Estamos na época do Imposto de Renda, e é essencial que as empresas entreguem corretamente os informes de rendimentos aos funcionários e clientes no caso de instituições financeiras por exemplo. Este documento permite aos colaboradores e clientes enviarem a sua declaração do IR de forma correta, conforme exige a Receita Federal. O não envio desses documentos nos prazos ou o envio de dados incorretos, pode acarretar em multas e processos.
Para evitar problemas com os colaboradores, clientes e até com a Receita Federal, vamos explicar os prazos, as penalidades, até quando guardar os documentos de IR e a importância de manter esses documentos organizados.
As empresas devem entregar o informe de rendimentos até o último dia útil de fevereiro do ano seguinte ao ano-calendário. Para os rendimentos de 2024, o prazo final é 28 de fevereiro de 2025.
Se a empresa não entregar no prazo, pode receber uma multa por atraso de R$ 41,43 por documento não enviado. Em um primeiro momento, pode parecer pouco, mas se tratando de documentos tributários, o seu volume por pessoa costuma ser bem grande, transformando esses R$ 41,43 em valores bem maiores. Além disso, se houver erros ou omissões nas informações, as penalidades podem ser ainda maiores, incluindo auditorias e autuações fiscais.
Após o envio dos informes, a empresa deve guardar os documentos fiscais relacionados ao Imposto de Renda por pelo menos cinco anos. Esse prazo começa a contar no ano seguinte à entrega da declaração dos rendimentos recebidos.
Por exemplo, se a declaração for de 2024 os documentos serão do ano passado, 2023, os documentos devem ser guardados até 31 de dezembro de 2029. O armazenamento pode ser feito de forma física ou digital, desde que os arquivos possam ser acessados quando necessário.
Se a empresa não entregar ou entregar com erros os informes de rendimentos, a Receita Federal pode cobrar tributos atrasados, com juros e correção monetária. Além disso, multas adicionais podem prejudicar a saúde financeira da empresa e sua reputação no mercado.
Empresas que não cumprem as obrigações fiscais podem ter dificuldades para conseguir crédito, participar de licitações e fechar negócios com outras empresas, dependendo da natureza do negócio, pode inclusive ir contra normas regulatórias, o que pode gerar perda de licenças e parar o negócio como um todo. Lembra dos R$ 41,43 por documento, esse custo pode se tornar muito maior e comprometer o funcionamento da empresa.
Hoje, é possível ter todos os documentos e dados tributários digitalizados, e realizar a sua gestão e auditoria de forma automática utilizando um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou GED (Saiba tudo sobre GED clicando aqui).
A Digitalização de documentos aliada a um Sistema GED, pode facilitar toda a sua gestão de documentos, impactando positivamente no seus processos e logo em seu negócio como um todo. O GED permite controle de acessos aos dados e documentos, auditorias, e envio rápido de informações. Desta forma, é possível entregar os informes de rendimentos de forma digital.
A entrega digital é mais rápida, segura e econômica, evitando custos com impressão e extravio de documentos. Além disso, o GED tem rastreabilidade de todos os seus documentos e dados, mitigando o envio de informações erradas. Desta forma, os funcionários e clientes podem acessar facilmente seus informes, e a empresa reduz o custo de processamento desses dados, além de reduzir as chances de erros.
Entregar os informes de rendimentos no prazo e manter os documentos arquivados da maneira correta por cinco anos evita multas e problemas com a Receita Federal. Além disso, a rastreabilidade dos dados e documentos garantem mais segurança e facilidade em auditorias. A digitalização facilita esse processo, reduz custos e melhora a organização. Com tudo em ordem, a empresa evita complicações e pode focar no seu negócio.
Não corra riscos desnecessários! Organize sua documentação e mantenha sua empresa em dia com a Receita Federal.
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