10 pontos importantes na escolha do serviço de assinatura eletrônica e digital

Por volta do ano 1915 Henry Ford passou a produzir o seu revolucionário carro Ford T apenas na cor preta e marcou sua biografia com a famosa frase: “O cliente pode ter o carro da cor que quiser, contando que seja preto”. De lá para cá as coisas mudaram bastante, não é mesmo? 

O mundo Pós-Revolução Industrial, guerras e mais recentemente sob o efeito das mudanças impostas pela pandemia do novo coronavírus, viu crescer exponencialmente a quantidade de opções quando decidimos comprar qualquer coisa. 

Consequentemente, hoje um dos maiores desafios que enfrentamos é saber como escolher as melhores opções de produtos, serviços e softwares entre os muitos disponíveis. 

E se a solução que procuramos envolve legislação e tecnologia, fica mais difícil ainda escolher, pois nem todos dominam estes dois assuntos. Um exemplo deste tipo de solução são as plataformas de assinatura eletrônica. 

Impulsionadas pela modernização das leis e pela necessidade de distanciamento social imposta pela pandemia, empresas estão cada vez mais aderindo este tipo de solução. Só que muita gente tem dúvidas de quais são os pontos importantes para escolher a melhor. Leia este artigo até o final, veja algumas dicas e saiba o que considerar na hora escolher a melhor plataforma para assinar seus documentos.

1- Escolha alguns fornecedores para comparar!

Você vai precisar escolher duas ou três plataformas para fazer este comparativo.

2- Crie uma tabela de comparação como esta:

Item de comparaçãoFornecedor AFornecedor B
Velocidade plataformaOkOk
Facilidade para utilizaçãoParcialOk
Guia de utilizaçãoParcialOk
Reputação empresaOkOk
Tempo de mercadoOkmais de 30 anos
Aviso para renovação de documentos em todos os planosNãoOk
Documentos signatários anexados em todos os planosNãoOk
Usuários ilimitados em todos os planosNãoOk
MobilidadeNãoOk
Termo de aceite personalizado em todos os planosOkOk
Validado Adobe Acrobat Reader DCSimOk
Validado ITI com Certificado ICP Brasil do SignatárioNãoOk
Validado ITI sem Certificado ICP Brasil do SignatárioNãoOk
Aplicação de um Certificado para cada signatárioNãoOk

3 – Conheça quem é a empresa por trás da solução!

Navegue pelo site e procure conhecer o fornecedor. É importante saber se é uma empresa sólida, quanto tempo tem de mercado, sua reputação e autoridade no assunto.

4 – Verifique funcionalidades imprescindíveis!

Praticamente todo documento tem um prazo de validade. Portanto, mais do que um simples assinador de documentos, você precisa controlar a validade do documento e iniciar um novo fluxo de assinaturas antes que o atual prescreva. Portanto, verifique se a plataforma oferece o recurso de aviso para renovação de documentos em todos os planos disponíveis.

5 – Usuários limitados é um risco!

Verifique quantos usuários terão acesso à plataforma nos planos oferecidos. Se a plataforma não oferece usuários ilimitados o risco de compartilhamento de senhas é grande! Ainda mais agora com a LGPD, cada usuário deve ter o seu login e senha para maior segurança dos documentos assinados. Além disso, se mais pessoas precisam ter acesso aos documentos vão ficar dependentes dos poucos usuários com acesso.

6 – Verifique se é possível anexar documentos dos signatários!

Até nos fluxos mais básicos a “juntada” de documentos é necessária. Se a plataforma ou o plano que você tem não disponibiliza a possibilidade de você solicitar que um destinatário anexe documentos ao fluxo de assinatura, você vai continuar mantendo esses processos no estilo antigo. Que retrocesso!

7 – Mobilidade é tudo. Fique atento a isso!

Você e sua empresa tem coisas mais importantes para se preocuparem! Verifique se a plataforma oferece a possibilidade de importação do token ICP Brasil A1. Assim, quem tem uma conta na plataforma pode assinar os documentos de qualquer equipamento e de qualquer lugar com internet, pois, o token estará na plataforma.

8 – Termo de aceite – um detalhe que pode ser fatal!

A assinatura eletrônica que é aquela que não utiliza um certificado ICP-Brasil, é válida conforme a legislação atual desde que tenha sido previamente aceita entre as partes. Mas, e se a sua empresa deixou de colocar este termo de aceite em um documento? Para sua segurança, verifique se a plataforma de assinatura eletrônica e digital oferece a possibilidade de você criar o seu próprio “Termo de aceite” e que este seja incluso automaticamente em todos os fluxos como uma etapa a ser aceita pelo signatário antes de assinar o documento.

9 – Utilize uma conta de teste grátis!

Em seguida, navegue pelo site das plataformas escolhidas e crie uma Conta Teste Grátis em cada uma delas. Faça o upload de documentos, envie e assine. Observe a velocidade, a facilidade de navegação e se a ferramenta é intuitiva. Observe também se fornece um guia fácil para utilização.

10 – Agora o mais importante: análise com cuidado o documento assinado!

Não adianta o documento ser assinado na plataforma mais famosa ou na plataforma que tem o menor custo, se o documento assinado não for confiável. Ele pode não ser válido! Portanto, o ponto mais importante que você deve verificar é se o arquivo assinado pela plataforma é validado tecnicamente.

A forma mais confiável para fazer isso é submeter o arquivo à verificação de conformidade pelo site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, ITI.

Existe uma outra forma opcional de verificação que é pelo Software Acrobat Reader DC da Adobe.

Foi feito um acordo entre o ITI e a Adobe para que o software Acrobat Reader DC reconheça automaticamente certificados emitidos com o Padrão ICP-Brasil. Entretanto, esse acordo não inclui o reconhecimento automático de assinaturas realizadas pelos Certificados Digitais A1.

Por isso, ao verificar a validade de um documento assinado com um Certificado Digital A1, o software Acrobat Reader DC pode sinalizar indevidamente ao usuário que a assinatura é inválida ou desconhecida.

Para acertar este ponto, é necessário atualizar a base de certificados confiáveis do Adobe manualmente importando e definindo a cadeia de certificados da Autoridade Certificadora utilizada como uma das fontes confiáveis do seu Acrobat Reader DC.

Separamos um passo a passo de como realizar as validações pelo ITI e pela Adobe, é só clicar aqui e conferir.

Benefícios da assinatura eletrônica

Agora que você já conferiu todas as dicas, com certeza está pronto para começar as comparações e migrar de vez do processo físico para o digital. Que tal criar agora sua Conta Teste Grátis ArqSign?

Mas, se ainda resta alguma dúvida, separamos alguns benéficos que você e sua empresa terão ao assinar documentos eletronicamente:

Aumento de produtividade

Os documentos são assinados rapidamente, sem a necessidade de contato com os signatários e com a possibilidade de envio automático de notificações. Ganho em praticidade, pois a assinatura digital pode ser feita de qualquer lugar a qualquer momento.

Redução de custos

Redução de custos com impressão de vias de documentos, custos de transportes do documento para assinatura física, custos cartorários, de digitalização e armazenamento do documento original após ser assinado de forma física.

Aumento de sustentabilidade empresarial

Haverá uma redução na impressão de papéis e geração de outros insumos que deterioram o meio ambiente.

Segurança garantida

Todo o processo é criptografado, os documentos têm validade jurídica devido ao fato de terem a sua autenticidade e integridade preservadas. Além disso o fluxo de assinaturas pode ser acompanhado em tempo real ou posteriormente, através da Trilha de Auditoria.

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