Contabilidade sem papel: Modernize seu setor

A contabilidade sem papel é uma forma real de tocar o departamento ou uma empresa de contabilidade substituindo o uso de papel por novas tecnologias. Com esta transformação digital os benefícios vão muito além da organização e economia.  

Contabilidade sem papel ou contabilidade paperless – o que é isso? 

Você já ouviu falar em contabilidade paperless? Esse é um termo em inglês que pode ser traduzido como “Menos Papel”, ou, “Contabilidade sem papel”, uma tendência que tem crescido consideravelmente nesse nicho.  

A ideia é justamente diminuir o uso de papel dentro das empresas. Mas como isso é possível, uma vez que documentos e dados são bases fundamentais para o trabalho da contabilidade? 

Fazer essa migração pode parecer difícil e complexo para quem está acostumado a manter o escritório lotado de pastas e folhas de impressão para todos os lados. A cultura paperless e o uso de novas tecnologias surgem justamente para marcas que pretendem não somente automatizar processos, mas também manter um discurso mais cativante, responsável e apelativo com o público isso é fundamental. 

Hoje vamos explicar como isso funciona, quais são os benefícios da contabilidade sem papel e dar dicas importantes para quem pretende aplicar este modo de trabalho em seu negócio. Acompanhe até o final e tire todas as suas dúvidas. 

Benefícios de diminuir o uso de papel na empresa 

Uma empresa pode gerar muitos dados. Isso independe de qual é o porte ou mesmo o nicho de atuação. É normal que qualquer marca acabe acumulando documentos, informações, contratos e outros tipos de materiais impressos.  

Dar conta desse volume gera muito trabalho físico – já que alguém precisa organizar tudo – esgotamento mental, ocupação de espaços e gastos econômicos. Veja a seguir quais são os benefícios da contabilidade sem papel.  

Economize dinheiro: 

Para começar você pode obter uma economia impressionante no quesito financeiro. Afinal, sem papel você diminui os gastos com material de escritório como folhas sulfite ou papel para NF, tinta para impressora, pastas para arquivo etc.  

Até o aluguel pode diminuir, já que com um menor volume físico é possível pensar em espaços mais compactos para manter as suas instalações. 

Melhor organização do ambiente: 

Tem aquela reunião agendada com cliente e precisa correr para dar conta de toda a papelada espalhada pelo escritório? Com menos papel a organização consequentemente é mais fácil e mais eficiente.  

Esqueça aquelas pilhas de folhas amareladas sobre a mesa. Você terá um ambiente mais clean e agradável, o que é fundamental para estabelecer uma impressão de organização e cuidado para o seu cliente.   

Sustentabilidade: 

A sustentabilidade é uma pauta cada vez mais importante em todos os setores. Alguns clientes inclusive optam por empresas que apresentam alguma preocupação com as questões ambientais.  

Nesse sentido, diminuir o consumo de papel é algo muito importante para a reputação da sua marca e para provar o quanto vocês estão atentos às demandas do planeta Terra. 

Possibilidades para construir uma cultura paperless  

Existem inúmeras tendências que apontam para um futuro com cada vez menos papel. Isso já é uma realidade dentro de muitas empresas e é interessante pensar em como adequar a sua a isso.  

Uso de dispositivos móveis: 

Ao invés de agendas, blocos de notas e folhas de cadernos os profissionais estão recebendo tablets e celulares que permitem anotações, pesquisas e arquivamento mais rápido e seguro. 

Armazenamento em nuvem: 

É extremamente desgastante ter que se deslocar para acessar um documento específico. O armazenamento em nuvem oferece a segurança e praticidade que muitas empresas buscam, já que torna possível o acesso a qualquer documento de forma rápida.  

Mídia social: 

As mídias sociais são ferramentas virtuais que ajudam muito na comunicação, marketing e tom de voz da empresa. Elas facilmente substituem programas em papel e servem como exemplo perfeito para uma contabilidade sem papel.  

Gestão digital de documentos 

Todas as soluções anteriores são boas, mas a melhor escolha para quem pretende evoluir para uma contabilidade sem papel com certeza é adotar um software de gestão de documentos.  

Esse tipo de solução permite que você digitalize os documentos existentes em papel mantendo as suas validades também na versão digital. Vários benefícios são percebidos, além dos que já citamos, como: 

Maior segurança para os documentos: 

Os documentos impressos correm grande risco de se extraviarem ou deteriorarem com o tempo. Arquivos digitais permanecem intactos sem prazo de validade. 

Identificação de documentos obsoletos: 

Com certeza há pelo menos uma pilha de documentos que você já pode se desfazer. Mas, manter esse controle por conta própria é muito difícil.  

No entanto, um software GED – Gestão Eletrônica de Documentos – agrupa e aponta mais facilmente quais são aqueles cujo prazo venceu e podem ser descartados ou precisam de renovação.   

Acesso somente às pessoas autorizadas: 

Somente usuários autorizados com senha podem ver o conteúdo de seus arquivos digitais, já que é preciso liberar o acesso. Além disso, alguns softwares geram relatórios de alteração dos documentos, registrando um histórico.  

Arquivamento online: 

O arquivamento online permite que os documentos sejam acessados a distância. Basta ter um dispositivo conectado á internet para isso. Portanto, se uma decisão depende de um documento você pode acessá-lo rapidamente.  

Mantenha a sua empresa em acordo com a LGPD 

A LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados – foi instaurada em agosto de 2018. Ela entende a responsabilidade das empresas com relação ao tratamento de dados de seus clientes.  

A Lei prevê multas bem elevadas para empresas que não tratam corretamente essas informações, deixando-as vulneráveis.  

Um software de gestão, além de contribuir com a ideia de contabilidade sem papel, também auxilia nessa adequação, diminuindo consideravelmente os riscos de multa para o seu negócio. 

Assinatura eletrônica e digital de documentos 

Precisa assinar contratos ou documentos específicos do setor contábil? Você pode ser despedir do moroso processo da assinatura física e fazer tudo através de um software, com apenas alguns cliques. Mais economia de tempo e dinheito. 

Conheça o ArqGED 

O ArqGED é o software de gestão eletrônica de documentos da Arquivar. Ele oferece soluções tecnológicas, muito eficientes para negócios de diferentes portes que querem não somente se atualizar, mas também aumentar a competitividade no mercado.  

E sim, a gestão adequada dos documentos é parte fundamental para uma estratégia de ganho de mercado. Afinal, com documentos devidamente arquivados fica mais fácil acompanhar as informações para tomadas de decisão.  

Além disso, esse software contribui para uma integração de setores, já que todos os autorizados conseguem acessar rapidamente as informações sem dependerem da liberação de outros profissionais.  

Ficou curioso para saber mais sobre o ArqGED? Nosso software possui 7 módulos que integrados promovem uma revolução digital em sua empresa.  Entre em contato conosco clicando aqui.  

A contabilidade sem papel é uma tendência que envolve valores éticos, consciência ambiental, economia e reputação. São muitos fatores importantíssimos para o seu negócio que definitivamente não podem ser ignorados.  

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