A gestão de documentos na construção civil é essencial por diversos motivos, tanto para as construtoras quanto para clientes, fornecedores e os diversos parceiros desses negócios.
Porém, sabemos que gerenciar tais arquivos demanda tempo e energia e, pior ainda, gerir de modo ineficiente, atrasa decisões e adia resultados. Por isso, é tão importante adotar estratégias de organização que não somente facilitem, como também impulsionem e profissionalizem o gerenciamento de títulos.
Seja qual for o porte do seu negócio, acompanhe a leitura deste artigo. Apresentaremos um guia definitivo de como fazer a gestão de documentos de engenharia, construtoras, incorporadoras e afins. Além disso, você entenderá como a digitalização de documentos e a virtualização de processos pode otimizar a eficiência das suas operações.
Construtoras e incorporadoras contam com uma abundância de funcionários distribuídos em diversos canteiros de obra. Com isso, surgem vários desafios gerenciais e um deles é o de documentos.
Na prática, esses canteiros são uma espécie de filiais das construtoras. São locais onde rotinas como monitoramento de qualidade, recepção de materiais, administração de pessoal e controle de equipamentos acontecem simultaneamente às construções.
Além disso, o volume de informações processadas é grande e precisa ser bem gerenciado porque dão suporte a várias atividades que acarretam custos altos, o que pode tornar os processos mais lentos e caros.
De fato, uma gestão ineficiente de documentos pode comprometer várias atividades realizadas nas obras. Ela dificulta o acesso às informações, como, por exemplo, instruções de trabalho e normas internas de segurança.
Aliás, na rotina de uma empresa de construção civil, diversos arquivos estão presentes, como:
Todos esses registros são importantes e muitos deles precisam ser mantidos por um longo período — e, sim, eles devem ser guardados corretamente. Agora, multiplique isso pela quantidade de clientes que sua empresa atende e temos um cenário perfeito para desorganização, se não existir um controle eficiente.
>> Quer saber mais sobre o tempo de guarda de documentos? Conheça a Tabela de Temporalidade Documental!
Com esse raciocínio, fica fácil perceber que uma boa administração de contratos e afins é indispensável, concorda?
Assim, a gestão de documentos na construção civil:
Em projetos de construção civil, é normal haver várias versões de arquivos à medida que ocorrem alterações e revisões.
Por outro lado, uma administração eficiente permite controlar e rastrear todas elas, garantindo que as informações mais atualizadas estejam sempre disponíveis. Isso evita erros decorrentes do uso de informações desatualizadas e ajuda a manter a consistência entre as equipes de trabalho.
Como em todos os outros setores, na construção civil há uma série de regulamentações e normas. Nesse sentido, um gerenciamento de documentos profissional ajuda as empresas a cumprir essas obrigações.
Ela permite a organização e o controle necessários para demonstrar a conformidade em áreas como licenças, segurança, qualidade, proteção ambiental e direitos trabalhistas.
Com a grande quantidade de profissionais, equipes e partes interessadas que precisam colaborar e trocar informações constantemente, não dá para brincar.
Nesse contexto, uma administração eficaz de contratos facilita o compartilhamento de informações relevantes, garantindo que as pessoas certas tenham acesso às informações necessárias no momento adequado. Isso promove a comunicação eficiente e evita atrasos e retrabalhos.
Mas, será possível otimizar os fluxos de trabalho e lidar adequadamente com os inúmeros documentos gerados diariamente? Fique tranquilo, pois a resposta é sim!
Quando falamos sobre gestão documental na construção civil nos referimos efetivamente à forma como a empresa lida com a papelada gerada. No caso desse nicho, os papéis são muitos para cada projeto.
Com isso, ao final do ciclo de um ano, ou apenas em alguns meses, a construtora pode ter um volume tão grande de documentos, físicos e/ou digitais, que se torna realmente impossível lidar com eles sem um planejamento.
Portanto, uma boa gestão envolve definir as melhores práticas para guarda e manutenção. Além disso, também faz parte da estratégia facilitar o acesso e aumentar a segurança das informações.
Existem alguns passos importantes para gerenciar corretamente os seus documentos. Veja as dicas de nossos especialistas de como lidar com isso:
O gerenciamento começa com a definição do melhor lugar para o armazenamento. A razão disso é que o local onde as informações são centralizadas é primordial, por assegurar que os documentos podem ser mantidos com todo o cuidado que requerem.
Para isso, os arquivos precisam ser devidamente classificados. O sistema de classificação ajuda a definir quais são as formas de localizar os materiais quando necessário.
Por exemplo: títulos referentes à contratação de funcionários devem ser mantidos separados de projetos ou dados históricos da empresa. Logo, ter essa classificação é fundamental na gestão adequada.
>> Entenda quais são os riscos da guarda de documentos físicos.
O acesso remoto permite que os materiais sejam localizados e acessados por pessoas previamente autorizadas, mesmo a distância. Isso só é possível a partir da digitalização de documentos.
Uma vez que os itens físicos são transformados em digitais, eles se tornam mais acessíveis.
Nesse sentido, o armazenamento em nuvem é o mais indicado. Essa tecnologia mantém os arquivos em um local virtual, one os usuários podem acessá-los a qualquer hora e em qualquer lugar do mundo. Além disso, a nuvem também possui um backup muito mais seguro.
Sem planejamento, a desorganização é praticamente certa! Por outro lado, não basta simplesmente transformar os documentos físicos em digitais. Afinal, isso não diminui o volume de informação a ser gerenciada.
Por isso, considere criar códigos de identificação que permitam localizá-los com facilidade. Isso é especialmente útil quando você trabalha com versões diferentes de um mesmo arquivo. Assim, não há riscos de que os profissionais que trabalham no projeto acessem a versão errada — ou desatualizada.
Em um mundo cada vez mais virtual, digitalizar contratos e virtualizar processos nunca foi tão importante. Portanto, considere essa solução para o seu negócio!
A digitalização de documentos na construção civil traz diversas vantagens, a começar pela economia de espaço físico. Com a digitalização é possível reduzir e até mesmo eliminar a necessidade de armazenamento físico. Com isso, é possível ter uma economia significativa de espaço e a redução dos custos associados ao armazenamento físico.
A segurança e proteção dos documentos também é uma grande conquista. Arquivos digitais podem ser mais seguros do que físicos. É possível criar medidas de segurança, como criptografia e controle de acesso.
Além disso, existe a possibilidade de backup e recuperação de dados, garantindo a manutenção em caso de falhas ou desastres. Isso reduz o risco de perda de itens importantes.
Por fim, não podemos deixar de mencionar a indexação. A digitalização permite a indexação e a aplicação de metadados aos arquivos, facilitando a organização e a recuperação de informações específicas.
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Manter a organização e uma boa gestão de documentos na construção civil pode parecer complicado. Mas, adotando um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), você soluciona todos os problemas de uma vez.
Esses programas armazenam arquivos e garantem a segurança dessas informações. Dessa forma, todos os papeis que tomam espaço e acumulam poeira em sua empresa se tornam digitais e organizados em formato digital.
Além disso, o GED centraliza os materiais em um mesmo local. Basta fazer uma busca rápida que você encontra o que precisa de forma prática e ágil.
A Arquivar oferece as melhores soluções em digitalização e gestão de documentos na construção civil, o ArqGED.
O ArqGED é um software completo que permite a gestão adequada de todos os arquivos de sua empresa. Ele pode ser otimizado com integração de outros serviços da Arquivar, como um gerenciador de notas fiscais e um serviço de assinatura eletrônica.
Conheça agora o ArqGEDA boa gestão de documentos na construção civil representa uma estratégia fundamental para manter a sua empresa segura e promover maior agilidade na entrega de resultados. Para isso, entre em contato e fale com um de nossos representantes!
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