Organização de arquivos físicos: Passo a passo!

Organização de arquivos físicos: Passo a passo!

Organização de arquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer escritório, independente do porte. Ela ajuda a evitar o acúmulo de papéis, facilitando o acesso à informações e gerando segurança contra extravios e perdas que podem prejudicar as rotinas do negócio.

Na medida em que as empresas vão crescendo, aumenta o fluxo de documentos em papéis que, por sua vez, precisam ser organizados e armazenados da melhor maneira possível, para garantir que todos os dados estratégicos e importantes do seu negócio estejam de fácil acesso, tanto para consultas internas quanto para possíveis compromissos fiscais.

Apesar de toda a tecnologia que envolve a digitalização de documentos, existem empresas que preferem realizar armazenagem de certos arquivos fisicamente. No entanto, é preciso ter cuidado: de nada adianta armazenar os documentos de forma desorganizada. É preciso ter uma rotina de organização e um planejamento para que os arquivos permaneçam de fácil acesso sempre que necessário.

Por que realizar organização de arquivos físicos?

Nada pior do que chegar pela manhã no escritório e encarar uma mesa cheia de documentos empilhados. Ou, ainda, precisar consultar um documento com urgência e perder horas procurando por documentos que não estão onde deveriam.

A verdade é que, quanto mais organização existe na empresa, mais produtiva a rotina fica, uma vez que não é mais necessário destinar muitos esforços na busca por documentos. Além disso, essa organização bem feita também evita a possíveis perdas dos arquivos, o que poderia afetar o dia a dia do negócio.

Com tantas tarefas, uma rotina corrida e sem um padrão de organização de documentos, fica difícil lembrar onde foi guardado um arquivo de dois anos atrás.

Quando arquivos físicos estão organizados, o setor de RH consegue encontrar informações de colaboradores com rapidez, os contadores encontram sem problemas dados para realizar contabilidade e secretários de escolas acessam de modo ágil as fichas cadastrais dos alunos.

A gestão de arquivos físicos é algo diretamente relacionado ao aumento da produtividade no negócio.

Indicações iniciais

Existem diversos padrões de organização de documentos: ideográfico, numérico, geográfico, alfabético, entre outros.

Antes de começar a criar um sistema de organização, é importante conhecer a empresa, quais são os setores por níveis hierárquicos, as áreas que mais usam documentações e, a partir daí, estabelecer qual padrão realmente será efetivo para a sua realidade.

Organização de arquivos físicos: Passo a passo!

Passo a passo da organização de arquivos físicos

Organizar arquivos físicos pode parecer difícil, principalmente se você tiver um volume grande de documentos. Por isso, separamos um passo a passo completo que irá te nortear nesse processo..

Passaremos por 11 tópicos simples para a organização de arquivos físicos e mantê-los organizados. São eles:

  • Cuidados com o ambiente de armazenamento;
  • Triagem inicial;
  • Gêneros na organização de arquivos físicos;
  • Criação de um índice;
  • Escolher um método de armazenamento;
  • Atenção ao prazo de validade;
  • Microfilmagem;
  • De olho na recolha documental;
  • Retirou? Então vai ter que guardar;
  • É hora da limpeza;
  • Digitalização de documentos.

1. Cuidados com o ambiente de armazenamento

O primeiro detalhe da organização de arquivos físicos é reservar um espaço na empresa para realizar o armazenamento. Pode ser que seja necessário comprar alguns gaveteiros de aço para garantir a segurança dos documentos.

É importante reservar uma área que seja grande o suficiente para os arquivos atuais, sempre pensando também nos novos lotes de documentações que irão surgir futuramente.

Organize as informações buscando sempre facilitar as consultas posteriores. É importante manter tudo organizado para atender às normas e leis fiscais, garantindo a preservação de documentos físicos. A organização também ajuda a prestar serviços aos clientes com mais rapidez e praticidade, uma vez que o acesso às informações será muito mais hábil.

2. Triagem inicial

A triagem inicial é o momento mais crítico, onde serão analisados todos os papéis em pilhas de documentos, separado cada uma delas de acordo com um assunto específico.

Na sequência, é necessário separar por categorias, facilitando consultas posteriores:

clientes, temas, datas, tipos de serviços, etc.

Defina os temas que mais se adequam à realidade do seu negócio. Por exemplo:

  • Pasta de documentos administrativos, separados por datas;
  • Pasta de documentos comerciais, separados por datas;
  • Pasta com dados dos funcionários, separados por área de atuação;
  • Pasta com notas fiscais;
  • Pasta com fichas cadastrais de clientes com a letra A .

3. Gêneros na organização de arquivos físicos

Os gêneros dos arquivos físicos, também conhecidos pelo termo “arranjo”, são aqueles nomes dados às gavetas principais, onde colocamos documentos organizados em pastas.

Este tipo de organização precisa acontecer de acordo com o setor da empresa.

Por exemplo:

  • Operação;
  • RH (Recursos Humanos);
  • Contabilidade;
  • Marketing;
  • Área comercial.

4. Escolher um método de armazenamento

A grande parte dos arquivos presentes em pastas ou gavetas é organizada de diferentes formas, conforme o tipo de documento ou a estrutura organizacional do escritório. Nas leituras focadas em organização, existem 4 metodologias de método de armazenamento:

  • Alfabética;
  • Geográfica;
  • Numérica;
  • Ideográfica.

Vamos às explicações de cada ponto nas palavras a seguir:

Alfabética

É um dos padrões mais utilizados, por ser simples, rápido e de fácil compreensão.

Quase sempre presente na organização de arquivos físicos de secretarias escolares.

Geográfica

Uma padronização comum nos departamentos públicos. Nesse sistema, você organiza dos dados de acordo com a procedência ou local.

Neste modelo organizacional também é possível realizar organização na ordem alfabética.

Numérica

A ordem numérica acontece com um sistema de prioridade e/ou arquivos com elementos numéricos, como boletos, documentação de pessoas físicas, etc.

Ideográfica

Com esta base organizacional, você deve usar vocábulos especializados e ter bastante conhecimento das áreas na empresa, tendo em vista que cada documento deve ser analisado nos mínimos detalhes antes de receber alguma classificação ideográfica.

Organização de arquivos físicos: Passo a passo!

5. Criação de um índice

A partir do momento que os arquivos estão organizados em categorias, nas pastas e gavetas, é hora de fazer um índice que, na prática, serve como uma espécie de guia para localizar cada um dos documentos com maior facilidade.

Se o arquivo físico for grande, você pode considerar colocar um mapa no índice, para mostrar os nomes de cada uma das prateleiras, gavetas e outros locais de armazenamento.

No entanto, antes de qualquer coisa, é preciso registrar todos documentos do arquivo de modo alfanumérico, garantindo que ao lado de cada registro de documentação há uma pequena legenda especificando melhor os assuntos.

Exemplo: Pastas da Estante B: Recibos de compras de materiais de escritórios e limpeza.

6. Atenção ao prazo de validade

Vários documentos possuem um prazo de validade legal. Isso significa que, após determinado período, aquele arquivo não possui mais validade jurídica.

Quando trabalhamos com a organização desse tipo de documento, é preciso considerar a data de validade no processo de organização.

Isso auxilia a otimizar o processo de descarte e renovação de documentos sempre que necessário, garantindo que a sua empresa esteja de acordo com as demandas legais, além de não acumular papéis inválidos dentro da empresa.

Para isso, é preciso considerar dois termos de organização dos arquivos:

  1. Prestar atenção nos documentos com prazos expirados e descartar da forma correta, aliviando o espaço no arquivo físico e renovando o que for necessário.
  2. Organizar da melhor forma possível os restantes, para não perder os arquivos sem prazo de validade, armazenando-os do modo correto conforme indicam as respectivas legislações.

7. Microfilmagem

De acordo com a Lei 5433/1968, a microfilmagem é um recurso que ajuda a substituir os documentos físicos, em papel. Essa solução está ganhando cada vez mais popularidade, por se tratar de uma forma legal e prática, que permite a organização e o armazenamento de informações sem a necessidade de muito espaço físico disponível.

Este processo acontece da seguinte maneira: cada documento é captado por câmeras específicas, garantindo a qualidade das informações e uma imagem nítida, o que mantém o valor legal dos materiais. Essas imagens podem ser armazenadas no formato digital ou de modo físico, de acordo com as necessidades da empresa.

Cada arquivo microfilmado pode durar por mais de 500 anos, desde que o processo seja feito conforme as normas ANSI e ISO.

8. De olho na recolha documental

Com todos os documentos organizados conforme as dicas que você leu no artigo até aqui, é hora de garantir uma rotina de organização. Isso significa recolher todos os documentos dos diversos setores da empresa ao fim do dia, garantindo que esses materiais estejam organizados corretamente na manhã seguinte, evitando o acúmulo de papéis fora do lugar.

9. Retirou? Guarde no lugar adequado!

Basta um pequeno erro para que toda a organização fique comprometida. Após tanto trabalho para organizar o arquivo você não quer correr o risco de ter que arrumar tudo de novo, correto?

Então, crie dentro da empresa uma rotina de organização diária, fortalecendo a cultura de que, sempre que um arquivo for retirado de seu lugar, ele deve ser guardado corretamente após o seu uso.

Organização de arquivos físicos: Passo a passo!

10. Faça uma limpeza

Pelo menos a cada 12 meses, vale a pena analisar cada documento para realizar uma limpeza na papelada, se desfazendo de arquivos sem necessidade e sem validade jurídica.

Limpar o ambiente em que então os papéis também ajuda a reduzir as chances de incidência de fungos, que podem deteriorar os documentos ali guardados.

11. Digitalização de documentos

A digitalização de documentos está ganhando cada vez mais adeptos. É comum encontrarmos algumas empresas com receio de investir nesse processo, por medo da invalidação dos documentos, da perda dos arquivos e outros detalhes.

No entanto, com os avanços tecnológicos e a necessidade de melhorar o armazenamento interno das empresas, a digitalização de documentos se tornou necessária: trata-se de um processo de escaneamento, microfilmagens e outras técnicas que transformam arquivos físicos em arquivos digitais, ocupando agora muito menos espaço durante o armazenamento, facilitando a organização desses arquivos e melhorando o dia a dia da empresa.

A digitalização de documentos pode ajudar a sua empresa:

  • a reduzir os papéis no ambiente de trabalho;
  • a organizar informações de acordo com as necessidades do seu negócio;
  • a reduzir o custo de operações;
  • a reduzir possíveis danos aos documentos;
  • a aumentar a produtividade dentro da empresa.

Com essas 11 dicas, é possível organizar os arquivos do escritório com segurança, praticidade e de forma funcional.

Agora é colocar mãos na massa e colocar em prática esse passo a passo.

DICA EXTRA: Solução para organização de arquivos físicos e digitais

Para otimizar o dia a dia da sua empresa com profissionais qualificados, é só seguir o passo a passo: acessar a página da empresa Arquivar,  solicitar um pacote de serviço que se encaixa de forma perfeita nas necessidades do seu negócio e pronto!

A Arquivar conta com profissionais especialistas em todas as etapas do arquivamento físico e digital, disponibilizando colaboradores para analisar cada um dos documentos e arquivar da melhor forma possível, conforme os padrões das leis sobre armazenamento de documentações e as necessidades da sua empresa.Visite o site da Arquivar e conheça melhor os serviços de organização de arquivos físicos e digitais com o melhor custo benefício.

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