Como reduzir papel nas empresas?

Reduzir o uso de papel nas empresas é uma prática que vai além de ser uma tendência moderna. Trata-se de uma estratégia necessária para quem deseja aumentar a eficiência e reduzir custos. Em um ambiente corporativo cada vez mais a digitalização e a automação de processos aparecem como soluções necessarias para transformar a gestão do negócio, otimizando a rotina e contribuindo significativamente para a sustentabilidade. Estudos recentes indicam que essa mudança traz benefícios operacionais e ambientais, ao mesmo tempo em que melhora a competitividade das empresas.

A importância da digitalização no mundo empresarial 

A digitalização de documentos é um dos principais motores da transformação digital e da modernização dos processos internos nas empresas. Segundo a AIIM (Association for Information and Image Management), empresas que adotam a digitalização conseguem economizar, em média, 30% dos custos operacionais relacionados à gestão de documentos físicos. Essa prática não só elimina a necessidade de arquivos físicos, mas também facilita o acesso à informação de forma organizada, rápida e segura.

Com um sistema de gestão documental eficiente, as equipes podem acessar documentos simultaneamente de qualquer lugar, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo e ágil, ideal para decisões rápidas e acertadas. Isso não apenas aumenta a produtividade, mas também reduz o tempo gasto em processos manuais de busca e organização de papéis, gerando uma vantagem competitiva clara.

Formas práticas de reduzir o uso de papel nas empresas 

Para reduzir o uso de papel, as empresas devem adotar tecnologias e estratégias que eliminem ou minimizem sua necessidade. Algumas das melhores práticas incluem:

1. Assinatura digital: A substituição de contratos e documentos físicos por assinaturas digitais é uma maneira eficaz de eliminar o uso de papel. No Brasil, a assinatura digital é regulamentada pela Medida Provisória 2.200-2, que assegura validade jurídica a documentos assinados eletronicamente.
2. Automatização de processos: Softwares de BPM (Business Process Management), permitem digitalizar e padronizar fluxos de trabalho, eliminando impressões e aumentando a eficiência operacional.
3. Digitalização de documentos: Utilizar sistemas possibilita a conversão de documentos físicos para o formato digital, com controle de acesso e armazenamento em nuvem. Isso facilita a gestão documental e elimina a necessidade de grandes arquivos físicos.
4. Comunicação interna digital: Incentivar o uso de e-mails, plataformas de colaboração e compartilhamento de arquivos, como o Microsoft Teams e o Google Workspace, reduz consideravelmente a impressão de comunicados e documentos internos.
5. Políticas de impressão consciente: Adotar práticas como impressão frente e verso, uso de papel reciclado e revisões pré-impressão pode minimizar o desperdício. Limitar a quantidade de impressões por colaborador também ajuda a reduzir o uso desnecessário de papel.

Gastos e riscos do uso de papel nas empresas 

Manter uma operação baseada em papel acarreta custos elevados e riscos significativos para as empresas. O IDC (International Data Corporation) estima que as empresas gastam, em média, 3% de sua receita anual apenas com gerenciamento de papel, incluindo custos com impressão, armazenamento e arquivamento de documentos físicos. Além disso, a perda de produtividade associada à busca de documentos impressos pode aumentar esses custos de maneira substancial.

Outro risco considerável é a segurança da informação. Documentos físicos estão mais suscetíveis a danos, perdas e até mesmo roubo. Sem um controle digital adequado, há também o risco de não conformidade com regulamentos de privacidade, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Empresas que dependem de arquivos físicos enfrentam desafios na proteção de informações sensíveis, expondo-se a multas e penalidades.

Estudos comprovam os benefícios da redução de papel nas empresas 

Vários estudos apontam para os benefícios claros da digitalização. Segundo a PwC, empresas que adotam soluções digitais para a gestão documental podem economizar até 80% dos custos relacionados ao espaço de armazenamento e manutenção de arquivos físicos. A Gartner prevê que, até 2025, empresas totalmente digitalizadas terão operações internas 50% mais eficientes do que aquelas que ainda dependem de papel.

Adotar ferramentas de gestão documental digital também aumenta a produtividade em até 30%, de acordo com o IDC, uma vez que elimina o tempo gasto na busca manual de documentos e reduz erros associados ao manuseio de papéis.

Benefícios da redução do uso de papel nas empresas 

As vantagens de reduzir o uso de papel vão além da economia direta. Ao implementar processos digitais, as empresas podem se beneficiar de:

• Redução de custos: Empresas podem eliminar gastos com papel, impressoras, toners e armazenamento físico. A redução dos custos pode chegar a 3% do faturamento anual em empresas de médio e grande porte.
• Otimização do espaço físico: Digitalizar documentos libera espaço valioso que antes era destinado a arquivos físicos, podendo ser utilizado para outras atividades ou até eliminado, reduzindo custos imobiliários.
• Eficiência operacional: Com sistemas de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), como o oferecido pela Arquivar, as buscas de documentos podem ser realizadas com rapidez, melhorando a produtividade e precisão das operações.
• Segurança e conformidade: O armazenamento digital oferece maior proteção contra perda e roubo de dados, além de facilitar auditorias e manter os documentos em conformidade com regulamentos legais, como a LGPD.
• Sustentabilidade: A redução do consumo de papel impacta positivamente o meio ambiente, diminuindo o desmatamento e a poluição causada pela produção de papel. Cada tonelada de papel reciclado economiza 17 árvores e mais de 30 mil litros de água, segundo dados da WWF (World Wildlife Fund).

Como a Arquivar pode ajudar sua empresa a reduzir o uso de papel 

A Arquivar, com mais de 30 anos de expertise, oferece uma gama completa de soluções para ajudar empresas a modernizar sua gestão documental e reduzir o uso de papel. Com nossa plataforma de BPM e soluções de digitalização, incluindo tecnologia de OCR, sua empresa pode garantir uma gestão documental segura, eficiente e em conformidade com as regulamentações. Nossas ferramentas automatizam o controle de prazos e vigências e oferecem a assinatura digital com validade jurídica, eliminando a necessidade de assinaturas físicas e promovendo a sustentabilidade e eficiência nos processos empresariais.

Ao adotar as soluções da Arquivar, sua empresa não apenas reduzirá os custos, mas também contribuirá diretamente para a preservação do meio ambiente e se alinhará às melhores práticas globais de sustentabilidade, como as certificações ISO 14001.