Ainda não adotou o CLM na sua empresa? Sentimos informar, mas neste momento sua empresa pode estar perdendo até 40% do valor das negociações. Isso mesmo, esse dado de uma pesquisa da KPMG, revela o quão caro pode ser manter práticas inadequadas de governança de contratos.
O CLM (Contract Lifecycle Management), ou em bom português, Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos, é uma solução que simplifica os processos de assinaturas. Isso resulta na redução da complexidade, aumento da eficiência e diminuição dos custos da operação.
Gerenciar documentos não apenas ajuda a mitigar riscos, segundo estuda da Goldman Sachs, mas, também:
Entendemos que esse trabalho é uma atividade essencialmente burocrática, porém, ela não precisa ser complicada. Neste conteúdo, vamos falar mais sobre o CLM, entender melhor suas vantagens e processos, bem como apresentar a solução ideal para implementar ou otimizar o Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos em sua empresa.
O CLM é uma abordagem estratégica para gerenciar todo o processo que envolve um contrato — como contrato social, contrato de prestação de serviços, contrato de trabalho, contrato social MEI —, dentre tantos outros desde a sua criação até o seu encerramento. Essa abordagem simplifica e otimiza o gerenciamento.
Com ele, todo ciclo de vida de um contrato é automatizado e centralizado em uma única ferramenta. Isso é importante, pois ele busca proporcionar visibilidade, controle e eficiência.
Através do Gerenciamento do Ciclo de Vida de Contratos, é possível, para as empresas, fazer:
Vale destacar que o CLM faz parte de uma estratégia ainda maior, o BPM (Business Process Management), ou Gerenciamento de Processos de Negócios. O BPM, por sua vez, é um conjunto de metodologias, ferramentas e tecnologias utilizadas para gerenciar e otimizar os processos de negócios numa organização, como, por exemplo, acelerar fechamento de vendas.
O Contract Lifecycle Management envolve diversas fases. Você pode notar que algumas fontes trazem etapas um pouco diferentes, mas, em essência, estamos tratando das mesmas questões, ok?
Começando pela criação, passando pela assinatura digital, até a sua eventual renovação ou término.
A primeira etapa envolve a criação. Isso inclui a definição de termos, cláusulas e condições contratuais, bem como a identificação de todas as partes envolvidas e dos requisitos específicos do acordo.
Nesse momento, o ideal é moldar um documento com as permissões e acessos necessários, vamos mais sobre isso à frente, então, siga a leitura.
Depois, o contrato é submetido a um processo de negociação e revisão. As partes envolvidas discutem e ajustam os termos, muitas vezes utilizando ferramentas de colaboração para registrar todas as mudanças e comunicações.
Uma vez que as partes tenham chegado a um acordo sobre os termos do contrato, ele é submetido para aprovação por partes autorizadas na empresa e externos. Depois, é assinado.
Com o contrato assinado, ele é implementado e as partes começam a cumprir suas obrigações contratuais, naturalmente. Esta fase envolve a gestão do desempenho, monitoramento de prazos e entregas, e comunicação contínua entre as partes.
Durante o ciclo de vida do contrato, podem ocorrer mudanças nos requisitos ou nas circunstâncias. Nesse sentido, o CLM também ajuda a gerenciar essas mudanças.
Sabemos que os termos devem ser devidamente arquivados e armazenados seguramente, tanto para fins de conformidade quanto de referência futura. A centralização do CLM permite isso.
Tão importante quanto a gestão do documento, é a capacidade de analisar dados contratuais para identificar tendências, riscos e oportunidades. Isso pode ser usado para tomada de decisões informadas e para otimizar futuros processos de contrato e mais um fator do CLM.
Quando um contrato chega ao fim, o CLM ajuda a garantir que todas as obrigações contratuais tenham sido cumpridas e auxilia no arquivamento final.
Como você pôde observar, cada etapa do Contract Lifecycle Management é projetada para melhorar a eficiência, a visibilidade e o controle dos termos. Aliás, vamos falar detalhadamente de seus benefícios.
As organizações que adotam o CLM podem colher diversos benefícios:
O CLM desempenha um papel essencial na modernização e otimização dos processos de contratação e na maximização do valor gerado por meio dos contratos.
É uma solução particularmente valiosa para empresas que lidam com um grande volume de acordos, ou que operam em um ambiente regulamentado.
Aliás, é muito importante destacar também que se trata de uma ferramenta versátil, que pode ser adaptada às necessidades específicas de qualquer empresa. Pensando nisso, nós apresentamos a ferramenta que mudará como você faz a gestão de contratos e de todos os outros documentos da sua empresa:
Gerenciar contratos significa arquitetar processos, o que é um verdadeiro desafio nas empresas. Felizmente, hoje, você pode contar com uma ferramenta assertiva para isso: o módulo ArqFlow da ArqGed.
O ArqFlow é uma solução de BPM. Através dele, as empresas podem implementar o CLM de modo simples, automatizado e centralizado, controlando todos os estágios do ciclo de vida de um contrato, desde a criação até a renovação.
Através do ArqFlow, é viável criar procedimentos personalizados que atendam às necessidades específicas de cada setor, assegurando:
Percebeu como o ArqFlow pode ajudar o seu negócio a implementar o CLM? Você pode conhecer as nossas soluções ainda mais a fundo. Converse com um de nossos consultores, faça uma demonstração e transforme os processos da sua empresa.
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