Com o fortalecimento das necessidades de inserção das organizações na era digital, os servidores online de workflow trouxeram a possibilidade de controlar inúmeros processos nas empresas.
Os conceitos de workflow podem ser utilizados em vários domínios de aplicação, tais como modelagem de processo de negócios, modelagem de aplicações cooperativas e de transações de banco de dados.
A seguir, vamos entender um pouco mais sobre como o gerenciamento de fluxos de atividades podem transformar a operação de qualquer negócio!
Antes de mais nada, ouça o podcast no qual falamos sobre a importância do planejamento para a elaboração e implantação de um workflow nos departamentos de RH e Financeiro:
Para entender o que é workflow, vamos ao seu significado em português: o termo corresponde a “fluxo de trabalho”. Em outras palavras, é a sequência de etapas ou atividades realizadas para completar uma tarefa ou alcançar um objetivo.
Podemos imaginar esse fluxo como um mapeamento ou um roteiro, por exemplo. Porém, como aqui estamos falando de um sistema virtual, definimos o workflow como um tipo servidor para os ambientes computacionais.
Primeiramente, tivemos os servidores de arquivos que permitiam o compartilhamento destes na organização. Em seguida, vieram os servidores de banco de dados que trouxeram um avanço nesse cenário. Estes passaram a permitir às organizações compartilhar e controlar informações de maneira mais acessível e estruturada.
Atualmente, os servidores de workflow trouxeram a possibilidade de controlar processos. O termo “workflow”, portanto, é um conjunto de ações coordenadas que podem ser manuais ou automáticas, executadas por atores.
Inclusive, esses conceitos podem ser usados em vários domínios de aplicação. Temos como exemplo modelagem de processo de negócios, modelagem de aplicações cooperativas e modelagem de transações de banco de dados.
Primeiro, vamos entender qual o propósito do workflow. Pensando de forma prática, um sistema workflow tem possibilidades e aplicações diversas. Por isso, vai até onde o gestor enxergar o processo e conseguir imaginar a aplicabilidade das ferramentas e metodologias dentro da sua rotina operacional.
Existem algumas abordagens para o sistema, por exemplo, a integração de aplicações, que chamamos de EAI (Enterprise Application Integration). Esses ambientes estão comumente presentes em grandes organizações que possuem várias aplicações e banco de dados sendo utilizados.
Normalmente, as aplicações têm um propósito claro dentro da organização e carregam consigo todo um conhecimento sobre o processo do negócio.
Portanto, um dos pontos importantes do workflow online é que ele permite processar informações com mais facilidade. Como resultado, o trabalho a distância também é otimizado, uma vez que o sistema pode ser acessado remotamente.
Além disso, outra abordagem de workflow diz respeito às tarefas realizadas por colaboradores. Dessa forma, a criação de roteiros de atividades torna-se possível, o que ajuda no gerenciamento das tarefas, visualização de status de atividades e de interações que acontecem durante o processo.
Os setores Financeiro e de Recursos Humanos são os que mais se beneficiam de um software de fluxo de trabalho. Afinal, esses departamentos são os que mais lidam com grandes volumes de documentações.
Nesse sentido, podemos enumerar as seguintes vantagens:
Em primeiro lugar, uma das vantagens do workflow é que ele pode tornar os departamentos mais sustentáveis. Siga o raciocínio!
A contratação de um novo funcionário requer uma série de papeladas, assim como o desligamento e outras operações de RH. No setor financeiro, por sua vez, o processo de pagamento de notas também é repleto de etapas, as quais envolvem muitas documentações.
Com a implementação do sistema, é possível centralizar essas operações em ambiente virtual. Assim, o uso de papel é reduzido ou até mesmo eliminado por completo.
Agora, imagine quanto tempo pode ser poupado se um candidato a uma vaga na sua empresa não precisar comparecer presencialmente para assinar documentos. O mesmo vale para operações manuais no processo de pagamento de notas, tais como validações por e-mail ou carimbos.
Em contrapartida, com um software de fluxo de trabalho, tudo isso pode ser feito eletronicamente, tornando os processos muito mais ágeis. As assinaturas digitais, por exemplo, são um recurso que traz uma melhoria considerável na conclusão de procedimentos diversos para ambos os departamentos.
Definitivamente, as empresas que não se adaptarem à transformação digital correm o risco de serem vistas como defasadas. Por esse motivo, a implementação de ferramentas tecnológicas, a exemplo do workflow, é de uma importância inegável.
Afinal, com os recursos adequados, as organizações conseguem atender às expectativas do público, incluindo clientes, parceiros, fornecedores e funcionários. Nesse sentido, a digitalização de documentos e as assinaturas digitais vêm sendo amplamente utilizadas, fazendo com que inúmeras operações sejam realizadas virtualmente pelo RH e pelo Financeiro.
Por último, vale salientar que os trâmites feitos em ambiente digital, bem como a gestão eletrônica de documentos, devem ser contemplados por políticas de segurança da informação.
Desse modo, é possível garantir que os dados estejam protegidos num software que utilize camadas de proteção, ou seja, criptografia de dados, senhas de acesso, entre outras.
A Arquivar é especializada em soluções virtuais para empresas. Com nossos serviços de gestão inteligente de documentos, processos e dados, já ajudamos diversas empresas na otimização do negócio.
Um dos nossos cases de sucesso com a implementação do workflow é uma empresa com matriz em Belo Horizonte. A organização tinha uma demanda por fazer contratações em vários locais do país. Assim, surgiram dificuldades com os trâmites e comprovações de documentação. No entanto, com o ArqFlow, foi possível superar o impasse e realizar as admissões.
Além disso, já atuamos junto à Rede Ale de Combustíveis pela melhoria no controle de atividades internas. Os setores contemplados neste caso eram o Comercial e o de Cadastro, para os quais realizamos mapeamento de processos e organização de documentos eletrônicos.
Com a Arquivar, sua empresa pode evoluir na implementação de recursos que melhoram processos internos e externos. Se você está procurando por um sistema de workflow, assinaturas eletrônicas, digitalização e gestão de documentos digitais, conte conosco!
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