A digitalização do RH é uma realidade. A prática tem se tornado cada vez mais comum dentro de empresas de diferentes portes e de variados segmentos.
Isso porque, todas elas entendem quais são as vantagens e os benefícios de se modernizar. Além disso, o RH é um dos departamentos que mais gera papel dentro de uma empresa.
Portanto, a digitalização tem uma função ainda mais importante nesse caso. Afinal, é um meio de reduzir a bagunça e otimizar a gestão de documentos.
A tecnologia é uma grande aliada do crescimento empresarial. Na verdade, podemos dizer que sem ela é impossível almejar escala.
O que a digitalização do RH propõe é justamente uma migração para os meios mais modernos e eficientes de gestão.
Desse modo, a ideia é justamente abdicar dos processos analógicos para atualizar o departamento como um todo.
Sendo assim, a tecnologia oferece soluções que buscam otimizar as tarefas, agilizar os processos e aumentar a segurança das informações que transitam nesse – que é um dos setores mais importantes de uma empresa.
De modo geral ela chega como uma solução para desburocratizar o departamento, otimizando todas as tarefas e tornando a comunicação mais clara e eficiente em todos os aspectos.
Um dos benefícios mais importantes da digitalização do RH é o compartilhamento de informações entre os agentes do departamento e os colaboradores da empresa.
Com isso, os comunicados chegam mais rapidamente aos funcionários, o que reduz os ruídos de comunicação e otimiza muito o diálogo empresarial.
O recrutamento e seleção de funcionários requer atenção. Ele pode ser um processo bastante demorado e complexo. Além disso, essa demora muitas vezes pode prejudicar a contratação, fazendo com que o candidato desista e aumentando ainda mais os custos para a própria empresa.
Com a digitalização do RH o processo se torna muito mais rápido e até mais assertivo.
Afinal, é possível submeter os candidatos a diferentes testes de maneira remota, arquivar informações com maior segurança e compartilhar resultados rapidamente.
Todos os dias RH precisa lidar com uma grande quantidade de papel.
Isso porque, os colaboradores enviam diferentes documentos para o departamento, que por sua vez precisa dar conta de tudo com agilidade e garantindo o sigilo dos dados compartilhados.
Com a digitalização do RH esse compartilhamento se torna muito mais eficiente e seguro.
Afinal, todas as partes envolvidas podem disponibilizar e receber informações através de dispositivos como computador, celular ou tablet de forma segura e organizada.
3 dicas essenciais para fazer a digitalização do RH
Ainda que a digitalização do RH seja a solução dos seus sonhos, qualquer adaptação tecnológica requer algum preparo.
Por isso separamos 3 dicas importantes para que sua empresa passe por esse processo.
Com o passar do tempo é natural que o departamento de RH adquira uma identidade própria, com a adoção de procedimentos que são bem particulares e conhecidos apenas pelos profissionais desse setor.
No entanto, antes de realizar a digitalização do RH é importante que você avalie todos esses processos. Assim fica mais fácil identificar as falhas e os gargalos que comprometem a rotina de trabalho.
Nessa etapa é importante conversar com a equipe de RH e entender quais são os pontos mais críticos. Faça anotações e recolha depoimentos sobre as melhorias essenciais.
Comece destrinchando o processo de contratação, desde a triagem de currículos até a dispensa de funcionários. Esse processo é de extrema importância.
Uma das ferramentas mais importantes – ou a MAIS importante – para o funcionamento dos Recursos Humanos é a comunicação interna.
Portanto, se trata de um fator essencial e que demanda atenção extra quando o assunto é a digitalização do RH.
Ao fazer uma análise da comunicação você consegue descobrir quais são os pontos que demandam maior urgência na resolução.
Com esse diagnóstico cuidadoso você já pode escolher a melhor forma de digitalização do RH para a sua empresa.
Ou seja, já pode definir o tipo de solução que você quer contratar e que se encaixa melhor no tipo de negócio.
Como dito anteriormente, o RH é um dos departamentos que mais lida com papelada. No entanto, a longo prazo, isso pode se tornar uma verdadeira bagunça dentro de sua empresa.
A digitalização do RH surge como uma solução inteligente para que você solucione diversos problemas ao mesmo tempo. Dentre eles, destacamos:
Documentos digitalizados ou digitais são mais seguros.
Afinal, diferentemente dos documentos impressos, esses são mantidos em local mais seguro, longe de riscos de extravio e danos e até mais protegidos contra roubo de informação.
Manter o RH de uma empresa pequena custa caro. Dentre os gastos mais expressivos estão aqueles relacionados a impressão de documentos, contratos e informativos.
A digitalização reduz expressivamente esse problema. Isso porque os documentos digitalizados podem ser acessados quando e de onde quiser, sem a necessidade de cópias físicas.
Inclusive, eles possuem validação jurídica quando devidamente assinados eletronicamente.
Muitas vezes os processos internos ficam paralisados esperando uma assinatura que nunca vem.
No entanto, com o uso de documentos digitais você pode assinar contratos e validar informações a distância de forma rápida e segura.
O motivo é que o sistema de digitalização do RH conta com o armazenamento em nuvem. Isso quer dizer que as informações permanecem arquivadas em um ambiente digital seguro e acessível.
Como você pode ver, a digitalização do RH propõe uma série de mudanças positivas que visam otimizar as tarefas e facilitar a rotina desse departamento que é um dos alicerces de sua empresa.
No entanto, é impossível fazer isso sozinho. Você precisa contar com parcerias que possam lhe fornecer todo o necessário para uma migração segura e confortável.
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