ALE Combustíveis e o Workflow

Rede Ale Combustíveis implementa a solução de workflow (ArqFlow) da Arquivar em suas rotinas operacionais e otimiza seus fluxos de trabalho.

A ALE Combustíveis:

A ALE é a uma distribuidora de combustíveis com presença nacional, fruto da união da mineira ALE Combustíveis com a Satélite Distribuidora de Petróleo, do Rio Grande do Norte. Com mais de 16 anos de história é atualmente a 4ª maior distribuidora do país. Esse rápido crescimento deveu-se, principalmente, ao fato de ser uma empresa simples, ágil e próxima.

E como o Workflow entra nisso tudo?

Em fevereiro de 2011, a Ale iniciou em parceria com a Arquivar o mapeamento das atividades dos setores de Comercial e Cadastro, com o intuito de criar controles das atividades realizadas pelos dois setores e simplificar os processos.

Além do mapeamento do processo envolvendo as duas áreas, foram criados procedimentos para armazenamento de documentos virtuais (documentos não existentes em meio físico) e catalogação deste acervo no GED Arquivar.

As soluções foram…

1 – Visitas ao setor de Cadastro para levantamento das informações;

2 – Desenho/Elaboração do fluxo seguido pela Ale;

3 – Levantamento de prazos para execução de cada etapa do processo;

4 – Identificação dos responsáveis;

5 – Implantação do workflow;

Desafios do projeto:

• Falta de registro de rotinas conforme departamento e usuário;
• Processos sem acompanhamento de tempo de execução ou produtividade;
• Pendências “esquecidas” sem registros de responsáveis e cliente sem retorno;
• Processos incompletos, falta de identificação do responsável pela etapa.

Mas no fim, os resultados:

• Fluxos registrados e processos bem definidos;
• Identificação clara dos responsáveis por cada etapa do processo;
• Retorno rápido para usuário através do sistema GED Arquivar garantindo a rastreabilidade dos documentos e acompanhamento do histórico dos atendimentos;
• Consulta digital dos documentos a multiusuários, envolvendo os setores responsáveis;
• Automatização de processos e acessos;
• Identificação dos pontos falhos no processo (usuário/atividade/tempo de execução);
• Identificação de pendências por usuários;
• Levantamento de produtividade;
• Controle do tempo de execução das atividades do processo por etapa e por usuário;
• Distribuição uniforme das atividades para os integrantes da equipe;
• Retorno ao cliente em tempo hábil.

Clique aqui e conheça os serviços Arquivar utilizados pela ALE.