Os benefícios originados pela transformação digital para empresas são imensuráveis, o segmento educacional, em especial as instituições de ensino superior privadas, está entre os que mais podem se beneficiar das tecnologias digitais devido aos excessos de processos burocráticos na gestão de documentos dos alunos e funcionários, possuindo muitos conteúdos de papel, tornando o acervo acadêmico digital nas instituições um grande ganho e diferencial estratégico.
Transformação digital pode ser definida como uma evolução onde as instituições fazem uso da tecnologia para otimizar suas rotinas, potencializando atividades e melhorando o dia a dia para o cumprimento das tarefas. A velocidade com que as empresas a realizam, dependerá da mentalidade institucional ou do contexto ao qual ela está inserida. No caso das instituições acadêmicas, há um fator impositivo para a transformação digital: A legislação.
As instituições de ensino superior privadas no Brasil passam por um dos maiores marcos de suas histórias após as recentes portarias publicadas pelo Ministério da Educação, onde todas precisarão criar um acervo acadêmico digital, tornando seus processos mais fáceis e ágeis de serem auditados pelo órgão.
A corrida neste mercado devido ao prazo apertado do MEC, fez com que diversas empresas especializadas em gestão de documentos desenvolvessem soluções personalizadas e direcionadas para o cumprimento dos critérios da Portaria 315. E os processos de contração das soluções acabam sendo levados por avaliações superficiais das ferramentas para criação do acervo acadêmico digital.
A grande maioria é ofertada apenas para o cumprimento das regulações federais, deixando de lado critérios como performance e estabilidade, além de não levar a experiência do usuário em consideração para possibilitar uma navegabilidade segura e ágil, principalmente dos alunos que serão os maiores beneficiados com a à acessibilidade dos documentos em casos de conclusão do curso, descredenciamento, transferência e extinção das matrículas, além de outras obrigações que a instituição precisará cumprir para atendê-los.
O cumprimento das normas legais deve ser um dos principais motivos para a transformação do acervo acadêmico digital, mas os benefícios que essa transformação deverá, obrigatoriamente gerar, não podem ser ignorados nos processos de contração das soluções.
As práticas de digitalização de documentos e a gestão dos mesmos envolvem sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que devem permitir ao gestor estabelecer determinados controles de acesso, definindo pessoas autorizadas para consultar as informações acadêmicas previamente permitidas de serem consultadas.
A busca otimizada das informações, deve permitir a localização prática de arquivos ao digitar uma palavra relacionada ao conteúdo.
A acessibilidade deverá ser de qualquer lugar, devido ao sistema ser baseado em armazenamento em nuvem.
A otimização dos processos e rotinas deve ser perceptível devido a pouca ou nenhuma manipulação de papéis devido a digitalização dos documentos e a transformação do acervo acadêmico em digital.
Uma ferramenta online permite o acesso e a indexação de documentos digitalizados, oferecendo mobilidade aos profissionais para trabalhar de onde desejam e de onde a instituição necessita.
A consulta e prestação online das informações no acervo acadêmico digital, torna-se mais intuitiva com a digitalização dos documentos, praticamente, em muitos casos, eliminando a necessidade do atendimento presencial.
Fato é que mesmo com as imposições legais quanto ao gerenciamento do acervo acadêmico nas IES e o fim do prazo estabelecido se aproximando, muitas instituições ainda não bateram o martelo quanto a criação de um acervo acadêmico digital de documentos.
A Portaria 315/2018, que revogou a Portaria 1224/2013, regula e estabelece critérios para a criação do acervo acadêmico digital nas instituições de ensino, bem como os prazos para tal digitalização do acervo. De forma simples, documentos e informações que compõem o acervo acadêmico devem ser convertidos para o meio digital em 24 meses, contados da edição da portaria. A data final seria abril de 2020.
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