A perda de documentos é um dos grandes riscos que uma empresa corre ao armazenar seus arquivos de forma inadequada. Parece uma tarefa simples, mas a guarda documental requer cuidados específicos para evitar desgastes nos papéis, extravios e outros perigos dessa natureza.
Entre as consequências desse problema, estão a perda de tempo e de dinheiro, bem como a possibilidade de multas e autuações por parte do governo, além de outras questões que podem ser evitadas. Portanto, realizar uma gestão documental especializada é a melhor maneira de se prevenir, a fim de manter a ordem e a segurança dos dados empresariais guardados fisicamente.
Nesta leitura, você aprenderá mais sobre o assunto e conhecerá uma solução eficaz para guardar e gerenciar os documentos do seu negócio de modo eficaz. Continue conosco!
Com o crescente volume de dados gerados diariamente, muitas organizações enfrentam dificuldades em manter seus registros organizados e acessíveis. Isso pode resultar em falhas capazes de impactar diretamente a produtividade e a reputação da companhia.
>> Entenda a importância da guarda de documentos para a sua empresa!
O armazenamento de documentos não é tão simples quanto aparenta ser, visto que uma série de cuidados devem ser tomados para evitar a perda de documentos. Quando não são devidamente guardados, os arquivos físicos ficam sujeitos a questões que muitos gestores sequer imaginam.
A seguir, vamos apresentar as principais causas de perda documental nas empresas. Confira!
É natural que o papel sofra degradação com o passar dos anos devido à sua composição química, e as folhas podem ficar amareladas e mais sensíveis. Da mesma forma, a tinta também é suscetível ao desgaste, causando desbotamento e perda de informações.
Esses fatores são especialmente preocupantes em ambientes onde os arquivos não recebem os devidos cuidados. Nesse contexto, a perda de documentos ocorre por se tornarem ilegíveis ou fragilizados a ponto de se desintegrarem.
O local de armazenamento de documentos precisa ser devidamente climatizado. A temperatura ideal garante a integridade dos papéis e da tinta, pois evita danos causados por excesso de calor ou de frio.
Quando o ambiente é excessivamente quente, há risco de acelerar o envelhecimento do papel e causar a descoloração das tintas. Já o frio extremo pode tornar o papel quebradiço, além de que as variações de temperatura também podem prejudicar permanentemente os arquivos impressos.
A perda de documentos pode ser total ou parcial diante de um alto índice de umidade no espaço de armazenamento.
Um ambiente muito úmido pode ter como origem as condições climáticas, como a alta incidência de chuvas, ou a geografia da região, como a presença de lagos, rios ou mar. Também pode resultar de problemas estruturais, como infiltrações nas paredes, telhados comprometidos, entre outros.
Nesse caso, a exposição prolongada dos arquivos a um local com essas características favorece o surgimento de mofo e bolor, levando à degradação dos documentos.
A exposição prolongada à luz artificial também é um fator a ser considerado na guarda de documentos. Quando os níveis de iluminação ou luz ultravioleta são muito altos no ambiente de armazenamento, além da descoloração das tintas, o papel pode ficar frágil e quebradiço devido a reações químicas em seus componentes.
A guarda de documentos requer bastante espaço, muitas vezes não disponível dentro da sede de uma empresa. Com isso, surge a necessidade de alugar uma sala externa para manter o arquivo, porém, os custos podem ser elevados ou até mesmo fora da realidade do negócio.
Na intenção de economizar, os gestores podem optar por improvisar um ambiente destinado à documentação. No entanto, essa é uma solução pouco eficaz, considerando que a guarda precisa ser feita com organização e segurança.
Espaços inadequados estão sujeitos aos problemas citados acima, além do acúmulo de poeira e sujidades. O tratamento inapropriado dos documentos em ambientes improvisados é um fator de risco, capaz de ocasionar a perda de informações importantes contidas nos arquivos.
Ainda que pouco provável, não é impossível que haja esse tipo de intercorrência em locais de armazenamento documental.
De fato, desastres como incêndios e inundações podem afetar o espaço e ocasionar a perda total ou parcial dos papéis. Além disso, os arquivos sem os devidos cuidados podem ser tomados por traças, cupins e fungos.
Documentos danificados ou extraviados podem gerar uma série de consequências negativas, afetando diretamente a eficiência, a saúde financeira e a conformidade legal das organizações.
Abaixo, citamos alguns dos problemas acarretados pela perda de documentos empresariais.
A guarda de documentos feita pela própria empresa já é, por si só, uma fonte de gastos devido aos custos operacionais e à demanda de espaço físico. Quando arquivos são perdidos, a companhia terá de arcar com prejuízos financeiros para regularizar a situação.
As despesas podem incluir o pagamento de multas e processos de recuperação de dados, seja por meio de serviços de restauração, digitalização tardia ou até pela recriação dos documentos perdidos. Além disso, o tempo extra gasto na busca e no gerenciamento interno de documentos também se traduz em custos indiretos.
A conformidade com regulamentações legais exige que as empresas mantenham registros precisos e acessíveis por períodos determinados. Os prazos constam na Tabela de Temporalidade Documental, a qual apresenta o tempo de guarda específico para cada tipo de documento.
O cumprimento dessa norma é fundamental para que auditorias e fiscalizações sejam realizadas. Caso contrário, a companhia corre o risco de sofrer autuações e receber multas pelo descumprimento, gerando mais gastos, prolongando processos burocráticos e comprometendo sua reputação.
A falta de organização e o armazenamento inadequado, além de facilitar a perda de documentos, podem impactar negativamente a produtividade. Afinal, os colaboradores tendem a gastar bastante tempo na procura por arquivos, o que torna os processos internos mais lentos.
Na falta de documentos específicos, necessários para a execução de determinada tarefa, a atividade em questão pode ficar paralisada ou, na pior das hipóteses, ter sua conclusão impossibilitada. Indiretamente, esse problema também afeta a receita do negócio.
Perder documentos do setor de Recursos Humanos, que envolvem informações pessoais e históricos de funcionários e ex-funcionários, pode ocasionar sérios problemas para a empresa.
Em disputas trabalhistas, por exemplo, a falta desses documentos pode prejudicar a empresa na defesa de suas ações ou expô-la a reivindicações indevidas por parte dos colaboradores, como pagamentos retroativos, horas extras não registradas ou indenizações. Além disso, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige a segurança das informações pessoais, e seu descumprimento é passível de processos e multas altas.
>> Para evitar a perda de documentos de Recursos Humanos, invista no RH Digital!
É notável que somente um gerenciamento estruturado pode evitar a perda de documentos na empresa. A gestão documental é uma medida indispensável, pois permite o controle de todo o arquivo, de forma organizada e eficiente.
Uma vez implementados os métodos de gerenciamento, é fundamental que sejam desenvolvidos hábitos para mantê-los funcionando. Para isso, os colaboradores devem ser orientados em relação ao acesso, manuseio e guarda dos arquivos, sobretudo aqueles de uso corrente.
O mais importante, porém, é contar com um serviço especializado, como a Arquivar, para realizar a gestão documental do seu negócio.
>> Conheça nossas soluções para a guarda de documentos!
Profissionais capacitados para a guarda documental têm a expertise necessária para tratar os arquivos de maneira apropriada, garantindo sua integridade e segurança. Contratar uma empresa como a Arquivar pode gerar benefícios como:
Nosso serviço é realizado por uma equipe especializada, que trabalha com excelência em todas as etapas da guarda documental. Nesse processo, os documentos serão preparados, divididos em categorias, organizados em pastas e armazenados com métodos que respeitem a ordem alfabética, numérica ou outra.
Desse modo, a busca se torna mais rápida, além da conservação dos papéis ser garantida devido aos nossos cuidados com a temperatura, limpeza e incidência de luz no ambiente. Junto a isso, realizamos o descarte adequado dos documentos antigos e fora do prazo de validade.
Conte conosco para evitar a perda de documentos, seja por um armazenamento cauteloso ou pela digitalização de documentos!
Dê o primeiro passo para alavancar os resultados do seu negócio
