Ainda temos muita produção e circulação de arquivos e papeis nas empresas, não é? Por isso, hoje trouxemos dicas valiosas para lhe ajudar na organização de documentos físicos.
Mesmo com todas as tecnologias de armazenamento em nuvem, digitalização, microfilmagem e outras, é preciso lidar com os documentos em papel. E sabemos bem que grandes volumes de arquivos, se desorganizados, podem levar a sérios problemas. Desde perda de tempo do funcionário até perdas em processos judiciais.
Com um acervo organizado e funcional, é possível ter acesso rápido a documentos fundamentais para a realização do trabalho. Isso se aplica a todos os setores. Você que é do RH, todo santo dia precisa localizar informações de um ou outro colaborador, certo? Você do Compras, cadê aquelas propostas de fornecedor? E você aí do Contas a Pagar, se precisar de um comprovante agora, imediatamente, está fácil encontrar? Vamos então para as dicas!
1.Cuidados com seu acervo
Os arquivos devem estar armazenados de maneira a fornecer informações, respaldo e segurança para a empresa. Se chegar um fiscal trabalhista, por exemplo, você precisa saber onde estão comprovantes. Há ainda normas e leis que exigem a preservação do documento físico, então você precisa guardá-lo de maneira adequada e não com entulho.
2. Separe os documentos e crie categorias
Faça uma triagem dos documentos. Separe-os de acordo com a natureza de cada um e crie categorias coerentes com a necessidade de sua empresa ou setor. Você pode separar os papéis por datas, temas, clientes, ou como preferir. Por exemplo, você pode ter as pastas de recibos de compras avulsas, pastas de documentos de ex-funcionários, contratos vigentes, contratos cancelados e por aí em diante.
3. Crie um índice
Após separar os documentos e alocá-los em suas devidas categorias, crie um índice de catalogação, que facilitará a localização dos materiais. O modo mais comum é indexar de forma alfanumérica. Em seguida, você pode criar uma legenda com a descrição do que contém em cada letra. Exemplo: pastas ou estante A – recibo de compras de suprimentos para uso interno. A1- material de limpeza. A2 – material de escritório.
4. Fique de olho na temporalidade
Alguns tipos de documentos precisam ser preservados para sempre. Outros têm um prazo de obrigatoriedade de preservação. Esteja atento a isso para não guardar documentos que já expiraram e principalmente para não perder os que precisam ser mantidos. Cada setor tem suas tabelas específicas. Pesquise as que são pertinentes a cada um. E para facilitar, anexe no documento uma etiqueta com a data de expiração dele.
5. Crie o hábito de sempre voltar com o documento para o lugar
Depois de todo o seu sistema montado, você precisa manter a organização funcionando no dia a dia. Toda vez que retirar um arquivo, após usá-lo devolva para o seu devido lugar. Caso contrário, a bagunça vai começar novamente.
Plus
Além de todas essas alternativas para organização de documentos físicos, um excelente recurso para garantir segurança das informações, reduzir custos e aumentar a produtividade é a digitalização. Neste post mostramos as vantagens de digitalizar os documentos, principalmente se aliada a um software de gestão.
Esperamos que essas dicas auxiliem na otimização da sua rotina de trabalho. E se você ainda tem alguma dúvida de como a organização é favorável para seu negócio, neste post apresentamos 07 bons motivos para organizar os arquivos de sua empresa.
E então, está esperando o que para começar agora mesmo a organizar os arquivos da empresa? Comece pelo seu setor e vá expandindo para todos os outros departamentos.
Se precisar de ajuda fale com um consultor da Arquivar e bom trabalho!
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