Em um mercado cada vez mais competitivo é essencial encontrar meios de se destacar. Nesse sentido a digitalização traz inúmeros benefícios para a sua empresa, contribuindo com a economia financeira e a fluidez do trabalho.
Adotar ferramentas que facilitam a rotina de trabalho é uma forma de otimizar processos e economizar recursos. Ademais, essas ferramentas servem para potencializar os resultados de sua empresa de diversas formas, que citaremos a seguir.
A digitalização não é somente uma solução para o acúmulo de papel, mas também uma estratégia para otimizar o fluxo de trabalho, acompanhamento de tarefas, organizar as informações corporativas e auxiliar na tomada efetiva de decisões.
Como o próprio nome sugere a digitalização de documentos é um processo que transforma arquivos físicos em arquivos digitais.
Ela tem sido adotada cada vez mais por empresas que procuram soluções inteligentes e modernas para a gestão documental.
Dessa forma, tudo aquilo que é analógico, ou seja, a papelada, é convertida em um formato digital mais seguro, prático e eficiente para gestão e acesso.
Essa migração também permite uma integração mais eficaz entre os departamentos. Afinal, um arquivo que compete ao RH, também pode ter utilidade para o financeiro em algum momento e vice-versa.
Com a digitalização os profissionais conseguem compartilhar rapidamente as informações arquivadas.
É comum que esses dois conceitos sejam frequentemente confundidos. Porém, escanear um documento é diferente de digitalizar. Ao escanear um documento, o scanner gera uma imagem digital do arquivo físico, sem validade jurídica.
Já com a digitalização, fazemos a indexação do arquivo em formato digital, e com a certificação digital, a imagem do documento físico passa a ter a mesma validade na versão digital da analógica. Além disso, o documento deve ser armazenado em um sistema próprio para gestão documental, de forma que seja facilmente encontrado através de seus metadados.
Com o armazenamento próprio em nuvem, é possível facilmente encontrar um documento buscando pelos campos indexados do mesmo, ou navegando através de pastas e acessá-lo rapidamente.
Outra característica importante é que os documentos digitalizados têm a mesma validade do documento analógico original. Para isso, a digitalização precisa:
O processo inteiro de transformação de arquivos em papel para digitais é composto por diversas etapas. São elas que garantem que as informações serão preservadas e validadas. As etapas são:
A primeira coisa a fazer é levantar quais documentos serão efetivamente digitalizados. Esse é o processo que pode levar mais tempo a depender da quantidade de papel que precisa ser analisada e classificada.
Uma vez que você identifique todos os documentos que serão digitalizados é hora de fazer a classificação dos documentos. Podem ser usados critérios como: nome do documento, tipo documental, e datas que sigam um padrão para facilitar a localização.
Essa é a etapa que consiste efetivamente em digitalizar os documentos. Para isso é fundamental que os documentos estejam classificados conforme o passo anterior.
Também é importante remover grampos e clipes que possam comprometer a qualidade ou qualquer outro empecilho para legibilidade.
Na indexação são definidos quais critérios serão usados para busca e parametrização. Isso significa que será possível identificar um documento através de informações pré definidas para busca. Então os documentos serão armazenados em uma plataforma que permita o acesso remoto.
Existem muitos benefícios na digitalização de documentos. Um deles é a organização. Afinal, ao diminuir a quantidade de papel você automaticamente tem maior facilidade para gerir as informações. Mas não é só isso. A digitalização também contribui com:
Se a sua equipe costuma demorar horas ou até dias para solucionar um problema que depende de informações de um documento isso compromete a produtividade.
Afinal, mesmo arquivistas experientes podem ter dificuldade para lidar com um grande volume de papel, principalmente quando precisam buscar dados em documentos antigos.
Atrasos como esse podem fazer com que tarefas operacionais demorem para serem concluídas. Com isso a empresa demora mais ainda para dar retorno aos seus parceiros, clientes e fornecedores, o que compromete as boas relações.
Usar o espaço para armazenar documentos físicos é caro. A digitalização de seus documentos libera o espaço do escritório, possibilitando o uso para realizar tarefas mais nobres e gerar mais receita para as empresas. Milhares de arquivos podem ser armazenados em um sistema GED em vez de ocupar espaço em arquivos volumosos.
Arquivos físicos mal gerenciados estão constantemente em perigo. Afinal, eles estão sujeitos a acidentes e desastres, roubos, furtos, extravios etc.
Isso sem contar que o tempo que também é um fator capaz de deteriorar o papel. Os arquivos digitais são muito mais seguros pois não correm esses riscos.
Além disso, o acesso é restrito a pessoas autorizadas é outra vantagem da digitalização. Isso ocorre porque quando se tornam arquivos digitais os documentos podem ser gerenciados por um software, onde serão configuradas chaves de acesso somente para pessoas autorizadas.
O compartilhamento de dados também é facilitado através da digitalização. Como os arquivos ficam em nuvem, profissionais de diferentes setores podem acessá-los rapidamente.
O histórico empresarial fica disponível com apenas alguns cliques. Afinal, a digitalização permite que você compare dados acessando faturas, extratos e documentos em geral de forma muito simples e rápida.
Se antes a empresa precisava investir em câmeras e segurança para ter certeza de que acessos indevidos não ocorreriam, hoje basta ter em mãos um software e serviço de digitalização.
Esses programas geram relatórios que informam quem fez alguma alteração ou mudança de dados, bem como se houve algum acesso aos documentos recentemente.
O consumo mudou muito. Hoje, os clientes fazem questão de escolherem marcas que demonstram cuidado e atenção com os assuntos sociais mais importantes.
A sustentabilidade sem dúvidas é um destes assuntos. Ela se tornou um dos movimentos essenciais para quem quer construir uma imagem mais respeitosa e de boa reputação.
A digitalização de documentos ainda auxilia para que uma empresa se torne mais sustentável, isso porque através dela ocorre uma redução drástica na quantidade de papel utilizada. O que automaticamente torna a marca mais amigável aos assuntos do meio ambiente.
Sim, a economia de dinheiro também é um dos principais benefícios para quem aposta em digitalização como forma de organizar e gerir os documentos do negócio.
Além da economia com insumos como papel e tinta para impressora você pode diminuir gastos com gavetas, armários e até mesmo do seu aluguel – já que reduzirá o espaço físico destinado ao arquivo da empresa.
Outro ponto de economia é que a boa gestão garante maior cuidado com tributos e informações financeiras. E isso pode reduzir os riscos de multas e juros para documentos atrasos.
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