Toda empresa produz e acumula documentos diariamente. Contratos, notas fiscais, documentos de colaboradores, registros financeiros e diversos outros arquivos fazem parte da rotina operacional.
O problema é que, sem uma forma organizada de armazenar essas informações, localizar um documento específico pode se tornar uma tarefa demorada e, em alguns casos, até comprometer processos internos.
É justamente para evitar esse cenário que existem os tipos de arquivamento.
De forma simples, os tipos de arquivamento correspondem à maneira como os documentos são armazenados e organizados dentro de um acervo, seja ele físico ou digital. Seu principal objetivo é facilitar a localização, a preservação e o controle das informações ao longo do tempo.
Quando bem definidos, eles ajudam a reduzir retrabalho, facilitar o acesso aos documentos e tornar a gestão documental mais eficiente.
Antes de conhecer os principais modelos utilizados pelas empresas, é importante entender um ponto que costuma gerar dúvidas: a diferença entre tipos e métodos de arquivamento.
Embora os termos sejam frequentemente utilizados como sinônimos, eles possuem funções diferentes dentro da organização documental.
Enquanto os tipos de arquivamento definem a forma como os documentos são armazenados, os métodos de arquivamento determinam o critério utilizado para organizá-los e localizá-los posteriormente.
Na prática, os dois conceitos trabalham juntos.
Por exemplo, uma empresa pode utilizar um arquivo digital como forma de armazenamento e organizar seus documentos utilizando um método alfabético ou por assunto.
Compreender essa diferença é importante porque a escolha do método adequado influencia diretamente a velocidade de localização das informações e a eficiência da gestão documental.
Os métodos de arquivamento definem a lógica utilizada para organizar e recuperar documentos dentro de um acervo.
A escolha depende do volume documental, da frequência de consulta e das características da operação. Por isso, não existe um modelo único capaz de atender todas as empresas.
Entre os métodos mais utilizados estão:
Organiza os documentos em ordem alfabética, normalmente utilizando nomes de pessoas, clientes, fornecedores ou empresas.
Por ser simples de implementar e de fácil consulta, é um dos métodos mais utilizados em áreas como
Recursos Humanos, cadastro de clientes e departamentos administrativos.
Nesse modelo, os documentos são organizados por códigos ou números previamente definidos.
É bastante utilizado em operações que lidam com grandes volumes documentais, pois reduz o risco de duplicidade e facilita a padronização dos arquivos.
As principais variações são:
Os documentos são organizados de acordo com localidades, como cidades, estados, regiões ou unidades de negócio.
É um método comum em empresas que possuem filiais, operações distribuídas ou atuação em diferentes regiões geográficas.
Nesse método, os documentos são agrupados de acordo com temas ou categorias relacionadas às atividades da organização.
Exemplos comuns incluem:
Sua principal vantagem é facilitar a consulta quando o usuário conhece o assunto relacionado ao documento, mas não necessariamente o nome ou número do registro.
| Método | Indicado para |
|---|---|
| Alfabético | Cadastros, clientes e colaboradores |
| Numérico | Grandes volumes documentais |
| Geográfico | Empresas com múltiplas unidades ou regiões |
| Ideográfico | Organização por áreas e assuntos |
Além dos métodos utilizados para organizar documentos, também existem diferentes formas de armazenamento e disposição dos arquivos.
A escolha do tipo de arquivamento influencia diretamente o espaço utilizado, a facilidade de consulta e a preservação dos documentos ao longo do tempo.
Entre os modelos mais utilizados estão:
No arquivamento vertical, os documentos são armazenados em pé, normalmente em pastas suspensas, gavetas ou arquivos deslizantes.
Esse modelo facilita a consulta frequente, já que permite localizar e retirar documentos sem movimentar todo o conjunto armazenado.
Por esse motivo, costuma ser bastante utilizado em áreas administrativas, departamentos financeiros e Recursos Humanos.
Nesse modelo, os documentos são armazenados empilhados, geralmente em caixas ou gavetas.
Embora seja uma alternativa simples para armazenamento, o acesso costuma ser menos ágil quando comparado ao arquivamento vertical, especialmente em acervos com grande volume documental.
Por isso, costuma ser utilizado para documentos consultados com menor frequência.
O arquivamento digital permite armazenar documentos eletronicamente, eliminando parte das limitações dos arquivos físicos.
Além de reduzir o espaço necessário para armazenamento, esse modelo facilita pesquisas, compartilhamento de informações e controle de acessos.
Quando combinado com ferramentas de gestão documental, também oferece mais rastreabilidade e visibilidade sobre o acervo.
Na prática, poucas empresas utilizam apenas um método de arquivamento.
O mais comum é combinar diferentes critérios de organização conforme o tipo de documento e a necessidade de cada área.
Veja alguns exemplos:
Normalmente utiliza o método alfabético para organizar documentos de colaboradores e facilitar consultas por nome.
Costuma combinar critérios cronológicos para organizar documentos de acordo com datas, períodos ou exercícios fiscais.
Frequentemente utiliza métodos numéricos para facilitar o controle e a localização dos registros.
Soluções digitais permitem combinar diferentes critérios simultaneamente, como nome, assunto, data, número do documento ou departamento responsável.
Por isso, mais importante do que escolher um único método é definir uma lógica de organização que faça sentido para a operação da empresa e seja seguida de forma padronizada.
A organização documental não depende apenas da forma como os documentos são armazenados.
Também é importante considerar o estágio em que cada documento se encontra ao longo do seu ciclo de vida.
De acordo com a arquivologia, os documentos costumam ser classificados em três fases principais.
Reúne documentos utilizados frequentemente nas atividades do dia a dia.
São informações que possuem uso ativo e precisam estar facilmente acessíveis para consulta.
Abriga documentos que já não fazem parte da rotina operacional, mas que ainda precisam ser mantidos por razões legais, administrativas ou fiscais.
É nessa fase que muitos documentos passam a integrar o chamado arquivo morto.
Saiba mais sobre o que é arquivo morto e sua importância para a gestão documental.
Reúne documentos que possuem valor histórico, legal ou institucional e que precisam ser preservados de forma definitiva.
Dependendo da natureza do documento, o período de permanência nessa fase pode ser determinado por exigências legais ou pelo valor estratégico das informações.
Entenda como funciona o tempo de guarda de documentos e os critérios de retenção documental.
Não existe um método de arquivamento ideal para todas as organizações.
A escolha depende das características do acervo, da rotina operacional e das necessidades de consulta das informações.
Antes de definir um modelo, vale considerar alguns fatores:
Quanto maior o volume documental e a necessidade de acesso rápido às informações, maior tende a ser a importância de processos padronizados e ferramentas de apoio à gestão documental.
Na prática, a escolha do método costuma variar conforme o porte da empresa e a complexidade da operação.
Pequenas empresas geralmente adotam métodos mais simples, como o alfabético ou cronológico. Já organizações com grande volume documental costumam combinar diferentes métodos para atender às necessidades de cada área.
Em ambientes digitais, essa flexibilidade é ainda maior, permitindo organizar documentos por nome, assunto, data, número de registro ou outros critérios simultaneamente.
Por isso, mais importante do que escolher um único método é definir uma lógica de organização que faça sentido para a operação da empresa e seja seguida de forma padronizada.
Quando os documentos são armazenados sem critérios definidos, tarefas simples podem levar mais tempo do que o necessário. Informações demoram a ser localizadas, diferentes áreas passam a utilizar padrões distintos de organização e o controle sobre o acervo se torna cada vez mais difícil.
Uma estrutura de arquivamento bem definida ajuda a evitar esses problemas e gera benefícios que impactam diretamente a rotina da empresa.
Entre os principais benefícios estão:
Quando os documentos estão organizados, as equipes gastam menos tempo procurando informações e conseguem responder com mais rapidez às demandas internas e externas.
Escolher um método de arquivamento é apenas parte do processo.
O verdadeiro desafio está em manter a organização do acervo ao longo do tempo, garantindo que os documentos permaneçam acessíveis, protegidos e fáceis de localizar sempre que necessário.
É justamente nesse cenário que a Arquivar apoia empresas na gestão completa dos documentos físicos e digitais.
Com soluções especializadas para guarda documental, controle de acervos físicos e rastreabilidade das informações, a empresa ajuda organizações a reduzir espaços ocupados por arquivos, melhorar o acesso aos documentos e aumentar o controle sobre todo o ciclo de vida documental.
Entre as soluções oferecidas estão:
Dessa forma, sua empresa ganha mais organização, visibilidade e segurança sobre as informações, independentemente do volume documental armazenado.
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