Atualmente, transações comerciais acontecem a uma velocidade impressionante, e as regulamentações exigem um olhar atento quanto à administração correta de documentos. Diante desse contexto, o gerenciamento de contratos surge como um elemento crítico para o sucesso e comprometimento das organizações.
Contratos são os alicerces das interações comerciais, afinal, eles definem direitos, responsabilidades e compromissos entre as partes envolvidas. Uma vez assinados, significa que contratante e contratado estão cientes dessas determinações, e o documento passa a ter valor comprobatório.
Portanto, administrar esses acordos com eficiência e precisão é essencial para evitar riscos, otimizar recursos e garantir o cumprimento das obrigações contratuais.
Imagine uma empresa sem um sistema sólido de gestão desses documentos. Títulos importantes poderiam ser perdidos ou negligenciados, prazos poderiam ser ignorados e cláusulas vitais poderiam ser mal interpretadas.
O resultado? Riscos legais, perdas financeiras e oportunidades comerciais desperdiçadas. Essa realidade é inaceitável em um mundo empresarial altamente competitivo e orientado por dados.
Pensando nessa problemática, neste guia completo, abordaremos os aspectos mais importantes do processo de controle de contratos.
Ao longo do conteúdo, discutiremos o conceito de gerenciamento desses arquivos, explorando suas nuances e importância. Além disso, destacaremos as vantagens cruciais que essa gestão proporciona às empresas, desde a redução de custos até o aumento da conformidade regulatória.
Para tornar este guia ainda mais valioso, apresentaremos orientações práticas sobre como as empresas podem implementar com sucesso um sistema eficaz para administrar contratos.
Vamos lá? Boa leitura!
O gerenciamento de contratos é um processo estratégico e organizado que envolve o planejamento, a execução e o monitoramento de todos os aspectos relacionados aos contratos de uma empresa ao longo de seu ciclo de vida.
A prática visa garantir que eles sejam administrados de forma eficaz, desde sua criação até sua conclusão, para maximizar o valor e minimizar os riscos para o negócio.
Para isso, é necessário empregar recursos administrativos que possibilitem acompanhar as fases do documento. Além disso, é através da gestão de contratos que se verifica se o acordo tem sido cumprido pelas partes.
Entender o ciclo de vida dos contratos é essencial para otimização do processo. O CLM (Contract Lifecycle Management ou gerenciamento do ciclo de vida do contrato, em português) reduz riscos e garante o sucesso de acordos comerciais.
O ciclo de vida desse tipo de documento refere-se ao conjunto de estágios pelos quais o arquivo passa desde sua concepção até sua conclusão ou rescisão. Essas fases variam dependendo da complexidade e dos requisitos específicos das partes envolvidas, mas incluem geralmente as seguintes etapas:
Conforme a tabela de temporalidade documental, os documentos de acordo passam por três etapas.
Quer saber mais sobre tabela de temporalidade de documentos? Nossos especialistas falam mais sobre isso, confira:
Contratos são uma parte fundamental da atividade comercial e legal, podendo assumir várias formas, dependendo da natureza da transação.
Ele deve especificar claramente o propósito da transação — que pode ser a compra e venda de bens ou serviços — além de trazer detalhes como preços, responsabilidades, condições de pagamento e outras informações.
Isso significa que são documentos valiosos, os quais devem ser guardados de maneira adequada para garantir que o acordo estabelecido foi cumprido na prática.
Os contratos têm implicações legais significativas, portanto, se uma das partes não cumprir os termos, configura-se uma violação contratual. Nesse caso, a outra parte pode buscar reparação legal, que pode incluir compensação financeira, execução forçada do compromisso ou outras medidas apropriadas.
É por isso que o gerenciamento de contratos é indispensável para as empresas, pois possuem validade jurídica, o que é extremamente relevante diante de eventuais descumprimentos. Além disso, a gestão adequada desses documentos ajuda a manter um registro completo e transparente das transações comerciais.
Ou seja, se houver uma disputa legal em torno de alguma relação comercial pré-estabelecida, o termo de negociação é o registro mais importante na resolução do ocorrido.
A renovação ou encerramento de um contrato depende das cláusulas especificadas no contrato em questão.
Geralmente, a maioria dos contratos tem datas de término definidas. Para renovar, é indicado seguir o procedimento estipulado no contrato, como notificar a outra parte com antecedência e possivelmente negociar termos atualizados.
Em casos de rescisões antes do prazo de validade dos contratos, geralmente existem cláusulas que descrevem as circunstâncias em que o mesmo pode ser rescindido, bem como as consequências dessa rescisão.
Caso, tenha alguma dúvida sobre o processo específico para o seu contrato, é indicado consultar o jurídico de sua empresa.
Os contratos têm várias implicações legais e regulatórias, que podem variar conforme a jurisdição e o tipo de contrato. Alguns pontos gerais incluem:
A má gestão de contratos pode resultar em uma série de problemas e desafios para as empresas. Isso pode não só afetar a eficiência operacional e a reputação do negócio, como também levar a questões legais.
Veja como o gerenciamento de contratos, quando mal executado, pode trazer consequências para a sua empresa:
As vantagens do gerenciamento de contratos incluem:
Quando falamos em gestão de termos de negociação, naturalmente associamos essa tarefa a setores como financeiro ou RH, que de fato possuem forte relação com esses documentos.
No entanto, diversos são os departamentos de uma empresa que podem lidar com documentos contratuais, em maior ou menor grau.
Entre eles, o que mais se destaca é o setor jurídico, que desempenha um papel fundamental na redação, revisão e negociação de contratos. É deste departamento que vem a garantia de que os negócios estejam conforme as leis e regulamentos aplicáveis e que os interesses legais da empresa sejam protegidos.
Também podemos mencionar o setor de compras, responsável por adquirir bens e serviços externos como suprimentos para a empresa. É um departamento que frequentemente lida com contratos de fornecimento, acordos de compra, de prestação de serviços e relacionados a aquisições.
Junto a ele, a equipe de vendas muitas vezes está envolvida na negociação com clientes, fornecedores e parceiros de negócios. O departamento é responsável por garantir que os termos do trato atendam aos objetivos de vendas da companhia e às expectativas do cliente.
É importante notar que a extensão da participação de cada departamento pode variar de empresa para empresa.
Em algumas organizações, especialmente as de grande porte, pode haver equipes dedicadas exclusivamente ao gerenciamento de contratos. O grau de envolvimento de cada departamento dependerá da estrutura organizacional e das necessidades específicas do negócio.
Há uma variedade de tipos de contratos utilizados para atender às diferentes necessidades e transações que ocorrem na sociedade moderna.
Portanto, conheça, agora, alguns dos tipos mais comuns, cada um com sua própria finalidade e características distintas:
Ele estabelece os termos e condições para a compra e venda de bens, como imóveis, veículos ou produtos. Geralmente, inclui informações sobre preço, condições de pagamento, prazos de entrega e outros detalhes relevantes.
Trata-se de um termo usado quando uma empresa fornece produtos ou materiais a outra. Ele especifica as responsabilidades mútuas, incluindo qualidade, quantidade, preço e prazos de entrega.
É utilizado quando uma pessoa ou empresa presta serviços a outra. Ele define os detalhes do serviço, remuneração, prazos, obrigações e outras condições relacionadas à prestação de serviço.
O documento é um acordo entre um empregador e um funcionário, que estabelece os termos e condições do emprego. Isso pode incluir informações sobre salário, horário de trabalho, responsabilidades e benefícios.
É usado quando uma empresa contrata outra para realizar determinadas atividades ou serviços em seu nome. Ele estabelece as obrigações da empresa contratante e da contratada, incluindo custos e prazos.
Define os termos de uma apólice de seguro. Ele descreve os riscos cobertos, prêmios, franquias e outras condições relacionadas à cobertura de seguros.
Ele estabelece os termos em que uma pessoa ou empresa empresta dinheiro a outra. Inclui informações sobre a taxa de juros, os prazos de pagamento e as garantias.
É usado para proteger informações confidenciais ou segredos comerciais. Ele estabelece que as partes envolvidas não podem divulgar informações específicas a terceiros.
Regula o aluguel de bens imóveis, como apartamentos, casas ou espaços comerciais. Define os termos do aluguel, incluindo valor, duração e responsabilidades das partes.
Esse, por fim, é usado quando uma empresa (franqueadora) concede a outra (franqueada) o direito de operar um negócio com base em sua marca, modelo de negócios e suporte. Estabelece os termos da franquia, taxas, obrigações e direitos.
Lembre-se de que a redação e os detalhes específicos de cada negociação podem variar segundo as necessidades das partes envolvidas e as leis locais. É importante buscar orientação legal ao elaborar ou assinar quaisquer documentos.
A gestão documental é um dos alicerces da administração de empresas e, dentro dela, temos o gerenciamento de contratos como um ponto crucial. Dada a importância desses acordos, eles devem ser guardados e manuseados de modo que permaneçam úteis mesmo após o vencimento ou encerramento.
Sendo assim, adotar medidas de gerência deve ser uma prioridade no seu negócio. Para te ajudar nessa missão, apresentaremos uma estrutura passo a passo para implementar um sistema eficaz de gestão. Acompanhe!
O primeiro passo para estruturar o controle é entender com quais tipos de contratos sua empresa lida.
Na prática, é necessário fazer um levantamento dos departamentos que recebem ou emitem esse tipo de documento e, inclusive, analisar como os termos são organizados atualmente na empresa. Dessa forma, será possível identificar gargalos e estabelecer critérios que funcionem para a realidade da empresa.
Antes de começar, também é fundamental estabelecer políticas e procedimentos claros para orientar a equipe. Isso inclui definir quem é responsável por quais tarefas, como revisão, negociação e arquivamento.
As políticas também devem abordar questões como conformidade regulatória e padrões de documentação.
Feitos os dois passos iniciais, realize uma auditoria para identificar todos os contratos existentes na organização. Isso inclui combinados com fornecedores, clientes, funcionários e outros parceiros de negócios.
Catalogue esses documentos em um sistema centralizado para fácil acesso e gerenciamento. É válido adotar um critério de classificação para otimizar a organização, seja por data de emissão, setor responsável, ordem alfabética ou outra forma de categorização de arquivos.
A digitalização é uma medida cada vez mais necessária no mundo corporativo. Afinal, o volume de informações geradas é crescente e, com documentação em papel, há uma série de riscos para a empresa, além do arquivo físico vir se tornando um método defasado.
Uma vez digitalizados, o controle de contratos ganha uma nova roupagem, principalmente porque estarão centralizados em um sistema virtual e haverá maior controle sobre eles.
Um sistema de gestão centralizado é essencial para a eficácia da administração de contratos. Pode ser um software de gerenciamento de documentos, como o GED (Gestão Eletrônica de Documentos).
O importante é que o programa permita armazenar, organizar e acessá-los de forma segura e prática. Certifique-se de que o sistema ofereça controle de versões, rastreamento de alterações e funcionalidades relacionadas ao ciclo de vida dos documentos.
Entenda mais sobre a gestão de documentos digitais:
A digitalização vem acompanhada de outros recursos eletrônicos, como as assinaturas digitais. Utilizar esse recurso agiliza o processo de assinatura de contratos, economizando tempo e dinheiro. Muitos sistemas oferecem integração com ferramentas de assinatura digital, garantindo a autenticidade e a legalidade das assinaturas.
A tecnologia pode auxiliar no gerenciamento de contratos de várias maneiras, destacamos aqui algumas ferramentas que facilitam a gestão:
Essas tecnologias em conjunto oferecem maior eficiência, controle, rastreabilidade e segurança no gerenciamento de contratos, contribuindo para a gestão eficaz do ciclo de vida dos contratos em uma organização.
O ArqGed é o software de gestão documental e de processos (BPM) da Arquivar. Seus 7 módulos, quando usados em conjunto, possibilitam a gestão completa de seus contratos.
Ele utiliza a abordagem BPMN (Business Process Model and Notation) para criar uma linguagem comum de modelagem de processos de negócios, assim é possível criar fluxos personalizados, incluindo tarefas de autorizações e execução de assinatura eletrônica e digital, conforme o tipo de contrato.
Crie seu contrato diretamente na plataforma e defina o fluxo das pessoas responsáveis, liberações e ponderações necessárias para cada etapa de criação e assinatura. Notifique as pessoas da forma mais estratégica para o processo correr da maneira mais rápida e assertiva possível.
Com o ArqFlow, é possível desenhar processos personalizados para as demandas de cada setor, garantindo:
Suponha que uma empresa de manufatura esteja celebrando um contrato de fornecimento com um novo fornecedor. O fluxo de assinatura de contrato pode seguir esta a seguinte ordem:
Imagine que, se por algum descuido ou falta de processo bem desenhado, o Diretor Financeiro receba o contrato para assinatura Gerente de Compras, e este mesmo contrato tem equívocos sobre os termos da venda e erros de valores.
As consequências são diversas, como: atraso na compra, desentendimento entre os setores e, até mesmo, atraso na produção, por falta de insumos que o fornecedor providenciaria.
Tudo isso poderia ser resolvido com um simples fluxo pré-determinado de assinaturas.
Com o ArqFlow é viável administrar e direcionar o processo do início ao fim, mas ele pode fazer ainda mais. É possível integrar a solução de maneira a outros módulos, como o ArqSign, para assinaturas com validade jurídica.
Além disso, o ArqFlow pode se integrar ao ArqAudit para controlar prazos e verificar a presença de documentos. Todos esses módulos compõem uma solução unificada, o software ArqGED, onde os documentos e informações estão sempre centralizados em uma única plataforma.
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