Cada vez mais, os documentos digitais vêm sendo inseridos no cotidiano das pessoas. Imagine contratar o serviço de uma empresa via contrato digital, com assinatura digital. Ou melhor, imagine que a sua empresa pode oferecer essa opção aos clientes, parceiros e funcionários.
Certamente, como consumidor, você notará uma melhoria significativa na agilidade do processo quando puder assinar contratos digitalmente. Da mesma forma, é provável que seus clientes tenham a mesma percepção ao fechar negócios com sua empresa, assim como seus colaboradores ao assinarem contratos de trabalho digitalmente.
Apesar dessa praticidade notável, é um fato reconhecido que os contratos digitais devem ser gerados, compartilhados e assinados com a máxima segurança possível. Portanto, é importante ressaltar que qualquer modificação em um documento eletrônico pode ser detectada por meio de softwares confiáveis de gestão documental.
Quer entender como isso é possível? Leia o artigo abaixo!
Documentos digitais podem ser criados em ambiente digital ou digitalizados. Neste último caso, podemos dizer que o documento digital é uma versão eletrônica do documento físico.
Quando o documento é nato-digital, ou seja, criado em ambiente eletrônico, trata-se de um arquivo codificado em dígitos binários. Portanto, ele é gerado, manuseado e armazenado em um dispositivo eletrônico. Existem diversos tipos de documentos, incluindo relatórios, formulários, documentos de identificação, contratos e muitos outros.
Nesse sentido, um contrato digital é um arquivo digitalizado ou criado eletronicamente, cuja função é estabelecer um acordo legal entre duas ou mais partes. Em comparação com os contratos em papel, os contratos digitais são mais rápidos e eficientes, afinal, permitem concluir a negociação remota, economizando tempo e custos de envio.
Além disso, os contratos digitais geralmente possuem recursos de rastreamento e registro de atividades, o que pode ajudar a garantir a segurança e a integridade do processo de assinatura. Ainda assim, é fundamental ter atenção redobrada ao assinar um contrato digital.
A assinatura de um contrato digital também é realizada digitalmente. Inclusive, as assinaturas digitais contam com certificados digitais ICP-Brasil, isto é, uma identidade digital emitida por órgão competente.
Em outras palavras, isso significa que as assinaturas digitais possuem validade jurídica, bem como os contratos digitais assinados de forma eletrônica e digital. Sabendo que o contrato digital é válido, resta aprender quais são os cuidados necessários na hora de assinar este ou qualquer outro documento eletrônico.
Vamos lá? Entenda a seguir!
Um contrato digital ou outro documento dessa natureza, assim como documentos físicos, devem ser lidos na íntegra antes da assinatura. Além disso, uma forma de garantir a veracidade do documento é verificar se a identidade das partes envolvidas corresponde às informações contidas no documento.
Afinal, a falsidade material é um dos tipos mais comuns de falsificação de documentos. Sendo assim, é recomendável fazer uma pesquisa básica sobre a empresa ou pessoas envolvidas na assinatura do contrato.
Qualquer organização que utilize assinaturas digitais deve manter uma política de segurança da informação. Desse modo, antes de assinar um documento ou contrato digital, procure conhecer as políticas de privacidade e segurança que a organização adota.
Certifique-se de que suas informações pessoais e dados sensíveis estejam protegidos adequadamente.
É recomendável que você faça uma cópia do contrato digital a ser assinado e armazene em local seguro. Dessa forma, você poderá analisar se o documento foi alterado após a assinatura, já que você tem a cópia da versão original para comparar.
Documentos assinados digitalmente devem cumprir três princípios determinados pela Medida Provisória 2200-2/2001. Estes são os pilares aplicados à assinatura de contrato digital e outros documentos eletrônicos:
Com isso, quando o documento é assinado em uma plataforma que cumpre os requisitos legais, é possível verificar se o arquivo foi alterado após ter sido assinado. A ArqSign é uma plataforma de assinaturas eletrônicas e digitais da Arquivar que garante a integridade do documento por meio de um código criptográfico, chamado código HASH.
Nossa tecnologia faz uma leitura do arquivo antes e depois de todas as assinaturas, assim, comprovando se houve alguma alteração no conteúdo. Além disso, a ArqSign comprova a autoria da assinatura do documento através da aplicação do certificado digital ou das autenticações do signatário que não possui certificado digital.
Por fim, a plataforma inclui um termo de aceite nos documentos, sendo necessário clicar nesse campo para concluir a assinatura. Dessa maneira, ao clicar, o software capta informações importantes para comprovação, tais como versão do documento, data e IP do computador.
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Assinar contrato digital é um processo que pode ser feito rapidamente e de forma segura, quando o documento está na plataforma adequada. Com a ArqSign, você tem a garantia de que sua assinatura será válida e que não terá nenhuma surpresa desagradável após assinar.
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