com um documento ou caixa. Entenda como funciona:

Todo esse sistema garante maior rastreabilidade das movimentações, controle de tempos e movimentos, segurança nas entregas e coletas de documentos e redução de erros humanos no processo.

Se você quer saber mais sobre a Guarda de Documentos ou precisa de uma ajuda para organizar os documentos da sua empresa, entre em contato conosco e conheça um pouco mais das nossas soluções!

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