Anywhere Office: Faça de qualquer lugar o seu escritório!

Anywhere Office” é o termo em inglês para determinar um “Escritório em Qualquer Lugar”, ou seja, a possibilidade de trabalhar de maneira remota, usando seu celular ou computador. Para isso, porém, você precisa de ferramentas essenciais como: 

  • Assinatura digital; 
  • Software GED e armazenamento em Nuvem; 
  • Login e senha para acesso.  

Assim será possível otimizar o trabalho e o chamado “Workflow”, realizando tarefas e promovendo soluções em qualquer lugar, a qualquer hora.  

Anywhere: Tenha acesso a toda informação que você precisa e faça de qualquer lugar o seu escritório 

Você já ouviu falar no conceito de Anywhere Offíce? Em tradução literal, significa “Escritório em qualquer Lugar”, e é justamente isso que essa ideia propõe.  

Com o avanço tecnológico, é cada vez mais comum que as pessoas utilizem os dispositivos móveis como meio para realizar seus trabalhos. Através da tela do celular ou do computador você pode realizar desde as tarefas mais simples até as mais complexas.  

Tudo o que você precisa é conectar o seu dispositivo a uma rede de wi-fi. E pronto! O acesso estará liberado e junto com ele a possibilidade de trabalhar em qualquer lugar.  

Como tornar o Anywhere Office mais qualificado? 

Mas, ter acesso a sua caixa de e-mails e manter contato constante com a equipe de trabalho pode não ser suficiente.  

Mesmo no caso do conceito de Anywhere Office, atualmente existem ferramentas que podem tornar esse trabalho mais eficiente, oferecendo todo o auxílio para as tarefas serem realizadas remotamente.  

Digitalização de Documentos: 

A digitalização de documentos é uma das estratégias mais importantes. Com ela, você transforma arquivos em papel em arquivos digitais fáceis de serem acessados a qualquer hora, de qualquer lugar. 

A digitalização permite, por exemplo, que gestores consigam acessar arquivos e resolver problemas à distância, aumentando a autonomia de todos os profissionais.  

Além disso, com a digitalização você garante maior segurança aos seus documentos. Afinal, eles não correm risco de serem danificados por efeitos do tempo.  

A digitalização também economiza espaço e diminui gastos com impressão, trazendo benefícios econômicos que serão percebidos já no primeiro mês de adoção. 

Workflow: 

Workflow é outro termo em inglês que muitas pessoas repetem, mas nem todo mundo sabe o que significa.  

A tradução seria algo como “Fluxo de Trabalho”, que determina quais são os passos que tornam as tarefas rotineiras mais fáceis.  

A ideia é otimizar sempre que possível, fazendo com que as obrigações sejam cumpridas sem demandar mais tempo – e dinheiro – do que realmente precisam.  

Do ponto de vista tecnológico, Workflow engloba ferramentas, softwares e soluções modernas que possam auxiliar nessa fluidez de trabalho de alguma forma.  

As ferramentas para isso facilitam a comunicação integrando setores, fazendo com que a comunicação transite entre departamentos de maneira segura e organizada.  

Todos os profissionais autorizados conseguem acesso fácil aquilo que lhe é permitido, como documentos, contratos, sistemas diversos.  

Na prática, isso auxilia desde as pequenas tarefas até as mais complexas. Sua equipe terá maior qualidade no trabalho, entregará melhores resultados e terá mais tempo para prospectar e fidelizar clientes.  

As soluções das assinaturas digitais 

Outra opção que torna o conceito de Anywhere Office ainda mais eficiente é a possibilidade de adotar as assinaturas eletrônicas 

Com esse serviço incorporado em sua rotina profissional, você poderá assinar documentos e validar contratos a distância, sem precisar obrigatoriamente estar presente. 

A estratégia agiliza muitas atividades. Imagine só que, em uma viagem, ou durante uma tarefa remota, você pode dar continuidade aos trabalhos que ficaram pendentes no escritório.  

Isso faz com que a sua empresa renda mais e tire do caminho tarefas simples que podem atrasar o dia. Como resultado você e seus funcionários ficam livres para tocar outras atividades essenciais.  

Tipos de assinaturas digitais 

Nesse ponto consideramos importante explicar os diferentes tipos de assinaturas digitais. Criamos um conteúdo inteiro sobre isso. Você pode ler mais em “Assinatura digital – o que é e para que serve?”. Os tipos são: 

CAdES: 

modelo CAdES é indicado para os chamados documentos binários. É recomendado esse padrão para a assinatura geral de um documento.  

Ele permite que um documento seja validado por longo tempo. A sigla significa CMS Advanced Electronic Signature e é usado para ASN.1. É um dos modelos mais adotados pelas empresas;. 

XAdES: 

A sigla significa XML Advanced Electronic SignatureEle é aplicável especialmente para documentos que estãono formato XML, como podemos notar pelo nome do formato de assinatura. 

O seu principal diferencial com relação ao anterior é que permite a assinatura parcial de documentos. Então, se você precisa rever tópicos ou analisar informações antes de concluir, essa é uma boa escolha. 

PAdES: 

Já o PAdES é utilizado na validação de contratos e documentos em formato PDF. A sigla significa PDF Advanced Electronic Signature, o que já esclarece a qual modelo ele é indicado.  

Através desse padrão é possível ter uma visualização do documento e da assinatura. É ideal para empresas onde predomina o uso de PDF para a confecção de documentos. 

Lembrando que o PDF é um dos formatos de arquivos mais utilizados em todo o mundo. Sendo assim, desenvolver um padrão de assinatura para esse modelo acaba sendo uma praticidade extra para o dia a dia empresarial.  

Por que usar um Software GED na nuvem? 

Não podemos falar em soluções para Anywhere Office sem analisarmos a importância de uma solução em nuvem. Você sabe o que é isso? 

O conceito de “Computação em Nuvem” é usado para descrever um tipo de armazenamento digital que mantem arquivos reunidos em uma espécie de HD fora de seu computador.  

Hoje existem diversas opções para armazenamento em nuvem que contribuem com o Anywhere Office. As opções mais famosas são: 

  • Google Drive; 
  • iCloud; 
  • One Drive. 

Todas as opções oferecem soluções gratuitas ou pagas. Mas, você pode contratar serviços com expansão, mais eficientes e com opções mais variadas de soluções que acabam prestando um suporte eficiente e qualificado. 

Software GED: 

GED é o termo para Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Quando aliado a um armazenamento em nuvem, ele permite que você crie arquivos digitais e os mantenha em segurança e devidamente organizados.  

Isso garante o acesso a esses documentos a qualquer hora, em qualquer lugar! Os hardwares utilizados para gerenciamento dos arquivos em nuvem são de alta tecnologia e velocidade surpreendente.  

Portanto, as atividades não sofrem com atrasos, travamentos e quedas. Além disso, você não corre o risco de perder os documentos em situações de incêndios, umidade ou outros fatores externos que possam afetá-los.  

Como os usuários têm acesso a isso? 

Para tornar um software de gestão de documentos ainda mais eficiente, ele conta com a possibilidade de criação de login e senha para acesso.  

Ou seja, o acesso não é livre a qualquer pessoa! É preciso ter uma prévia autorização para acessar, alterar e mexer nos arquivos que são salvos em nuvem.  

Também fica à disposição do administrador um histórico com essas alterações, indicando quem foram as pessoas que acessaram e mexeram. Tudo isso contribui para que essa seja uma tecnologia amplamente difundida por sua segurança e alta qualidade.  

Esse conceito serve para a minha empresa? 

Depois de ler tudo sobre Anywhere Office, seu conceito e possibilidades de uso você com certeza está se questionando se isso realmente serve para a sua empresa.  

É natural achar que empresas de pequeno ou médio porte não precisam desse tipo de tecnologia, mas isso é um grande engano.  

Empresas geram papeis e documentos em grande volume independente do seu tamanho. Nesse sentido, contar com a tecnologia como aliada para manter essa papelada organizada não é somente importante – é essencial.  

A agilidade e o tempo que se ganha, aliados ao dinheiro que é economizado com essa tecnologia podem ser fatores determinantes para impulsionar o seu crescimento! 

Anywhere office – a tendência com potencial competitivo 

Aqui vale a pena ressaltar que a escolha pelo Anywhere Office traz vantagens variadas. Para começar, como dito anteriormente, as tarefas se tornam mais fáceis e práticas.  

Mas, não é só isso. Outras vantagens são: 

  • Economia de espaço; 
  • Maior organização de contratos e documentos; 
  • Agilidade na identificação e tratativa de problemas; 
  • Informações sobre vencimentos de contratos e validade de documentos; 

Entre outras.  

Todas essas soluções não apenas tornam o seu negócio mais funcional no dia a dia, mas contribuem efetivamente para que você tenha um potencial competitivo maior.  

Claro, pois, sem tantas demandas em sua rotina é possível olhar com carinho e atenção para fatores essenciais: o seu cliente e as oportunidades de conquista de mercado.  

Soluções Arquivar para Anywhere Office 

A Arquivar é uma empresa que oferece soluções tecnológicas para gerenciamento de documentos através de softwares, assinatura digital e implantação de GED.  

Nós entendemos que a tecnologia é uma grande – e essencial – aliada para o crescimento de pequenas e médias empresas. Sem ela, é praticamente impossível dar o próximo passo.  

Por isso pautamos nosso trabalho na qualidade, sempre antenados com as novidades do setor e promovendo as melhores soluções aos nossos clientes.  

Entre em contato e faça um orçamento! Acesse o site e saiba como implantar o conceito de Anywhere Office em sua empresa de forma segura e qualificada.

E aproveite para assistir ao nosso Webinar, que aconteceu em 10 de abril de 2021, sobre o assunto:

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