Em qualquer setor do mercado, a organização e o uso de um sistema de gestão de documentos é essencial para manter a operação em bom funcionamento. Quando falamos de agronegócio, estamos lidando com uma quantidade imensa de informações que devem ser gerenciadas de forma eficiente.
Somente assim, é possível garantir a transparência, o sucesso dos processos e a qualidade dos produtos que chegam à mesa do consumidor.
Este departamento, muitas vezes, lida com operações complexas que envolvem diversos componentes. Documentos de terras e propriedades, contratos de vendas e compras, relatórios de produção, registros de manutenção e inspeção são apenas alguns exemplos.
Portanto, a gestão eficiente de documentos pode trazer uma série de benefícios para o agronegócio, incluindo economia de tempo, redução de erros e maior eficiência operacional.
Neste artigo, vamos explorar a importância da gestão documental no agronegócio e quais são os benefícios de um sistema eficiente. Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura!
Antes de tudo, saiba que um sistema de gestão de documentos é uma solução digital que serve para otimizar o manuseio dos arquivos em todo o seu ciclo de vida. O software possibilita a criação, o armazenamento, a organização, o gerenciamento e a recuperação de informações.
Esses sistemas são vitais para muitas organizações, pois permitem um acesso rápido e fácil às documentações, melhorando a eficiência operacional de negócios. Eles também ajudam a garantir a conformidade com as leis e regulamentos ao manter um registro de todas as ações tomadas em relação a um documento específico.
Em resumo, um sistema de gerenciamento de documentos é uma ferramenta que pode transformar o modo como uma organização lida com suas informações e processos.
Conforme citamos acima, a gestão documental é um elemento indispensável para qualquer setor, incluindo o agronegócio. Nesta área, aliás, a a tramitação e armazenamento de documentos são pontos importantíssimos em termos de segurança na cadeia produtiva, transparência, qualidade de insumos e produtos finais, entre outros fatores.
A seguir, selecionamos algumas etapas que você pode seguir para implementar um sistema de gestão documental eficaz. Confira!
Comece identificando os tipos de documentos que sua organização produz. No agronegócio, toda a cadeia produtiva envolve documentações, como contratos, faturas, registros e notas fiscais.
Além deles, há outros tipos que devem ser emitidos e armazenados, como os exemplos abaixo, que dizem respeito à gestão de documentos para exportação:
Mesmo os negócios mais simples precisam de dedicação quanto à gestão documental. No caso daqueles que atuam com agricultura familiar, é necessário ter o Documento de Aptidão ao PRONAF (DAP). Ele identifica agricultores familiares aptos a receberem financiamento através Programa Nacional de Fortalecimento da Agricultura Familiar.
Outro exemplo é o Guia de Trânsito Animal (GTA), necessário para o transporte de animais entre diferentes localidades, garantindo que os padrões sanitários sejam atendidos adequadamente. Também é importante ter uma ficha de controle de equipamento de proteção individual, a fim de garantir e comprovar o uso de EPIs durante o trabalho.
Todas as empresas devem ter um processo padronizado em relação à documentação, de modo que não haja nenhuma divergência em termos de criação e guarda de documentos. Inclusive, os procedimentos adotados devem ser seguidos por todos os funcionários para garantir a consistência.
Isso inclui várias etapas, como a criação, revisão, aprovação e distribuição de documentos. Nesse sentido, é necessário definir colaboradores responsáveis pela emissão de documentos e garantir o acesso àqueles que precisam de determinado arquivo para exercer sua função.
Também é importante estabelecer os modos de armazenamento. Existem várias formas de ordenar os arquivos, entre elas a ordem alfabética e a ordem cronológica. Com isso, é necessário nomear os arquivos de modo que sua localização seja fácil.
Esse tipo de organização é fundamental para que as informações sejam categorizadas, mantidas em segurança e que não haja perdas e extravios.
Após a criação dos documentos, eles precisam ser armazenados de maneira segura. O sistema de armazenamento e gerenciamento deve ser acessível e fácil de usar, além de possuir recursos que garantam a conformidade com as leis e a proteção das informações.
Com um software completo, é possível otimizar o gerenciamento de informações e processos no seu negócio.
Um bom sistema de controle de documentos é capaz de transformar a realidade de uma organização. Algumas das vantagens que o agronegócio pode ter com a gestão documental eficiente são:
Ao considerar todas essas vantagens, fica claro que um bom sistema de gestão de documentos pode trazer melhorias significativas para o agronegócio.
Registros de plantio, recibos de compra de insumos, relatórios de inspeção, faturas de despacho, comprovantes de entrega… tudo isso é importante para o agronegócio e, estando tudo em ordem, o consumidor pode ter confiança no produto.
Apesar do grande volume de arquivos, o gerenciamento não precisa ser uma dor de cabeça para o setor. Se seu negócio conta com um sistema de gestão de documentos completo e eficaz, como a ArqGED, nosso software de gerenciamento eletrônico de documentos, essa tarefa será mais simples do que você imagina.
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