11 out 2024 • min de leituraThiago Barbosa
Como reduzir papel nas empresas?
Reduzir o uso de papel nas empresas é uma prática que vai além de ser uma tendência moderna. Trata-se de...
Thiago Barbosa
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7 fev 2025
SegmentoDescarte de Documentos
A gestão documental eficiente não termina na digitalização ou arquivamento. O descarte seguro e responsável dos documentos físicos é uma etapa fundamental para manter a conformidade legal e contribuir para a preservação ambiental.
Este processo exige atenção a normas específicas, como a Tabela de Temporalidade Documental, e boas práticas que assegurem tanto a proteção das informações quanto a sustentabilidade. Neste artigo, exploraremos os principais aspectos do descarte de documentos, abordando sua importância, etapas essenciais e como ele pode ser realizado de forma ecologicamente correta.
Importância do Descarte Adequado de Documentos
Manter documentos físicos desnecessários pode gerar riscos de segurança, custos adicionais de armazenamento e até mesmo complicações jurídicas. O descarte adequado garante que informações confidenciais não caiam em mãos erradas, protege a empresa contra penalidades e libera espaço físico. Além disso, o impacto ambiental do descarte irresponsável é significativo, especialmente quando não há práticas de reciclagem envolvidas.
Tabela de Temporalidade Documental: O Guia Essencial
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é o principal instrumento para determinar o ciclo de vida dos documentos. Regulamentada pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), ela classifica documentos e define prazos de guarda, bem como a destinação final após esse período.
Existem três destinos principais para documentos ao final de sua vida útil:
- Eliminação (Descarte): Quando não possuem valor administrativo, fiscal, jurídico ou histórico após o prazo de retenção.
- Guarda Permanente: Documentos de valor histórico ou probatório.
- Transferência para Arquivo Intermediário: Para documentos que ainda podem ser consultados, mas cuja frequência de uso diminuiu.
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A aplicação correta da TTD é crucial para garantir que a empresa mantenha um ciclo de vida documental organizado e legalmente seguro. A TTD, portanto, não só regula o descarte, mas também ajuda a evitar a retenção desnecessária de documentos, protegendo informações confidenciais e reduzindo a quantidade de papel armazenado.
Descarte Legal e Conformidade: Garantindo Segurança Jurídica
Além de garantir a eficiência operacional, o descarte de documentos deve ser feito de acordo com a legislação vigente, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil. A LGPD exige que as empresas adotem práticas adequadas para o tratamento e descarte de dados pessoais, protegendo a privacidade de seus clientes, funcionários e parceiros.
O descarte inadequado de documentos que contenham dados pessoais pode resultar em sérias penalidades, incluindo multas expressivas. Portanto, o descarte de documentos deve ser realizado com uma política clara e seguindo as normas de segurança, como a destruição irreversível de informações sensíveis (dados pessoais, financeiros, entre outros) para evitar vazamentos e fraudes.
No caso de documentos eletrônicos, é igualmente importante garantir que as informações sejam apagadas de maneira irreversível, seja por meio de softwares especializados ou processos de destruição de mídia (como CDs e DVDs).
Impacto Ambiental do Descarte Incorreto
O descarte inadequado de papel e outros materiais em aterros sanitários representa um grande problema ambiental. Em países como o Brasil, estima-se que uma quantidade significativa de papel gerado em escritórios e empresas acaba sendo descartada de maneira incorreta. Este material, quando não reciclado, leva muito tempo para se decompor, liberando substâncias tóxicas no solo e no ar.
Benefícios da Reciclagem de Documentos:
- Redução de Resíduos em Aterros: Diminui a quantidade de lixo sólido descartado em locais inadequados.
- Preservação de Recursos Naturais: A reciclagem do papel reduz a necessidade de cortar árvores para a produção de papel novo. Cada tonelada de papel reciclado poupa cerca de 17 árvores, um número significativo para a preservação das florestas.
- Economia de Água e Energia: A produção de papel reciclado consome menos água e energia em comparação com a produção de papel virgem. Por exemplo, para cada tonelada de papel reciclado, cerca de 10 mil litros de água e 2.500 kWh de energia são economizados.
Adotar práticas de reciclagem no descarte de documentos não é apenas uma escolha responsável, mas uma obrigação ética que cada empresa deve considerar para mitigar seu impacto no meio ambiente. Empresas que não se atentam para essas práticas podem enfrentar críticas e perder o reconhecimento da sociedade, tornando-se alvos de movimentos que exigem maior responsabilidade corporativa no tocante à sustentabilidade.
Benefícios Econômicos do Descarte de Documentos Sustentável
A reciclagem não só traz benefícios ambientais, mas também pode resultar em economias significativas para a empresa. Ao adotar políticas de descarte sustentável e reduzir a quantidade de papel armazenado, as empresas podem reduzir custos com arquivamento e espaço físico.
Além disso, ao promover a reciclagem e práticas sustentáveis, as empresas melhoram sua imagem corporativa, ganhando visibilidade e respeito perante o mercado e seus stakeholders. Muitas organizações estão cada vez mais sendo avaliadas pela sua responsabilidade social e ambiental, e isso pode ser um diferencial competitivo crucial para se destacar no mercado.
Exemplos de Casos de Sucesso:
Empresas de diversos setores têm implementado políticas sustentáveis de descarte de documentos com ótimos resultados. Algumas têm se beneficiado de programas de recompensas por reciclagem e redução de resíduos, enquanto outras veem sua reputação reforçada pela aderência às práticas ecológicas. Um exemplo claro disso são as certificações verdes que algumas empresas recebem ao demonstrar suas iniciativas de sustentabilidade, o que pode contribuir significativamente para a fidelização de clientes e atrair novos parceiros.
Processos Tecnológicos no Descarte de Documentos
Para muitas empresas, o descarte de documentos também pode ser agilizado e otimizado por meio de tecnologias de gestão. Softwares especializados em gerenciamento de documentos permitem rastrear e controlar todo o ciclo de vida do documento, desde sua criação até o descarte. Esses sistemas ajudam a garantir que a Tabela de Temporalidade seja seguida rigorosamente, além de facilitar o processo de identificação e destruição de documentos no momento correto.
A digitalização também pode ser parte do processo de descarte. Ao digitalizar documentos que ainda têm valor legal ou operacional, é possível eliminar a versão física sem perder a integridade das informações.
Como Implementar um Programa de Descarte de Documentos Sustentável?
- Educação e Conscientização: Treine colaboradores sobre a importância da sustentabilidade e descarte responsável.
- Parcerias com Empresas Especializadas: Contrate serviços que garantam a destruição segura e a reciclagem dos materiais descartados.
- Políticas Internas de Sustentabilidade: Implemente normas claras para o descarte e incentive práticas sustentáveis no dia a dia da empresa.
Arquivar: Sua Parceira em Gestão Documental e Descarte Sustentável
Com mais de 30 anos de expertise, a Arquivar é referência em gestão documental no Brasil. Além de oferecer soluções completas para organização, digitalização e armazenamento de documentos, a Arquivar também garante um descarte seguro e sustentável.
Parcerias com Empresas de Reciclagem:
A Arquivar possui parcerias estratégicas com empresas especializadas em reciclagem de papel, assegurando que todo o material descartado seja processado de forma ambientalmente responsável. Ao escolher a Arquivar, sua empresa não só otimiza a gestão documental, como também contribui ativamente para a preservação do meio ambiente.
Transforme sua gestão documental com a Arquivar e faça a diferença!
