5 Sinais de que é hora de implementar assinatura digital na sua empresa

A assinatura digital oferece segurança, organização, economia e uma série de outros benefícios para sua empresa. Entretanto, se você está em dúvida se precisa ou não dela, verifique os sinais exemplificados, lendo este artigo até o fim. 

As assinaturas são meios de provar ciência, autorização ou aprovação referente a variados tipos de assuntos. E embora muitas vezes a assinatura seja uma mera formalidade, ela é essencial para os processos empresariais. 

É aí que as coisas podem ficar entediantes. Essa sequência de assine aqui e rubrique ali ao longo de todo o dia toma alguns minutos que no final do expediente seriam essenciais para concluir uma atividade, além de que a empresa gasta alguns bons reais em impressões e papelada.  

Em tempo de modernidade, assinar a papelada fisicamente, além de complicado, é muito ultrapassado para o mundo que vivemos. Aí que entra a assinatura digital, facilitando o dia a dia e desburocratizando uma série de processos. Mas afinal, o que é uma assinatura digital? 

O que é uma assinatura digital? 

Uma assinatura digital é uma mensagem codificada que associa um assinante a um documento específico em uma transação. Pode parecer que a assinatura digital é apenas o nome de alguém em uma tela, contudo o sistema é muito seguro e assegura que as assinaturas realmente são válidas. 

Desta forma, esse tipo de assinatura assegura qualidade de processos, segurança da informação, agilidade nos procedimentos internos da empresa e uma série de outros benefícios que veremos a seguir. 

Como funciona uma assinatura digital? 

Por meio da infraestrutura de chave pública, o formato típico de assinaturas digitais, o provedor da ferramenta é obrigado a usar um algoritmo matemático para produzir duas chaves: uma privada e uma pública.  

A chave privada é usada para criptografar a assinatura do signatário no documento e a chave pública é usada pelo visualizador para descriptografar o código. O uso de código é uma precaução de segurança. 

Se a chave pública não puder descriptografar a assinatura, isso significa que a pessoa errada assinou o documento ou ele foi alterado desde que a pessoa o assinou originalmente. Ambas as instâncias tornariam a assinatura inválida.  

Embora possa parecer complicado, um software pode fazer tudo isso por você. Com as ferramentas de assinatura digital, você vai assinar documentos digitais de forma rápida e fácil de qualquer lugar com Internet. 

Existem alguns outros benefícios importantes para as assinaturas digitais também. Veja aqui tudo sobre esse tipo de assinatura. 

Agora que você já entendeu a eficiência desse recurso, deve estar se perguntando porque precisaria de uma assinatura digital. Se você tem uma empresa, veja abaixo os sinais de que precisa aderir a assinatura digital a ela. 

1. Hoje você não consegue garantir que seus dados e documentos não estejam sujeitos à extravio, danos ou invasão  

Imagine se hoje alguma pessoa mal intencionada invadisse a rede da sua empresa ou os documentos digitais que você arquiva. Ela teria acesso à documentos confidenciais e assinaturas dos principais cargos? 

Ela teria acesso à sistemas, transações particulares ou à dados sensíveis? Se a resposta para uma dessas perguntas foi ‘sim’, você precisa rever isso.  

Provavelmente, os documentos que você assina têm algum elemento de sigilo ou importância, e é importante manter essas informações e sua verificação seguras. As versões em papel podem se perder e outras versões simples online correm o risco de cair em mãos erradas. 

Com a criptografia das ferramentas de assinatura digital, você pode ficar tranquilo sabendo que sua assinatura está chegando às pessoas certas, sem ser vista ou retida por pessoas indesejadas.  

2. Você sente que o fluxo de trabalho está desorganizado ou lento 

O envio e recebimento de cópias físicas de um documento entre as partes  pode levar semanas ou até meses em sua empresa? 

A assinatura digital permite que você economize tempo e, portanto, fortaleça o fluxo de trabalho. Essas ferramentas podem não apenas ajudar a assinar documentos, mas também podem auxiliar no arquivamento, organização de dados de documentos e envio – tudo online.  

Além disso, esses arquivos podem ser compartilhados com segurança entre as pessoas necessárias dentro de uma organização. Assim, você pode dispensar cópias físicas, nem vai precisar atravessar o escritório para entregar papéis ou perder prazos. 

3. Você sente que precisa reduzir custos na sua empresa 

Os custos de papel, impressão, motoboy, logística, espaço de armazenamento e outros custos associados ao envio de documentos físicos podem ser maiores do que você imagina. Sem mencionar que os administradores podem ser obrigados a fazer várias cópias do mesmo documento todos os dias. 

Tudo isso poderia ser evitado com software de assinatura digital, um investimento que se pagará com o tempo. Chega de ir aos correios e ficar chocado com o custo de envio de documentos impressos! 

Economize tempo e dinheiro e ainda colabore com a sustentabilidade optando pela redução do uso de papel e tintas para impressão. 

4. Você fica limitado a ter clientes regionais ou demora a fechar contratos 

Hoje em dia, várias organizações estão acostumadas a conduzir seus negócios online. Com todos os outros processos de experiência do cliente sendo feitos digitalmente, não há razão para que uma assinatura que finalizará uma negociação não seja feita dessa forma também.  

As ferramentas de assinatura digital podem ajudá-lo a enviar contratos diretamente para seus clientes, sem precisar baixar ou instalar nada. Com ela, é possível assinar digitalmente seus documentos de qualquer lugar que tenha internet. 

Isso simplifica o processo de fazer negócios com sua empresa e melhora o relacionamento com o cliente.  

5. Você percebe que as empresas concorrentes estão optando por soluções mais tecnológicas e a sua ainda não 

A tecnologia, bem como a assinatura digital está se tornando mais comum do que assinar um documento em papel, tanto porquê oferece um excelente custo-benefício. Fizemos uma pesquisa e, em média, cada folha impressa custa R$1,02.  

Agora pare para pensar em quantas folhas são impressas por dia e você terá uma ideia desse custo para sua empresa, isso pode te assustar um pouco mas é importante que você tenha consciência desse custo. 

Bem, desde que os benefícios de segurança do software de assinatura digital, foram percebidos, ele se tornou globalmente aceito e usado por uma ampla gama de indústrias para validar documentos. 

As ferramentas de assinatura digital não são apenas convenientes, mas também estão em conformidade com os padrões internacionais e embora são muito avançadas e de alta tecnologia, são incrivelmente simples de usar. 

Se seus processos de negócios incluem muitas assinaturas e rubricas, essa é a hora de investir em uma ferramenta de assinatura digital. Além disso, é claro que você não vai querer ficar atrás da concorrência e ser a única empresa do ramo usando papel, não é mesmo? 

A Arquivar pode te ajudar 

Se você se identificou com uma ou mais das situações que exemplificamos, significa que você precisa de uma ajudinha na rotina de trabalho da sua empresa. 

A Arquivar é especialista em documentos e segurança e nossa missão é ajudar a sua empresa na implementação desta melhoria. O processo para fazer sua assinatura eletrônica é muito simples com o ArqSign.  

Nosso sistema traz um passo a passo fácil e intuitivo sobre como cadastrar uma senha ou token e assinar os seus documentos de forma eletrônica e digital com validade jurídica. 

Depois é só assinar qualquer documento que quiser sem burocracia, de forma sustentável, econômica e eficiente! Fale com um especialista da Arquivar clicando aqui e faça parte do grupo de mais de mil e quinhentos clientes satisfeitos. 

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