Você já ouviu falar em gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM)? Este é um conceito fundamental para o cenário empresarial contemporâneo, no qual a quantidade de informações e documentos gerados diariamente cresce exponencialmente.
Esses dados, que variam desde contratos e relatórios até comunicações internas, são fundamentais para o funcionamento eficaz das organizações. No entanto, lidar com esse volume de conteúdo de maneira eficiente, segura e estruturada é um desafio significativo.
Diante disso, o uso de sistemas inteligentes é crucial para que informações importantes estejam organizadas, protegidas e acessíveis, entre outros fatores. Siga a leitura e entenda a função do ECM numa empresa!
O que é Gerenciamento de Conteúdo Empresarial e para o que serve?
Gerenciamento de Conteúdo Empresarial, ou ECM (Enterprise Content Management, em inglês), é uma abordagem estratégica que se concentra na gestão eficiente de todos os tipos de informações e documentos gerados em uma empresa. Seu objetivo é organizar, controlar e otimizar o ciclo de vida completo desses ativos de dados, desde a captura inicial até o arquivamento ou descarte adequado.
O ECM permite que as companhias centralizem todos os seus conteúdos em um local único e acessível. Isso facilita a localização e recuperação rápida de dados importantes, além de moderar o fluxo de informações que vão de um setor para o outro dentro da empresa.
Inclusive, com ferramentas para a criação, edição, revisão e aprovação de documentos de forma colaborativa, é promovida a cooperação entre equipes e departamentos.
Qual é a importância do Gerenciamento de Conteúdo Empresarial para as empresas?
À medida que as organizações lidam com um volume cada vez maior de informações, a capacidade de gerenciá-las com eficácia se torna crucial. Portanto, a importância da gestão de conteúdo empresarial não pode ser subestimada.
Estas são algumas das razões que tornam a adoção do ECM fundamental para uma empresa:
- Economia de tempo e recursos: a automação de processos por meio do ECM economiza tempo e recursos financeiros, uma vez que todo o conteúdo está centralizado. Isso permite que os funcionários se concentrem em tarefas de maior valor agregado;
- Segurança de dados: a abordagem ajuda a proteger informações confidenciais, garantindo que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso a elas;
- Sustentabilidade: reduzir a dependência de documentos físicos e adotar práticas mais sustentáveis de gerenciamento de conteúdo empresarial contribui para a preservação do meio ambiente;
- Inovação: o ECM promove a inovação, permitindo que as empresas explorem novos modelos de negócios e adotem tecnologias emergentes, como inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (machine learning).
Gerenciamento do Conteúdo Empresarial e a Gestão de Documentos: entenda a relação
Um dos aspectos mais críticos da gestão de conteúdo empresarial é lidar com documentações de grande importância, especialmente os financeiros. Entre os documentos relacionados às finanças da empresa, podemos citar faturas, relatórios financeiros, registros contábeis, contratos financeiros e outros.
Junto a estes, as notas fiscais são documentos essenciais para fins de registro formal de todas as transações. São elas que garantem o controle de movimentações financeiras realizadas na empresa, incluindo venda de produtos e serviços, e compra de insumos ou serviços de fornecedores.
Além dos setores financeiro e contábil, outro departamento que acumula arquivos é o de Recursos Humanos. O RH armazena contratos de trabalho, registros de funcionários, avaliações de desempenho, relatórios de treinamento e outros.
Inclusive, devido ao alto volume de documentações, uma solução eficaz é aderir ao RH Digital. Trata-se de uma abordagem capaz de gerar melhorias para a área, principalmente agilidade de processos.
Entenda mais sobre o RH Digital!
Em geral, não só os departamentos financeiro, contábil e de recursos humanos se beneficiam de estratégias de gestão de conteúdo, como todos os outros setores da empresa. Afinal, o ECM contribui para uma gestão documental eficaz da seguinte maneira:
- Captura e digitalização: documentos em papel são digitalizados, e documentos eletrônicos são importados para o sistema ECM;
- Indexação e classificação: os arquivos são indexados com informações críticas (como nomes, datas e outros critérios) para facilitar a busca e organização;
- Armazenamento seguro: com uma abordagem de gerenciamento de conteúdo empresarial, os documentos são armazenados em um ambiente seguro e acessível somente para pessoal autorizado, garantindo a privacidade e a conformidade com as legislação, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
- Controle de versões e fluxo de trabalho: o sistema de ECM pode ser configurado para controlar versões de documentos, garantindo que apenas a versão mais recente seja acessada. Além disso, os fluxos de trabalho (workflow) automatizados podem ser criados para realizar funções específicas de cada setor;
- Acesso e rastreabilidade: usuários autorizados podem acessar esses documentos de qualquer lugar e a qualquer momento. Além disso, os recursos de rastreabilidade permitem saber quem acessou, modificou ou compartilhou os documentos.
Entenda mais sobre as tecnologias atuais para gestão empresarial: BPM, ERP e GED
A gestão empresarial moderna é profundamente influenciada por avanços tecnológicos que permitem maior eficiência, controle e tomada de decisões fundamentadas. Três tecnologias essenciais nesse cenário são:
- BPM (Business Process Management);
- ERP (Enterprise Resource Planning) e
- GED (Gestão Eletrônica de Documentos).
O BPM é uma abordagem que visa otimizar e automatizar os processos de negócios. Por meio da modelagem, análise e automação de processos, as organizações podem identificar gargalos, eliminar redundâncias e melhorar a eficiência operacional. Além disso, o BPM facilita a adaptação rápida a mudanças no ambiente de negócios, tornando as empresas mais ágeis e competitivas.
Já os sistemas ERP são soluções integradas que permitem o gerenciamento eficaz de recursos, como finanças, recursos humanos, logística e produção.
Eles centralizam dados em um único sistema, eliminando a necessidade de informações duplicadas e proporcionando uma visão holística da empresa. Isso simplifica a tomada de decisões estratégicas, melhora a comunicação interna e otimiza os fluxos de trabalho.
O GED, por fim, é outra tecnologia crucial que permite a organização e o acesso eficiente a documentos e informações digitais. Com o GED, os documentos são digitalizados, indexados e armazenados em um repositório central, facilitando a pesquisa e recuperação de informações. Isso reduz o tempo gasto em tarefas de busca e compartilhamento de documentos, além de melhorar a conformidade com regulamentações de segurança de dados.
Em resumo, BPM, ERP e GED são tecnologias fundamentais para a gestão empresarial atual. Elas proporcionam maior eficiência, controle e visibilidade aos processos de negócios, permitindo que as empresas se adaptem às mudanças e tomem decisões estratégicas com base em dados confiáveis.
Investir nessas tecnologias é essencial para manter a competitividade e o sucesso nos mercados modernos. E quer saber onde você encontra essas soluções a preço acessível? Na Arquivar!
Gestão de documentos é com a Arquivar!
Você notou que o gerenciamento de conteúdo empresarial está intimamente ligado à gestão documental, correto? Para que isso aconteça, é necessário realizar a digitalização dos documentos físicos, conforme já mencionamos.
Uma vez que os papéis são convertidos em dados eletrônicos, é possível dar início ao que chamamos de gerenciamento 4.0. Isto é, um modelo característico da transformação digital e que envolve tecnologias como automação e conectividade.
Inclusive, além de digitalizar, é necessário fazer a gestão eletrônica de documentos (GED) de forma adequada. Somente assim é possível garantir a eficácia do ECM na sua empresa.
Saiba mais sobre gestão eficiente de documentos!
