O Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, permitindo que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais quando o processo atende às condições previstas na legislação.
Na prática, o decreto estabelece critérios para que a digitalização de documentos físicos não seja apenas uma reprodução em formato eletrônico, mas um processo capaz de garantir integridade, confiabilidade, rastreabilidade, auditabilidade, qualidade e segurança.
Por isso, para empresas que desejam reduzir o uso de documentos físicos, é importante entender o que determina o Decreto 10.278/2020, quais documentos estão abrangidos, quais são os requisitos técnicos e em que situações o original físico pode ser descartado.
O que é? É o decreto que estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados.
Quando foi publicado? Em 18 de março de 2020.
Qual é o objetivo? Permitir que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, desde que sejam observados os requisitos previstos.
Vale para empresas privadas? Sim, nas situações previstas pelo decreto.
Todo documento físico pode ser digitalizado pelo decreto? Não. Existem documentos que estão expressamente fora de seu âmbito de aplicação.
O documento físico pode ser descartado? Pode, após um processo de digitalização realizado conforme o decreto, observadas as exceções e regras de preservação.
É obrigatório utilizar certificado ICP-Brasil? Para documentos destinados a se equiparar a documentos físicos perante pessoas jurídicas de direito público interno, sim. Nas relações entre particulares, o decreto admite outros meios de comprovação, conforme as condições previstas.
Basta escanear um documento? Não. A digitalização deve atender a requisitos técnicos e de segurança e gerar os metadados previstos na legislação.
O Decreto nº 10.278/2020 regulamenta o inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874/2019 e o art. 2º-A da Lei nº 12.682/2012.
Seu objetivo é estabelecer técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, de modo que os documentos digitalizados possam produzir os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
A norma representa um avanço importante para a gestão documental porque estabelece parâmetros para que a transformação de documentos físicos em arquivos digitais seja realizada de maneira confiável e verificável.
Isso significa que digitalizar documentos não deve ser entendido simplesmente como escanear páginas e salvá-las em uma pasta. Existe um conjunto de requisitos que precisa ser considerado durante todo o processo.
Sim.
O decreto se aplica a documentos físicos digitalizados produzidos por pessoas jurídicas de direito público interno e também a documentos produzidos por pessoas jurídicas de direito privado ou pessoas naturais para comprovação perante entidades públicas, outras empresas privadas ou outras pessoas naturais.
Entretanto, existem algumas exceções.
O decreto não se aplica a:
Por isso, antes de iniciar um projeto de digitalização, é importante identificar quais documentos fazem parte do acervo e quais regras específicas podem ser aplicáveis a cada tipo documental.
Sim, desde que o processo de digitalização atenda aos requisitos estabelecidos pela legislação aplicável.
O Decreto 10.278/2020 determina que os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização devem assegurar:
1. Integridade e confiabilidade do documento digitalizado;
2. Rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos utilizados;
3. Qualidade da imagem, legibilidade e usabilidade, de acordo com os padrões técnicos estabelecidos;
4. Confidencialidade, quando aplicável;
5. Interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Portanto, não é correto considerar que qualquer arquivo obtido por meio de um scanner automaticamente possui os mesmos efeitos legais do documento original.
A validade está relacionada à conformidade do processo de digitalização, e não apenas à existência de uma cópia digital.
O artigo 4º do Decreto 10.278/2020 estabelece os requisitos gerais que devem ser observados durante o processo.
O documento digitalizado deve permanecer íntegro e confiável, sem alterações não autorizadas.
O processo deve permitir identificar e verificar os procedimentos utilizados na digitalização.
A digitalização deve utilizar padrões técnicos capazes de preservar a qualidade da imagem, sua legibilidade e sua utilização posterior.
Quando aplicável, devem ser adotados mecanismos para proteger as informações contra acesso ou utilização indevidos.
Os documentos devem ser produzidos de forma que possam ser utilizados e gerenciados entre sistemas informatizados compatíveis.
Esses requisitos mostram por que a digitalização de documentos precisa ser tratada como um processo de gestão documental, e não apenas como uma atividade operacional de captura de imagens.
Sim.
Quando o documento digitalizado se destina a se equiparar ao documento físico para efeitos legais e à comprovação de atos perante pessoa jurídica de direito público interno, o Decreto 10.278 estabelece três requisitos específicos:
Nas relações entre particulares, o decreto estabelece que qualquer meio de comprovação da autoria, integridade e, quando necessário, confidencialidade do documento digitalizado pode ser utilizado, desde que seja escolhido de comum acordo entre as partes ou aceito pela pessoa perante a qual o documento será apresentado.
Caso não exista acordo prévio entre as partes, aplica-se o requisito previsto para documentos destinados a comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno.
Portanto, não é correto afirmar que toda digitalização realizada por uma empresa privada obrigatoriamente precisa utilizar certificado ICP-Brasil. O requisito depende da situação em que o documento será utilizado.
O Anexo I do Decreto 10.278/2020 estabelece padrões técnicos mínimos de resolução, cor, tipo de documento e formato de arquivo.
| Tipo de documento | Resolução mínima | Cor | Formato |
|---|---|---|---|
| Texto impresso, sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Monocromático | PDF/A |
| Texto impresso, com ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | PDF/A |
| Texto impresso, com ilustração e cores | 300 dpi | RGB | PDF/A |
| Texto manuscrito, com ou sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | PDF/A |
| Texto manuscrito, com ou sem ilustração, em cores | 300 dpi | RGB | PDF/A |
| Fotografias e cartazes | 300 dpi | RGB | PNG |
| Plantas e mapas | 600 dpi | Monocromático | PNG |
Fonte: Anexo I do Decreto nº 10.278/2020
Quando o arquivo for comprimido, o decreto determina que seja utilizada compressão sem perda, de modo que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação existente antes dela.
Esses padrões são fundamentais para garantir que a digitalização preserve as características necessárias à utilização do documento.
Além da imagem ou representação digital do documento, o Decreto 10.278/2020 estabelece metadados mínimos.
Para todos os documentos, estão previstos:
Para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno, existem ainda metadados adicionais, como classe, data de produção do documento original, destinação prevista, gênero e prazo de guarda.
Na prática, os metadados são essenciais para identificar, localizar, classificar, gerenciar e verificar a integridade dos documentos digitais.
Em determinadas situações, sim. Mas digitalizar e armazenar o arquivo não significa que o original possa ser descartado automaticamente.
O artigo 9º do Decreto 10.278/2020 determina que, após um processo de digitalização realizado conforme o decreto, o documento físico poderá ser descartado, com exceção daqueles que apresentem conteúdo de valor histórico.
Além disso, os documentos digitalizados sem valor histórico devem ser preservados, no mínimo, até o término dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos aos quais se referem.
Por isso, o descarte deve fazer parte de uma política de gestão documental e considerar a temporalidade, a destinação e as obrigações legais relacionadas aos documentos.
No caso de entidades públicas, o decreto também determina a observância da Lei nº 8.159/1991, das tabelas de temporalidade e destinação aprovadas pelas instituições arquivísticas competentes e das diretrizes do CONARQ.
A conformidade não termina quando o documento é digitalizado.
Segundo o artigo 10 do Decreto 10.278/2020, o armazenamento deve assegurar a proteção do documento digitalizado contra:
Também deve existir indexação dos metadados necessária para permitir a localização e o gerenciamento do documento e a conferência do processo de digitalização realizado.
Por isso, guardar documentos digitalizados em uma pasta comum de rede, sem mecanismos adequados de controle, organização e rastreabilidade, pode não atender às necessidades de uma gestão documental estruturada.
O Decreto 10.278/2020 e a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) tratam de aspectos diferentes, mas podem se aplicar simultaneamente a um mesmo processo.
O decreto estabelece requisitos relacionados à digitalização e ao armazenamento dos documentos. Já a LGPD estabelece regras para o tratamento de dados pessoais presentes nesses documentos.
Assim, quando uma empresa digitaliza documentos que contêm dados pessoais de clientes, colaboradores, fornecedores ou outras pessoas, deve considerar também os princípios e obrigações aplicáveis à proteção desses dados.
Isso inclui avaliar aspectos como segurança da informação, controle de acesso, finalidade do tratamento, armazenamento e descarte adequado.
A digitalização, portanto, pode contribuir para uma gestão mais segura e rastreável dos documentos, mas não elimina as responsabilidades relacionadas ao tratamento dos dados pessoais.
Não.
Escanear um documento e gerar um arquivo digital é apenas uma etapa do processo.
Para que a digitalização esteja em conformidade com o Decreto 10.278/2020, é necessário considerar, entre outros aspectos:
O próprio CONARQ reforça essa visão ao estabelecer, por meio da Resolução nº 48/2021, diretrizes e orientações para os procedimentos técnicos de digitalização de documentos públicos ou privados nos termos do Decreto 10.278/2020.
Isso significa que uma estratégia de digitalização precisa considerar todo o ciclo de vida do documento, e não somente sua captura.
Um projeto de digitalização deve começar pela análise do acervo e das necessidades da organização.
Na prática, é importante:
Para projetos de maior volume, contar com uma solução especializada pode facilitar a padronização das etapas, reduzir atividades manuais e aumentar a segurança e a rastreabilidade do acervo.
A digitalização de documentos vai muito além da conversão de papel para arquivo eletrônico. É necessário garantir que os documentos sejam capturados, organizados, indexados, armazenados e disponibilizados de forma segura e rastreável.
A Arquivar atua na gestão e digitalização de documentos, ajudando empresas a transformar acervos físicos em informação digital organizada e acessível.
Com uma estrutura adequada de digitalização e gerenciamento documental, a empresa pode reduzir a dependência de arquivos físicos, facilitar o acesso às informações e tornar os processos mais eficientes e controláveis.
Mais do que eliminar papel, o objetivo é construir uma gestão documental digital, segura e preparada para o ciclo de vida dos documentos.
Assista o vídeo abaixo e entenda mais sobre o assunto:
Encontre mais informações no blog ou no Youtube da Arquivar.
Decreto nº 10.278/2020 — estabelece as técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados. Consultar no Portal da Presidência da República
Resolução CONARQ nº 48/2021 — estabelece diretrizes e orientações para os procedimentos técnicos de digitalização de documentos públicos ou privados. Consultar no site do CONARQ
Lei nº 12.682/2012 — dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. Consultar no Portal da Presidência da República
Lei nº 13.709/2018 (LGPD) — estabelece regras para o tratamento de dados pessoais. Consultar no Portal da Presidência da República
Publicado em: 14/08/2024 | Atualizado em: 31/08/2026
É o decreto que estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, permitindo que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos originais quando atendidas as condições previstas na legislação.
O decreto se aplica às situações previstas em seu artigo 2º, incluindo documentos produzidos por pessoas jurídicas de direito privado ou pessoas naturais para comprovação perante entidades públicas, outras empresas privadas ou outras pessoas naturais.
Não necessariamente. A equiparação aos efeitos legais do documento original depende do atendimento aos requisitos previstos na legislação aplicável.
Não em todas as situações. O certificado ICP-Brasil é exigido para documentos destinados a se equiparar a documentos físicos perante pessoas jurídicas de direito público interno. Nas relações entre particulares, o decreto admite outros meios de comprovação, desde que atendidas as condições estabelecidas.
O documento físico pode ser descartado após um processo de digitalização realizado conforme o decreto, ressalvados os documentos com valor histórico e observadas as regras de preservação e temporalidade aplicáveis.
Depende do tipo de documento. O Anexo I do Decreto 10.278/2020 estabelece padrões mínimos, que incluem resolução de 300 dpi para diversos tipos documentais e 600 dpi para plantas e mapas.
Entre os metadados mínimos previstos estão assunto, autor, data e local da digitalização, identificador do documento digital, responsável pela digitalização, título, tipo documental e hash da imagem.
O decreto estabelece requisitos para a digitalização e o armazenamento dos documentos, enquanto a LGPD estabelece regras para o tratamento de dados pessoais. Quando documentos digitalizados contêm dados pessoais, as duas normas podem ser relevantes para o processo.
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