As assinaturas provam ciência e autorização a vários tipos de acordos. Porém, não é prático assinar todo tipo de documento fisicamente. Nesse sentido, entra a assinatura digital em documentos, que facilita e desburocratiza uma série de processos.
A assinatura digital é segura, econômica e oferece uma série de vantagens. Entretanto, se você tem dúvida se precisa, ou não, dela, verifique os sinais exemplificados a seguir, lendo este artigo até o fim.
Faça a sua leitura acompanhando ao vídeo:
A assinatura digital é uma mensagem codificada que associa uma pessoa a um documento. Pode parecer apenas o nome de alguém em uma tela, mas a assinatura digital é segura, ágil e econômica.
Veja, o provedor da ferramenta utiliza um algoritmo matemático para produzir duas chaves – uma privada e uma pública. Isso acontece por meio da infraestrutura de chave pública, que é o formato típico de assinaturas digitais em documentos.
No arquivo, a chave privada criptografa o aceite do signatário. Além disso, como medida de segurança, a chave pública é empregada pelo código para ser descriptografada pelo visualizador.
Caso a chave pública não possa descriptografar a assinatura, indica que a pessoa errada assinou o arquivo, ou que ele foi alterado desde a sua assinatura original. Portanto, o documento fica inválido.
Embora pareça complexo, um software adequado pode realizar todas essas etapas automaticamente.
Veja abaixo os sinais de que seu negócio deve aderir à assinatura digital.
Imagine se hoje alguma pessoa mal intencionada invadisse a rede da sua empresa. Ela teria acesso a arquivos confidenciais, a sistemas, transações particulares ou a dados sensíveis?
Se a resposta para um desses itens foi ‘sim’, você precisa rever isso.
Provavelmente, você tem algum arquivo sigiloso ou sensível. As versões em papel podem se perder e algumas online podem cair em mãos erradas. Por outro lado, com a criptografia das ferramentas de assinatura digital e gestão de documentos, não existem riscos.
O envio e o recebimento de cópias físicas de um contrato pode levar semanas ou até meses em sua empresa?
Com a assinatura digital, o tempo é economizado e, portanto, o fluxo de trabalho é fortalecido. Essas ferramentas podem ajudar a assinar documentos e auxiliar no arquivamento, organização de dados e envio – tudo online.
Além disso, os arquivos são compartilhados com segurança. Assim, você pode dispensar cópias físicas, nem precisa atravessar o escritório para entregar papéis ou perder prazos.
Os custos de papel, impressão, motoboy, logística, espaço de armazenamento e outros associados ao envio de documentos físicos são grandes. Mas, esses gastos são evitados com software de assinatura digital, um investimento que se paga com o tempo.
Chega de ir aos correios ficar chocado com o custo de envio de arquivos impressos! Economize tempo e dinheiro e ainda colabore com a sustentabilidade optando pela redução do uso de papel e tintas para impressão.
Hoje, várias empresas conduzem seus negócios online. Assim, não há razão para que as assinaturas não sejam feitas da mesma forma.
As ferramentas de assinatura digital podem ajudá-lo a enviar contratos diretamente para seus clientes, sem precisar baixar ou instalar nada. Isso simplifica o processo de fazer negócios com sua empresa e melhora o relacionamento com o cliente.
Muitas empresas já adotaram softwares de assinatura digital para validar documentos. Afinal, as ferramentas de assinatura digital em documentos estão em conformidade com os padrões internacionais e, embora sejam muito avançadas e de alta tecnologia, são incrivelmente simples de usar.
Assim, se seus processos de vendas incluem muitas rubricas, essa é a hora de investir em uma ferramenta de assinatura digital. Além disso, é claro que você não quer ficar atrás da concorrência e ser a única empresa do ramo usando papel, não é mesmo?
Então, você se identificou com uma ou mais das situações que exemplificamos? Se sim, isso significa que você precisa de uma ajudinha na rotina de trabalho da sua empresa.
A Arquivar é especialista em documentos e segurança e nossa missão é ajudar a sua empresa na implementação desta melhoria. Po isso, nosso sistema traz um passo a passo fácil e intuitivo sobre como cadastrar uma senha ou token e fazer a assinatura digital em documentos com validade jurídica.
Por fim, é só assinar qualquer arquivo que quiser sem burocracia, de forma sustentável, econômica e eficiente!
Dê o primeiro passo para alavancar os resultados do seu negócio
