Cuidar dos documentos acadêmicos é essencial. Afinal, eles guardam informações primordiais a respeito do desempenho de alunos de todos os níveis nas instituições de ensino. Por esse e outros motivos, através da Portaria 613 do MEC foram instauradas algumas normas sobre isso. A portaria diz respeito especificamente à digitalização de documentos de ensino superior.
Desse modo, a ideia é justamente padronizar a guarda desses documentos, garantindo a segurança e a conservação de todos os dados contidos.
Para escolas e profissionais da educação é fundamental entender a portaria 613, e compreender a fundo a importância de trabalhar com documentos digitais para a dinâmica de trabalho – e a própria segurança dos alunos.
A portaria 613 do MEC foi instaurada em 18 de agosto de 2022 e vem com a intenção principal de garantir maior segurança e cuidado com os documentos acadêmicos.
Portanto, ela vem para alterar o processo operacional de universidades, garantindo que tais documentos sejam digitalizados de forma adequada.
O seu foco é no formato digital. Por isso, uma das informações mais importantes da portaria é justamente aquela que diz que “a digitalização de documentos deve seguir padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I do decreto 10.278”.
Esses padrões técnicos referem-se à qualidade do documento e incluem, por exemplo:
Confira na tabela abaixo as especificações:
Todas essas normas devem ser seguidas para que os documentos tenham a validade reconhecida.
Além disso, a universidade que adota a digitalização de documentos acadêmicos correta, se mantém dentro do que é proposto pelo Ministério da Educação.
Outra informação crucial para quem quer se adequar à Portaria MEC 613 é com relação aos metadados. A portaria também prevê que documentos digitalizados precisam resguardar todos os metadados referentes ao arquivo original.
Os metadados em arquivos digitais podem ser vistos quando você simplesmente passa o mouse por cima do arquivo.
São eles que garantem que informações essenciais estejam disponíveis, ainda que elas não constem no corpo do registro. No caso de documentos acadêmicos, os metadados mais importantes são:
Efetivamente os metadados são fundamentais para a leitura e gestão de documentos digitais. Isso porque sem eles é impossível gerar e manter os arquivos, o que impediria também o acesso, manuseio, alteração, compartilhamento etc.
Então, é por ele que, ainda que haja um volume muito grande de arquivos, as pessoas conseguem encontrar aquilo que procuram através de uma busca, filtro ou outros mecanismos de acesso.
Pense no quanto isso é importante para instituições de ensino que geram um volume gigantesco de documentos.
Sendo assim, em alguns casos, se trata de instituições com décadas ou até mesmo centenas de anos de existência – e de acúmulo de documentos físicos que migram para o digital.
É importante entender que a gestão de documentos proposta pela Portaria 613 do MEC não prevê apenas a digitalização pura e simples.
Isso porque, na verdade, a ideia é estabelecer normas de qualidade para a manutenção desses arquivos. Desse modo, os metadados, conforme já dissemos, são fundamentais para isso.
Afinal, além de transformar o papel em um arquivo digital, a digitalização também permite que que eles sejam devidamente gerenciados.
Para entender e aplicar a portaria 613 do MEC é importante também saber quais são os documentos mais importantes de uma universidade.
Podemos citar rapidamente alguns dos principais. São eles:
Nem todos eles precisam ser guardados por longos períodos. Na verdade, os documentos acadêmicos também podem possuir prazos de validade e até mesmo de guarda.
A digitalização e gestão correta disso permite também que você descarte aqueles documentos que estão obsoletos, atualize os que necessitam de uma versão e guarde efetivamente somente o que precisa.
Uma das maiores dúvidas das universidades com relação ao MEC portaria 613 diz respeito ao chamado Diploma Digital.
Como o próprio nome já declara, o Diploma Digital nada mais é do que a versão digital daquele diploma entregue pelas universidades. Sendo assim, ele tem função de atestar a aprovação de um aluno em determinado nível escolar.
Segundo a portaria 613 do MEC os Diplomas Digitais contarão com metadados específicos que certifiquem a sua validade. Porém, eles ainda não foram divulgados, e a portaria informa apenas que em breve isso será especificado.
No entanto, adiantamos que esses metadados vêm com certeza para atribuir ainda mais segurança e garantir que as informações contidas no diploma sejam verdadeiras e impassíveis de falsificação.
Por fim, contribuem muito para a boa gestão dos documentos acadêmicos.
Documentos que requerem assinatura devem ser autenticados através da Infraestrutura de Chaves Públicas do Brasil (ICP-Brasil). O ICP-Brasil é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão e de empresas. Essa é uma norma fundamental para garantir a autenticidade dos dados conforme previsto na portaria 613.
A plataforma de assinatura eletrônica ArqSign, que possibilita o upload do certificado ICP-Brasil A1 para a plataforma tendo mobilidade para assinar digitalmente de qualquer lugar e dispositivo.
A assinatura eletrônica ainda traz benefícios como:
A portaria também chancela informações fundamentais sobre a veracidade de documentos entregues já digitalizados pelos alunos. Sim, a universidade pode aceitá-los.
No entanto, se houver algum dado falsificado e/ ou alterado, isso é de responsabilidade exclusiva do aluno que entregou tais informações para a universidade.
Portanto, a portaria reforça a segurança da universidade com relação a qualquer tipo de fraude que parta de má fé do aluno.
Para que ocorra um armazenamento seguro dos documentos, a instituição deve também seguir o que diz a portaria com relação aos requisitos básicos.
A ferramenta utilizada deve garantir:
Com o ArqGED, software de gestão eletrônica de documentos da Arquivar, o armazenamento em nuvem é garantido, tudo para maior segurança de seus arquivos, o sistema mantém documentos digitais que podem ser acessados de qualquer lugar, a qualquer hora. Além disso, o acesso é feito através de identificação por login e senha.
É preciso ter cuidado com o descarte dos documentos físicos após a digitalização. Isso porque muitos deles podem, sim, ser destruídos. Porém, alguns precisam ser mantidos.
Isso vale para documentos que tenham algum valor histórico. De qualquer forma, no que diz respeito aos documentos físicos, o volume pode diminuir drasticamente com a digitalização.
É essencial seguir o que demanda a portaria 613 para garantir a validade.
Visando entregar qualidade e praticidade para os clientes, a Arquivar desenvolveu o ArqGED – Gestão Eletrônica de Documentos.
Um software completo, capaz de atender a todas as demandas das diferentes etapas da digitalização.
Dentre as muitas vantagens, o software permite a digitalização de documentos variados, garantindo maior agilidade no processo de localização e maior qualidade na gestão geral de documentos.
O processo é 100% em nuvem. Isso quer dizer que não há mais riscos de perda de dados.
No entanto, mais do que isso, eles se mantêm acessíveis para qualquer pessoa autorizada, de qualquer lugar, desde que tenha acesso ao software.
O Software garante maior facilidade à LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados. Isso porque a empresa ganha em segurança e rastreabilidade para impedir acessos e alterações indevidas.
O software pode ser potencializado com customização que permitem integrar a outros serviços, como Assinatura Digital e Digitalização para o dia a dia da empresa com ArqSign e ArqFlow.
A portaria 613 do MEC traz normas importantes para que os dados acadêmicos sejam tratados e arquivados da maneira correta.
No entanto, o processo de digitalização exige experiência e cuidado, que a Arquivar consegue entregar com facilidade.
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