A gestão de documentos nas instituições de ensino superior vem mudando ao longo do tempo. Assim como em outros segmentos, elas estão introduzindo cada vez mais em seu dia a dia recursos tecnológicos para automatizar e otimizar processos. E isso diz respeito tanto às ferramentas de ensino e aprendizagem quanto às atividades administrativas.
Faculdades, universidades e centros de educação superior destacam-se na busca por serviços de gestão de documentos para as suas secretarias acadêmicas. E essa mudança de comportamento tem um motivo: as exigências do Ministério da Educação (MEC) acerca do assunto.
Diante dessa realidade, abordamos o que é a gestão de documentos nas Instituições de Ensino Superior (IES), as exigências legais para a prática, seus benefícios e as melhores formas de se adequar. Acompanhe!
Gestão de documentos é um conjunto de procedimentos que otimiza o processo de armazenamento e manuseio de documentos e suas informações. Nos dias atuais, é impensável realizar tal gestão sem o auxílio de tecnologias especializadas, que podem ser aplicadas em todas as etapas do processo, como elaboração, busca por informações, fluxo, arquivamento, avaliação etc. A principal idéia desta prática é conferir mais segurança, rapidez, economia, produtividade entre as equipes e melhor comunicação entre os setores.
Algumas tarefas da rotina do gestor de arquivos traduzem como é feita a gestão de documentos, veja:
A produção e a circulação de documentos em uma IES (Instituição de Ensino Superior) são bem altas. Além de todo o arquivo referente ao administrativo, professores e demais funcionários, há também os dossiês de cada aluno. Nela, ficam armazenados todas as informações e os documentos relacionados ao estudante, mesmo após a formatura. Comprovantes de matrícula e de pagamento, histórico escolar, atestados e outros dados devem ficar armazenados na instituição pelo tempo estabelecido nas normas.
Para realizar uma boa gestão de documentos nas IES diante desse alto volume, é preciso instituir um fluxo de armazenamento dos arquivos que funcione de forma integrada com os demais processos da organização. Não basta apenas padronizar e otimizar a gestão documental se a governança, a gestão pedagógica e a conformidade legal não andarem de mão dadas em um único sistema. Somente assim, é possível que tudo funcione de forma ágil.
Por isso, é preciso ter padronização de elementos, que é fundamental para a localização dos arquivos. Mais uma vez, é preciso ter regras sobre atribuição de nomes e nomenclaturas padrão para cadastrar arquivos. Tais normas devem ser publicizadas para todos os departamentos que trabalham com documentos e informações. A padronização deve atingir o sistema de pastas e subpastas (físico e digital), considerando as datas dos arquivos, suas alterações ou atualizações.
De forma resumida, é preciso organizar qualquer tarefa que envolva a gestão de documentos para que as normas estabelecidas pela instituição sejam atendidas. A propósito, não somente as normas internas devem ser atendidas. As IES devem ter conhecimento das exigências estabelecidas pelo MEC em relação à administração desse acervo.
A gestão de documentos nas instituições de ensino superior foi objeto de portarias e decretos do Ministério da Educação. São eles: Portaria 1224/2013, Decreto nº 9.235/2017, Portaria 315/2018 e Portaria 330/2018.
A primeira norma editada foi a Portaria 1224/2013. Ela “institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES) pertencentes ao sistema federal de ensino”. A grosso modo, trata sobre a temporalidade e a destinação final das informações do acervo acadêmico e dos documentos. Nela, também há obrigações e prazos que devem ser cumpridos em certas práticas dessa gestão documental.
O maior objetivo da portaria de 2013 é preservar o acervo e agilizar os processos. Para tanto, todas as instituições passaram ter o compromisso de disponibilizar o acervo em formato digital, o que fez com que a digitalização de documentos ganhasse espaço. No entanto, a preservação dos documentos físicos permaneceu como uma questão importante, uma vez que a versão digital não substitui legalmente o original.
Dando seguimento à portaria, em 2017 foi editado o Decreto nº 9.235/2017. A norma também se aplica às instituições de ensino que oferecem curso superior de graduação e pós-graduação no Brasil. Ela já aborda pontos sobre a digitalização e a gestão eletrônica de documentos, apresentando prazos e condições para que as IES e suas mantenedoras convertam para o formato digital seus documentos acadêmicos.
No artigo 104, a lei aponta que “Os documentos que compõem o acervo acadêmico das IES na data de publicação deste Decreto serão convertidos para o meio digital, mediante a utilização de métodos que garantam a integridade e a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação”. Em seguida, complementa a norma dizendo que os prazos e as condições para essa conversão e para a guarda e a manutenção dos acervos físicos serão definidos em regulamento do Ministério da Educação. Esse regulamento a que se refere o Decreto veio com a Portaria 315/2018.
A Portaria 315/2018 “dispõe sobre os procedimentos de supervisão e monitoramento das instituições e cursos de educação superior do sistema federal de ensino, que visa regular a gestão documental de todos os documentos envolvidos nos processos das atividades-fim”. Finalmente, ela aborda um dos pontos fundamentais da gestão, pois institui como prazo fatal para que as instituições de ensino superior façam a total digitalização de seus acervos documentais o mês de abril de 2020. Caso não obedeçam ao prazo, as IES podem ser acusadas de irregularidade administrativa, o que pode resultar em sanções previstas em lei.
O Ministério da Educação, além de estabelecer os prazos para adequação das IES, publicou a Portaria nº 330/2018 para tornar obrigatória a emissão de diplomas e documentos acadêmicos em formato digital. De acordo com a Portaria, “fica instituído o Diploma Digital no âmbito das instituições de ensino superior, públicas e privadas, pertencentes ao sistema federal de ensino”. O diploma digital abrange o registro e o respectivo histórico escolar.
Para que as instituições de ensino emitam documentos digitais com validade jurídica, integridade e segurança das informações, precisam ter um certificado digital.
Na prática, todas as normas relativas à gestão do acervo acadêmico retratam a importância do tema para as instituições de ensino superior. Ao tornar obrigatória a digitalização de todos os documentos pertinentes à educação, as portarias e o decreto fizeram as IES perceberem os benefícios de se investir nas tecnologias de gestão documental.
Afinal, existe uma demanda exponencial de geração de dados, fazendo com que seja necessário adotar soluções eficazes para dar conta de tanta informação. Em suma, as normas do Ministério da Educação orientam as instituições de ensino na direção de uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED). A GED permite o gerenciamento de históricos e dados dos alunos, mas também a digitalização de documentos de acordo com as normas do MEC, a criação de fluxos de trabalho, o armazenamento e a indexação para buscas rápidas.
Uma boa gestão de documentos, sem dúvida, traz muitos benefícios na otimização do serviço nessas instituições.
Estar em dia com a lei é obrigatório e evita diversos contratempos como notificações, interdições e multas. Mas não é somente essa a vantagem de realizar a gestão documental. Um bom trabalho de gestão de documentos nas instituições de ensino superior melhora a fluidez dos processos internos. Em suma, pode-se dizer que o funcionamento da IES é otimizado em todos os âmbitos da administração.
A gestão de documentos melhora o processo produtivo, traz economia de recursos, organiza o acervo acadêmico, confere mobilidade no acesso, promove a adequação à era digital e facilita a expansão da instituição.
Os processos internos de uma IES são cheios de detalhes, especialmente quando se fala em gestão de documentos. Quando ela é bem feita, traz mais dinamismo e rapidez no trato com as informações, especialmente por meio de recursos tecnológicos. Os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) possibilita aos funcionários da instituição melhorar sua produtividade na administração das informações.
Isso ocorre porque eles perdem menos tempo com pesquisa de documentos. Essa agilidade na localização de dados otimiza as demais etapas da gestão, fazendo com que o serviço prestado ao destinatário final (que pode ser outro setor da instituição ou o aluno) seja de alta qualidade.
Com mais produtividade, já é possível imaginar o motivo pelo qual a gestão de documentos eficaz traz economia de recursos. Mas, basicamente, é possível fazer mais com menos. No entanto, essa economia não diz respeito somente à equipe, que consegue executar mais ações em menor tempo. Ela também se refere à economia de recursos financeiros proporcionados pela digitalização e a gestão eletrônica. Antes, tais recursos eram aplicados a cópias, impressões, transporte e armazenamento de documentos.
Uma boa gestão documental em instituições de ensino superior dá atenção especial para a etapa de organização dos documentos, especialmente porque o volume é altíssimo e constante. Além de todas as informações referentes aos alunos e professores, existem os documentos que estão presentes em qualquer empresa, como contas de água, luz, internet, contratos, certificados, garantias etc.
Quando a gestão é eficaz, o que acontece principalmente com o uso de um sistema GED, a padronização auxilia no bom andamento das rotinas operacionais. Ocorre também a preservação do acervo físico em relação a manuseio incorreto, perdas, extravios e acidentes como incêndios e enchentes.
Um sistema eletrônico de gestão de documentos traz também um benefício importante para funcionários e alunos: mobilidade no acesso. Com a existência de uma plataforma online que permite o acesso e a indexação de documentos digitalizados, os profissionais trabalham mesmo estando distante do arquivo físico, ao passo que os alunos podem solicitar serviços e consultar documentos de onde estiver.
O acesso à documentação em ambiente virtual também possibilita a otimização do processo produtivo e da prestação dos serviços.
Como é a secretaria escolar na época das matrículas? Com certeza, é bastante movimentada, mas não precisa ser um caos. Senão, o crescimento da IES seriam impossível, certo? Quanto mais a instituição cresce, maior é o volume de documentos gerado. Para que essa expansão seja possível, é preciso fazer uma ótima gestão de documentos, com estratégias e padrões predefinidos para organizá-los.
Quando isso ocorre, a entrada de novos registros não é prejudicada, sendo mais fácil organizar os novos dados conforme os padrões estabelecidos.
Por fim, a gestão de documentos em uma instituição de ensino superior também auxilia os responsáveis a adequarem a IES à era digital. Mesmo antes das portarias do Ministério da Educação já era possível notar algumas instituições que utilizavam recursos tecnológicos para otimizar a gestão como um todo. Em geral, eram locais onde o mindset estava voltado para a modernização das operações como forma de prestar um melhor serviço aos alunos e fornecedores, e melhorar o ambiente de trabalho.
Com as normas do MEC, a adequação à era digital se tornou uma obrigação. No entanto, quando ela é vista como um benefício, suas aplicações auxiliam em toda a gestão da instituição. A digitalização e a gestão eletrônica de documentos são duas práticas que contribuem e muito para que os demais benefícios sejam usufruídos.
As instituições de ensino superior, sejam públicas ou privadas, possuem rotinas específicas e necessidades conforme as características de seu corpo docente e discente. Apesar das diferenças, há muitas semelhanças, como a necessidade de transformar o acervo acadêmico em documentação digital. Em outras palavras, todas elas devem cumprir os preceitos legais sobre a gestão de documentos aplicáveis às secretarias acadêmicas.
O gerenciamento das documentações relativas aos alunos deve ser feito de forma a permitir a criação de fluxos de trabalho, a digitalização de documentos (conforme as obrigatoriedades das Portarias do MEC), o armazenamento e a indexação para buscas rápidas, e o acompanhamento de quais documentações permanece em falta.
Existem algumas soluções tecnológicas que trabalham exatamente nestas tarefas, de forma a adequar a gestão de documentos.
Para atender corretamente às diretrizes da portaria e passarem a ter um uso estratégico do arquivo, as faculdades precisarão, basicamente, digitalizar os documentos, implantar sistemas de gestão da informação e contratar serviços adequados de armazenagem do material físico, que deve ser permanentemente mantido.
Abordamos a seguir a digitalização e a gestão eletrônica de documentos, que auxiliam diretamente nessa adequação.
A digitalização de documentos é a prática de converter documentos físicos em formatos digitais. É uma das obrigações que as instituições de ensino devem cumprir para se adequar às exigências estabelecidas pelo MEC. No entanto, mesmo que não houvesse a norma, ela poderia ser adotada para otimizar a gestão de documentos nas faculdades e universidades. Afinal, poder acessar dados em dispositivos com capacidade de computação (tablets, computadores, notebooks e smartphones) é um excelente benefício, como apontamos.
E o que pode ser objeto de digitalização nas IES? Vários documentos acadêmicos que se referem à instituição e aos alunos, como:
No entanto, ainda que a digitalização seja uma prática para adequar as secretarias acadêmicas, ela deve ser mantida também em versão impressa, como mandam as portarias do MEC.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma prática que, para as secretarias acadêmicas das instituições de ensino superior, também decorre das normas do MEC. Por definição, é o uso e a gestão de informações e/ou documentos no ambiente virtual, com o objetivo de otimizar rotinas de trabalho e impulsionar outras melhorias nos processos internos, melhorando a experiência do aluno e do profissional.
Ao adotar a GED, a IES deve fazer uma análise para avaliar sua real utilidade e necessidades, considerando as dificuldades que gestores e profissionais enfrentam no dia a dia. Algumas situações podem sobrecarregar a secretaria acadêmica, como a realização de matrícula e rematrícula, e o atendimento às solicitações dos estudantes (que pode envolver inúmeros documentos de toda sua trajetória acadêmica).
Diante dessas ocasiões, o uso da gestão eletrônica de documentos aparece para facilitar o trabalho da secretaria. No caso da realização de matrícula, ela poderá ser feita pelo sistema da universidade. Para tanto, basta que ele anexe a documentação digitalizada exigida e faça a assinatura eletrônica. Já na solicitação de serviços, a GED permite a localização rápida dos documentos digitais pelo funcionário, sendo necessário somente digitar o número de matrícula do estudante para acessar qualquer registro.
O tamanho da IES pode determinar a complexidade do sistema GED que ela deve utilizar. Mas, em todo o caso, esse gerenciamento eletrônico é fundamental para se adequar às regras estabelecidas pelo MEC. Felizmente, evitar as sanções das normas não é o único benefício que pode ser usufruído com sua adoção. No final das contas, contar com esse recurso tecnológico proporciona muitas vantagens para a instituição, especialmente a otimização de todo o serviço.
As instituições de ensino podem otimizar processos com uma boa gestão de documentos. Existem algumas soluções que contribuem para facilitar essa tarefa realizada pelas secretarias acadêmicas, especialmente a digitalização e a gestão eletrônica de documentos. Com elas, as IES notarão uma melhora em seu processo produtivo, podendo usufruir da economia de recursos, da organização dos documentos, da mobilidade no acesso. Como consequência à adequação à era digital, é mais fácil expandir as atividades.
No entanto, tenha em mente que, para implementar tais soluções de gestão de documentos, é preciso fazer uma análise das necessidades e características de cada local. Somente com um projeto personalizado é possível ter as vantagens numeradas.
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