Gestão documental: tudo o que você precisa saber sobre o assunto

O armazenamento adequado de documentos não se resume apenas a uma questão de organização, já que também envolve aspectos legais e segurança de dados. Por isso é importante entender o que é gestão documental e qual o seu objetivo em uma empresa. Toda e qualquer companhia precisa lidar com uma série de documentos e, a depender da natureza, o arquivamento pode ser necessário por curto, médio ou longo prazo. Sendo assim, executivos devem entender como gerir os arquivos para garantir fácil acesso quando necessário. Caso contrário, a perda de arquivos importantes ou perda de tempo na busca por documentos pode se tornar um grande problema para o negócio. De acordo com uma pesquisa da Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), os profissionais gastam em média duas horas diárias procurando arquivos. Quer evitar essa complicação na sua empresa? Entenda sobre a gestão de documentos!

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O que é gestão documental e qual o seu objetivo?

A gestão documental é o conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos. Acontece nas fases corrente e intermediária, visando sua manutenção, eliminação adequada ou recolhimento à guarda permanente. Os objetivos da gestão de documentos incluem:

• Organizar, eficientemente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos;
• Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo de arquivamento;
• Garantir o uso adequado de meios de reprografia e outras técnicas de gerenciamento eletrônico de documentos;
• Assegurar o acesso à informação quando e onde se fizer necessária ao governo e aos cidadãos;
• Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor para pesquisa histórica ou científica.

Por que a gestão documental é estratégica?

É muito comum que as empresas lidem com um volume grande de arquivos. Quando acontece uma má gestão de documentos, as consequências envolvem baixa produtividade, dificuldade de acesso a informações, perda de arquivos, entre outras questões. Desse modo, a gestão documental aplicada corretamente é estratégica porque esse tipo de organização favorece tanto a empresa como os clientes e fornecedores. O gerenciamento correto de arquivos garante a legalidade dos processos da empresa. Da mesma forma, promove eficiência operacional e gestão de riscos associados à perda, roubo, dano ou acesso não autorizado a informações importantes. Além disso, a gestão de documentos pode ser mais prática e eficaz com a digitalização, o que também reduz a quantidade de papéis emitidos pela empresa e nela armazenados.

O que é a classificação de documentos?

Um dos principais aspectos da gestão documental é a classificação dos arquivos, para estarem dispostos de modo que facilite o acesso. O Código de Classificação de Documentos permite classificar todo e qualquer documento produzido, recebido ou acumulado pelos órgãos e/ou entidades do Poder Executivo do Estado, no exercício de suas atividades e funções. Adotando o método duplex, classificam-se os documentos em classes e subclasses de assuntos. Sempre do geral para o particular, distribuídas hierarquicamente segundo as atividades e funções do órgão. A classe ou subclasse de assunto possui um código numérico correspondente, que se refere ao assunto ou tipo documental produzido nas atividades-meio, comuns a todos os órgãos e/ou entidades, como:

• Estrutura,
• Organização e Funcionamento,
• Recursos Humanos,
• Material,
• Patrimônio,
• Orçamento e Finanças,
• Documentação e Informação,
• Meios de Comunicação.

O conteúdo do documento, ou seja, o assunto, deve ser o critério classificador. Isso possibilita agrupar espécies documentais (ofício, memorando, recibo, etc.) que tratam do mesmo assunto em um dossiê, processo ou pasta. A classificação deve ser realizada por servidores que conheçam a estrutura e o funcionamento do órgão. São responsáveis pela atividade de arquivamento dos documentos, e se realiza nos seguintes procedimentos:

1. Análise do conjunto documental e busca no Código de Classificação de Documentos do código correspondente ao grupo de assunto a que pertence e
2. Encaminhamento para o arquivamento junto ao setor competente.

Um ponto importante a ser ressaltado é que quando o documento estiver acompanhado de anexos, estes deverão receber o código correspondente ao documento.

Conheça os diferentes tipos de arquivos

Os documentos passam por fases, desde a sua produção até o período próprio para descarte, determinado pela Tabela de Temporalidade. Estes são os três tipos de arquivos que você precisa conhecer:

Arquivo corrente

É a fase inicial do ciclo de vida do documento, que também pode ser conhecida como “arquivo ativo”. Trata-se do momento em que o arquivo é utilizado com frequência, ou seja, o documento ainda está em tramitação no que se refere à sua utilidade administrativa. Caso se trate de arquivo físico, ele é mantido próximo ao setor que necessita acessá-lo.

Arquivo intermediário

Nesta fase, o arquivo já não é utilizado com tanta frequência, mas ainda precisa de armazenamento, seja por questões legais ou administrativas. Os arquivos físicos desta etapa são destinados a uma área menos acessível e mais segura, visando a preservação da sua integridade.

Arquivo permanente

No final do ciclo estão os arquivos permanentes, que já cumpriram sua função, mas devem ser guardados para fins históricos, legais ou informativos. O armazenamento deve ser feito em local protegido para garantir a seguridade das informações e integridade do papel contra ações do tempo, umidade e outros danos.

O que é e como fazer uma rotina de tratamento de documentos?

Os procedimentos de gestão documental devem ser atos contínuos na empresa, tornando-se uma verdadeira cultura organizacional. Para implementar uma rotina de tratamento de documentos é preciso começar por ordenar os arquivos já existentes na companhia. Assim, temos o seguinte passo a passo:

1. Identificar quais tipos de documentos a empresa produz. Para quem não conhece a tipologia documental, exemplos como estes podem ajudar: contrato de locação de imóvel; ata de reunião; comprovante de pagamento. Ou seja, é recomendável definir a espécie e a função dos documentos;
2. Definir as fases do ciclo de vida dos arquivos, conforme descrito anteriormente;
3. Estabelecer critérios de classificação (data, assunto, departamento, entre outras categorias);
4. Indexar os arquivos, isto é, criar um índice;
5. Implementar um sistema de gestão documental, seja para arquivos físicos ou digitais, como no GED;
6. Definir medidas de segurança e controle de acesso.

Mas lembre-se: na dúvida, o melhor a se fazer é contratar uma empresa de gestão documental para ajudar nesse processo.

Entendendo a lógica entre digitalização e arquivamento

O arquivamento de documentos se torna mais eficiente e produtivo quando estes são digitalizados. Isso porque o acesso às informações é muito mais ágil, além de que a própria digitalização é uma forma de organização mais eficaz. Arquivos físicos tomam um espaço que poderia ser utilizado para outras funções, e muitas vezes requerem uma busca manual, algo que leva tempo. Com a digitalização, os documentos ficam ordenados na nuvem e podem ser encontrados facilmente.

O futuro do armazenamento e gestão de documentos é digital! Quer saber mais sobre o assunto? Veja este conteúdo da Arquivar!

>> E para continuar aprendendo sobre organização e gestão documental, confira 12 dicas para organizar suas documentações.