Deseja garantir conformidade e transparência nas operações da sua empresa? Saiba que uma boa ferramenta de auditoria pode ser a peça-chave para cumprir essa demanda! Auditar processos e operações é uma prática essencial para identificar falhas, otimizar recursos e assegurar que as normas e padrões sejam seguidos.
No entanto, para as auditorias serem eficazes, é fundamental contar com um software adequado, que facilite a coleta e análise de dados, além de automatizar etapas críticas do processo. Além disso, é primordial manter uma gestão de documentos correta, pois a documentação será avaliada nas auditorias.
Vamos falar sobre esse assunto. Acompanhe o artigo!
Uma auditoria é o ato de avaliação das atividades, registros, ou sistemas de uma organização. Ela pode focar em diversas áreas, como contabilidade, finanças, conformidade legal, operações, TI, entre outras.
O objetivo principal é verificar se as operações estão em conformidade com as políticas internas e regulamentos externos, identificar inconsistências ou fraudes, e sugerir melhorias. Esse processo ajuda a detectar riscos, contribui para a melhoria das atividades, garante conformidade legal e promove transparência e credibilidade.
As auditorias são feitas por profissionais capacitados e realizadas com base em critérios e objetivos predeterminados. O auditor responsável pode ser um funcionário da empresa ou um profissional contratado.
Vamos ver mais alguns detalhes sobre o assunto antes de falarmos sobre a ferramenta de auditoria.
É importante saber que a auditoria pode ser interna ou externa, mas o que isso significa? Vejamos!
Quando executada por um colaborador da empresa, chama-se auditoria interna, com objetivo de avaliar e melhorar a eficácia dos processos de gestão de riscos, controle e governança dentro da própria organização.
Seu principal foco é auxiliar a empresa a alcançar seus objetivos estratégicos, identificando riscos, recomendando melhorias e garantindo a conformidade com políticas e procedimentos internos. O responsável deve ser um funcionário C-Level ou próximo aos cargos executivos.
A auditoria externa, por sua vez, é feita por um profissional independente, que não faz parte da estrutura organizacional. A ausência de vínculo com a empresa é crucial para garantir a objetividade e imparcialidade na avaliação.
Geralmente, seu foco é nos registros financeiros da empresa, embora possa incluir outros aspectos, como conformidade com leis e regulamentos. O intuito principal é verificar a precisão das demonstrações financeiras, além identificar fraudes e irregularidades contábeis.
Uma ferramenta de auditoria é um software ou aplicativo projetado para auxiliar na execução e acompanhamento de auditorias dentro de uma organização.
Essas ferramentas permitem que as empresas automatizem várias etapas do processo de auditoria, como a coleta de dados, análise, geração de relatórios e monitoramento de conformidade. Dessa forma, as auditorias podem ser conduzidas com mais eficiência e precisão.
Para utilizar uma ferramenta de auditoria adequada às suas necessidades, é importante entender quais são os tipos mais comuns de auditorias empresariais. Confira alguns deles abaixo!
Realizada por um auditor externo, trata-se do processo de analisar registros financeiros, livros contábeis, transações, documentos de suporte e outros relatórios. Serve para assegurar a precisão e a transparência das informações financeiras que são apresentadas aos acionistas, investidores, reguladores e outras partes interessadas.
Além disso, ela ajuda a identificar possíveis erros, fraudes ou irregularidades que possam comprometer a integridade financeira da empresa.
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Este tipo de auditoria tem a função de revisar as práticas de gestão ambiental, uso de recursos, descarte de resíduos e políticas de sustentabilidade de uma empresa. Ela avalia o impacto ambiental das operações da empresa e verifica a conformidade com regulamentações ambientais.
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Em uma auditoria de conformidade, verifica-se o compliance da empresa, isto é, o cumprimento de todas as leis, regulamentos, normas internas e políticas aplicáveis.
É um tipo de auditoria abrangente, visto que avalia questões como a conformidade com leis trabalhistas, fiscais, ambientais, regulamentações do setor, entre outras. Dessa forma, a companhia previne multas, penalidades legais e danos à sua reputação.
A auditoria documental avalia a documentação empresarial em relação à precisão das informações, conformidade legal e confiabilidade. Ela contribui para a identificação de riscos financeiros, de segurança dos dados e possível descumprimento de leis.
Além disso, a apropriada guarda de documentos é uma responsabilidade significativa nas organizações, uma vez que devem cumprir com a Tabela de Temporalidade Documental.
As operações da sua empresa também podem ser auditadas. Em uma auditoria de processos, avalia-se a eficiência e eficácia das atividades operacionais da organização. Isso inclui produção, logística, vendas, colaboradores responsáveis e outros aspectos que impactam o desempenho do negócio.
Geralmente interna, é feita para verificar se os produtos ou serviços da empresa estão em conformidade com os padrões de qualidade estabelecidos. Para isso, são realizadas revisões de processos de produção, controle de qualidade e satisfação do cliente.
Não só os padrões internos devem ser considerados, mas também normas técnicas, como ISO e ABNT. Como este é um ponto de suma importância, vamos detalhar um pouco mais a seguir.
Você sabia que utilizar a ferramenta de auditoria adequada pode impactar no seu Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)?
A prática de auditar está diretamente ligada à melhoria e à manutenção da qualidade de produtos, serviços e processos. Afinal, ao avaliar as operações, a empresa consegue identificar pontos críticos e oportunidades de otimização, garantindo que está de acordo com padrões internos e requisitos do mercado.
A escolha do software de auditoria é fundamental nesse processo, pois a ferramenta certa pode transformar a forma como a auditoria é conduzida. Um software dinâmico, com funcionalidades avançadas de automação e análise de dados, não apenas facilita a execução das auditorias, mas também proporciona resultados mais precisos e confiáveis.
Isso permite que a empresa tome decisões mais informadas, corrija desvios rapidamente e mantenha a excelência em seus processos. Além disso, uma boa ferramenta de auditoria pode integrar-se ao seu SGQ, oferecendo insights em tempo real e garantindo que a qualidade seja monitorada e melhorada continuamente.
Para escolher a ferramenta adequada, é fundamental considerar alguns aspectos, como custo-benefício, usabilidade, capacidade de analisar dados, segurança da informação, integração com outros sistemas, e assim por diante. Vale fazer uma pesquisa aprofundada para se certificar de que o software atende às suas necessidades.
Além dessas questões, é crucial que a ferramenta escolhida seja abrangente e versátil, capaz de atender a auditorias em diferentes setores. Para isso, uma gestão documental eficiente é indispensável, pois a documentação adequada é essencial em todos os tipos de auditoria.
A ferramenta deve facilitar a organização e o acesso aos documentos necessários, assegurando que todas as informações relevantes estejam prontamente disponíveis para análise.
O ArqAudit, sistema de auditoria da Arquivar, é uma ferramenta que auxilia nas auditorias empresariais por meio do gerenciamento dos documentos da empresa. Entenda: o software possui atua no controle de prazos, notifica a ausência de documentos e informa sobre pendências de renovação.
Dessa forma, a documentação do seu negócio estará sempre em dia com as exigências legais, pronta para auditorias internas ou externas. Além disso, nosso sistema avalia processos de trabalho vinculados à produção, tramitação, uso e destinação dos documentos.
O ArqAudit é um dos 7 módulos do nosso software de gestão documental, o ArqGED. Conheça agora essa ferramenta de auditoria e leve para sua empresa!
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