Com novas necessidades, surgem novas soluções. Assim, desde a primeira revolução industrial, não há nada que permaneça imutável no mundo dos negócios, afinal, as formas de trabalhar sempre evoluem. A automação de processos e a virtualização estão aí para provar como as tecnologias otimizam os procedimentos e os recursos empresariais.
Em se tratando de dois conceitos importantes e interligados, é válido entender quais são seus pontos de convergência e quais aspectos os diferenciam. Portanto, neste artigo, vamos aprofundar no assunto e explicar os benefícios dessas abordagens.
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A automação de processos refere-se ao uso de tecnologia para realizar tarefas ou processos de forma automática, sem a necessidade de intervenção humana constante. Sabe aquelas tarefas repetitivas ou até mesmo burocráticas? Pois bem, elas podem ser otimizadas por meio de softwares e sistemas que as realizam com mais precisão e menos tempo gasto.
E isso vai desde as atividades mais simples, como responder a perguntas frequentes dos clientes, até as mais complexas, como a análise de dados. Dessa forma, o fluxo de trabalho melhora significativamente, sobretudo porque, com a automação, sua empresa passa a aplicar uma das técnicas de BPM (Business Process Management), isto é, o gerenciamento de processos de negócio.
A chamada “Automação 4.0” refere-se a uma abordagem avançada de automação, que está alinhada com os princípios e conceitos da Indústria 4.0. Esse termo está vinculado à transformação digital e ao uso intensivo de tecnologias emergentes para otimizar processos industriais e de negócios.
De modo geral, a abordagem integra tecnologias digitais, como Internet das Coisas (IoT), inteligência artificial, big data e computação em nuvem, para transformar a maneira como os processos industriais são concebidos, monitorados e executados.
Aplicar a automação de processos e tarefas significa, principalmente, ter mais agilidade nas atividades empresariais. No entanto, os benefícios vão além. Confira:
Uma vez entendido o que é automação de processo, resta tomar conhecimento sobre a virtualização e, assim, identificar os pontos em comum entre os dois termos. A virtualização é uma abordagem que visa concentrar no meio virtual os processos físicos ou operacionais executados na empresa.
Por exemplo, transferir arquivos para a nuvem e fazer a gestão eletrônica de documentos, ou implementar ferramentas de trabalho para as equipes atuarem em home office sem prejudicar o andamento das tarefas.
Uma das áreas que mais aplica a virtualização é a da tecnologia da informação (TI). Sendo assim, trata-se de uma prática fundamental na modernização da infraestrutura desse departamento, envolvendo a criação de ambientes virtuais para as operações já existentes no setor.
A virtualização de servidores e centros de dados (data centers) refere-se à criação de várias máquinas virtuais em um servidor único, e cada uma dessas máquinas vai funcionar com seu próprio sistema operacional. Em outras palavras, utiliza-se apenas um hardware para distribuir funções distintas a cada máquina virtual.
A virtualização, assim como a automação, pode aumentar a eficiência operacional e ainda gerar as seguintes vantagens:
Agora que já entendemos os dois conceitos, podemos traçar seus pontos de convergência e entender o que os difere. Bom, tanto a automação de processos quanto a virtualização são práticas capazes de tornar a sua empresa mais eficiente e gerar economia. Isso porque as tarefas realizadas por inteligência artificial, por exemplo, promovem mais agilidade.
A mesma lógica se aplica aos processos virtuais em comparação com os físicos. Imagine procurar um documento específico em meio a uma sala lotada de arquivos físicos. Ainda que os papéis estejam devidamente organizados, é fato que a tarefa levará um tempo maior do que se for realizada virtualmente, em um sistema de gestão documental.
Outra similaridade entre as duas abordagens é que fazem parte da metodologia BPM. Ambos eliminam atividades redundantes, geram automação e controle, promovem segurança de dados e otimizam o fluxo de trabalho (workflow).
Por outro lado, nota-se que os focos das práticas são diferentes. Enquanto a automação de processos se concentra nas tarefas operacionais, a virtualização aposta na criação de ambientes virtuais que possam replicar os físicos.
Além disso, a automação pode ser aplicada a uma ampla variedade de processos, desde tarefas simples até fluxos de trabalho complexos. A virtualização, por sua vez, é mais específica para recursos de hardware.
Afinal, automação e automatização são sinônimos? A resposta é: não! Embora os termos sejam muito parecidos e até haja relação entre eles, existe uma diferença sutil que merece atenção.
Primeiramente, a automação está ligada à realização automática não só de tarefas, como também de processos inteiros, sem que a força humana precise atuar constantemente. Isso significa que o sistema consegue aprender com sua inteligência artificial, o que é chamado de machine learning.
Já a automatização é um recurso que ajuda no trabalho humano, mas não o dispensa. É muito comum ver o termo em contextos como automatização de processos industriais, onde robôs realizam a montagem de produtos, o que antes era feito por mãos humanas.
Como dissemos, a diferença é sutil, mas basta pensar que a automação refere-se a processos automatizados providos de inteligência tecnológica.
Diversos são os recursos para a automação de processos, portanto, é fundamental escolher as ferramentas adequadas ao contexto empresarial e aos seus objetivos de negócio. Abaixo, demonstramos algumas ferramentas e tecnologias comumente utilizadas para automação.
Uma plataforma utilizada para marketing digital que permite a criação e o disparo de campanhas por e-mails personalizados e segmentados. A ferramenta também fornece análises detalhadas sobre o desempenho das campanhas, incluindo taxas de abertura, cliques, segmentação do público e outros dados relevantes.
O Slack é uma plataforma de comunicação colaborativa projetada para equipes e empresas. Ela oferece uma maneira eficiente de os colaboradores se comunicarem em canais organizados, compartilharem arquivos, realizarem chamadas e integrarem uma variedade de aplicativos para melhorar a colaboração.
O Business Process Management (BPM) é uma metodologia fundamental para gerenciar os processos de negócios de uma organização, visando aprimorar a eficiência e alcançar objetivos estratégicos. O uso de softwares especializados em BPM é essencial para automatizar, integrar e otimizar esses processos, proporcionando maior controle, visibilidade e agilidade nas operações empresariais. Esses softwares facilitam a documentação, análise e melhoria contínua dos processos.
Para adotar a automação e a virtualização na sua empresa, é primordial traçar uma estratégia e um plano de ação bem elaborado. Para tanto, vale a pena seguir estes passos:
Faça uma avaliação abrangente dos processos existentes na empresa. Identifique áreas que podem se beneficiar da automação, priorizando aquelas que envolvem tarefas repetitivas, suscetíveis a erros ou que consomem muito tempo.
Quanto à virtualização, especificamente, avalie a infraestrutura de TI, identificando servidores, redes e recursos de armazenamento. Entenda as demandas atuais e futuras para determinar a melhor abordagem de virtualização.
Estabeleça objetivos claros para as mudanças necessárias, como redução de custos, aumento da eficiência, melhoria na qualidade ou aceleração do tempo de entrega. Com eles, você poderá avaliar futuramente o sucesso da implementação.
Selecione as ferramentas adequadas às necessidades específicas da empresa. Isso pode incluir o método BPM (Gestão de Processos de Negócios) ou outras soluções especializadas. Também é essencial escolher a plataforma ideal para realizar a virtualização, a depender da demanda da organização.
Garanta que as novas soluções implementadas possam se integrar facilmente aos sistemas e aplicativos utilizados na empresa. Assim, todos os sistemas e softwares poderão operar integradamente, possibilitando a eficácia da implementação.
Proporcione treinamento adequado para a equipe que estará envolvida na utilização e manutenção das soluções de automação de processos e virtualização. Certifique-se de que todos compreendam os benefícios e saibam como trabalhar com as novas ferramentas, principalmente o time de TI, no caso da virtualização.
Por fim, para ter a certeza de que as ferramentas estão gerando efeitos positivos, acompanhe o desempenho dos processos automatizados. Com sistemas de monitoramento, você terá dados concretos para identificar oportunidades de melhoria contínua e otimização.
Já não é novidade que uma infinidade de tarefas podem ser automatizadas, certo? Desde a primeira revolução industrial, com a automatização de processos industriais, os recursos vêm evoluindo rapidamente.
Hoje em dia, a automação de processos se concentra no uso de ferramentas como a inteligência artificial, sendo esta uma das principais tendências. A integração com inteligência artificial e aprendizado de máquina amplia suas capacidades, sendo de grande auxílio para o trabalho humano.
Também podemos citar a automação de fluxos de trabalhos colaborativos, visando a otimização de processos que envolvem interações entre diferentes partes da organização. Já no que se refere à virtualização, as tendências indicam uma mudança contínua em direção a ambientes mais dinâmicos, flexíveis, sobretudo com a criação de infraestruturas mais adaptáveis e escaláveis.
A edge computing, que significa “computação em borda”, permite que os dados sejam processados mais próximos dos dispositivos e sensores, ou seja, mais perto da “borda” da internet. Assim, é possível reduzir a latência e melhorar o desempenho do processamento de informações.
Neste artigo, desvendamos pontos-chave sobre a automação de processos e a virtualização, explicando conceitos e destacando avanços significativos em ambas as áreas. É notável que as abordagens contribuem amplamente para o crescimento das empresas, especialmente aquelas que vêm passando pela transformação digital e dependem de serviços de TI.
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