O que é um ERP e como implantar?

ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão integrado utilizado por empresas para administrar e automatizar diversos processos de negócios, como finanças, recursos humanos, compras, estoque, vendas, produção, entre outros. Em diversos setores do mercado, o principal objetivo de um ERP é centralizar as informações em um único sistema, facilitando o fluxo de dados entre diferentes departamentos e proporcionando uma visão geral da operação da empresa e auxiliando na tomada de decisão.

Com um ERP, a empresa consegue melhorar a eficiência, reduzir erros, aumentar a produtividade e tomar decisões mais embasadas, já que as informações estão integradas e acessíveis em tempo real.

Como funciona o ERP

Um ERP (Enterprise Resource Planning) funciona integrando e automatizando os processos da empresa, centralizando informações e proporcionando acesso em tempo real a dados cruciais para a tomada de decisões. Ele reduz erros, aumenta a eficiência operacional e melhora a comunicação entre departamentos. Tudo isso contribui para uma gestão mais eficiente e competitiva no mercado.

Aqui está um exemplo prático de como um ERP pode ser utilizado no dia a dia de uma empresa:

1. Vendas: É feito um pedido por um cliente, e o vendedor registra no sistema ERP. O pedido de venda é registrado automaticamente no módulo de estoque, que verifica se há disponibilidade do produto.
2. Controle de Estoque: Se o estoque estiver baixo, o ERP pode sugerir ou até criar um pedido de compra automaticamente para reabastecer o produto, com base na quantidade mínima configurada.
3. Faturamento e Financeiro: O pedido de venda gerado automaticamente pode ser encaminhado para o módulo financeiro, que cria a fatura do cliente e a envia, além de registrar o pagamento no fluxo de caixa.
4. Logística: O pedido de venda também pode ser enviado ao módulo de logística, que organiza a entrega ao cliente com base na disponibilidade e localização.
5. Análises e Relatórios: O ERP também gera relatórios e análises sobre as vendas, estoque e finanças, fornecendo aos gestores informações valiosas para otimizar o negócio.

Quais são as vantagens do ERP

O uso de um sistema ERP pode trazer diversas vantagens para as tarefas do dia a dia da empresa, pela sua integração entrega pesquisas mais detalhadas e resultados mais rápidos, confira os pontos que destacamos abaixo para entender mais sobre os pontos que o ERP otimiza:

1. Integração de processos: Centraliza as informações em um único sistema, facilitando todo o processo e compartilhamento de dados e evitando erros e duplicações.
2. Melhoria na tomada de decisões: Proporciona dados em tempo real e  relatórios detalhados para decisões rápidas e precisas.
3. Aumento da produtividade: Automatiza tarefas como emissão de notas fiscais e controle de estoque, permitindo foco em atividades estratégicas.
4. Redução de custos: Elimina tarefas manuais e melhora o controle de estoque, reduzindo custos operacionais.
5. Gestão financeira aprimorada: Auxilia no gerenciamento do fluxo de caixa, conciliação bancária e contas a pagar/receber.
6. Melhora no atendimento ao cliente: Facilita o acompanhamento de pedidos, garantindo um atendimento mais ágil e preciso.
7. Aumento da conformidade: Garante o cumprimento de regulamentos fiscais e legais, com relatórios que atendem exigências governamentais.
8. Escalabilidade: Adapta-se ao crescimento da empresa, mantendo a eficiência mesmo com o aumento de dados e processos.

Módulos do ERP

Os módulos do ERP são diferentes funcionalidades ou áreas específicas de gestão que o sistema ERP oferece para as diversas partes de uma empresa. Cada módulo é responsável por automatizar e gerenciar todos os processos relacionados a um setor ou função específica dentro da organização, como por exemplo:

1. Logística: Controla transporte, armazenamento e distribuição de produtos, otimizando entregas e reduzindo custos.
2. Análise de Dados / BI: Fornece ferramentas de análise e relatórios, gerando insights para auxiliar na tomada de decisões estratégicas.
3. Gestão de Projetos: Controla o andamento de projetos, acompanhando prazos, recursos e custos, garantindo entregas no prazo e dentro do orçamento.
4. CRM: Gerencia o relacionamento com os clientes, acompanhando vendas, atendimentos e campanhas de marketing, para aumentar a fidelidade e as vendas.
5. Produção: Gerencia o processo de fabricação, controle de matéria-prima e agendamento da produção, visando otimizar e garantir entregas pontuais e de qualidade.
6. Estoque: Através de um banco de dados controla o inventário, entradas e saídas de mercadorias, evitando excessos e faltas de produtos, e minimizando custos de armazenamento.

Os módulos integrados de um ERP oferecem diversas vantagens. Eles aumentam a eficiência, permitindo que todos os departamentos usem dados atualizados sem precisar inserir informações manualmente. A redução de erros é possível graças à troca automática de dados entre os módulos. Além disso, a visão completa permite que gestores acompanhem toda a empresa, facilitando decisões e o planejamento estratégico. O sistema é feito de forma escalável, com a possibilidade de adicionar novos módulos conforme a empresa cresce. Muitos ERPs oferecem pacotes modulares, adaptando-se às necessidades de empresas de diferentes tamanhos e setores.

ERP, GED, BPM, BPMN e BPMS juntos

Essa é uma sopa de letrinhas que pode otimizar todo o seu negócio, sendo o GED (Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos) a base de tudo, se você quer saber mais sobre o GED, confere o nosso artigo completo sobre o tema clicando aqui. O ERP com os seus módulos, produzem uma enxurrada de documentos, que serão armazenados na nuvem e os seus dados ficarão disponíveis para serem acessados pelo GED.

O BPM (Business Process Management) é uma disciplina ampla que abrange toda a gestão de processos, desde o seu desenho, análise, monitoramento e melhoria contínua. Já o BPMN (Business Process Model and Notation) é uma forma de representar os processos de forma gráfica, para que assim seja possível modelar os fluxos de trabalho e o BPMS (Business Process Management Suite) é um conjunto de ferramentas que automatizam e auxilia na execução dos processos.

Vamos olhar essa sopa de letrinhas de forma prática, como por exemplo: Em processos de aprovação de compras que envolvem várias etapas, como solicitar o pedido, aprovar o orçamento, comprar o produto e registrar a transação no sistema de gestão financeira.

• GED: Armazena e controla acesso aos documentos e dados, gerando controle das informações.
• BPMN: O BPMN mapeia e desenha todo o fluxo de trabalho desta forma ficando claro onde existem gargalos que precisam ser melhorados, tornando o fluxo mais ágil e eficaz.
• BPMS: O BPMS é a ferramenta que automatiza, executa e monitora o processo mapeado pelo BPMN. Garantindo que as etapas do processo sejam realizadas sem falhas, integrando sistemas, com notificações das atividades em tempo real para os responsáveis, além de gerar rastreabilidade de tudo.
• ERP: Uma vez que o processo esteja otimizado e automatizado pelo BPMN e BPMS, o ERP entra em ação, controlando o estoque através do banco de dados integrado pelo GED, registrando a transação financeira, atualizando o inventário e emitindo relatórios financeiros em tempo real.

Com essa integração entre BPM que foca em otimizar e automatizar os processos, o BPMS que se trata do conjunto de softwares para implementação do BPM e o ERP, que centraliza as operações e facilita a gestão de recursos e informações da empresa, a empresa consegue otimizar seus processos, aumentar a eficiência operacional e manter o controle sobre todas as etapas de seus fluxos de trabalho.

Adaptação do ERP hoje no mercado

Com seu alto nível de personalização os ERPs conseguem ser inseridos em diversas áreas do mercado, otimizando todos os processos desde o pequeno negócio varejista até as grandes indústrias, tornando-o uma ferramenta extremamente versátil e útil

 Varejo: O ERP, através de um banco de dados, ajuda a controlar o estoque, gerenciar vendas, e melhorar o atendimento ao cliente. A integração com e-commerce e CRM facilita a personalização de preços, promoções e acompanhamento de pedidos.

Atacado: No atacado ele organiza os grandes volumes de pedidos, controla estoques em múltiplos canais e melhora a logística de distribuição, também ajuda na gestão de margens e na negociação de preços com grandes e pequenas empresas.

Agronegócio: Para o agronegócio facilita o planejamento da produção agrícola, rastreabilidade dos produtos e controle de insumos. Ele também ajuda a gerenciar equipamentos e prever a demanda sazonal.

Indústria: Na indústria o ERP apoia o planejamento da produção, controle de qualidade e rastreabilidade, além de otimizar a manutenção de máquinas e garantir o cumprimento de regulamentações do setor.

Serviços: Empresas de serviços podem usar o ERP para gerenciar projetos, faturamento por horas ou tarefas e contratos, além de controlar o tempo e recursos das equipes.

Saúde: O ERP organiza o agendamento de consultas e exames, controla estoques de medicamentos e facilita o faturamento com planos de saúde e convênios.

Um ERP bem estruturado pode ser um divisor de águas para toda a empresa, pois com sua grande integração entre os setores ele facilita a comunicação e garante uma visão holística aos gestores e auxilia na tomada de decisões garantindo uma estrutura sólida, porém para isso é essencial contar também com um BPM bem estruturado, por isso a Arquivar criou o Software de BPMS ArqFLOW, um sistema completo para garantir a automatização, maior eficiência e controle de fluxos de trabalho além de controle de tarefas de forma remota proporcionando um aumenta a produtividade num todo para sua empresa.

Quer saber mais sobre a diferença entre ERP e BPM?Confira esse outro artigo.