O uso do papel está perdendo força, pois além de gerar gastos, ocupa espaço físico, requer muito mais atenção à organização e gera lixo. Dessa forma, com a digitalização e a gestão de documentos digitais, é possível não só ajudar o meio ambiente, mas também oferecer à sua empresa uma série de vantagens.
Entre elas, contar com uma maior organização dos arquivos, bem como acessá-los de maneira mais rápida e economizar tempo, dinheiro e espaço. É disso que seu negócio está precisando?
Venha conosco conferir o que é a gestão de documentos eletrônicos, quais são as boas práticas e como a tecnologia pode ser útil nesse processo!
Comece tirando suas dúvidas sobre gestão eletrônica de documentos:
A gestão de documentos digitais corresponde ao gerenciamento de documentos eletrônicos de uma organização, desde a sua criação até o seu arquivamento ou descarte. O processo envolve a captura, armazenamento, organização, recuperação e distribuição de arquivos digitais de forma eficiente e segura.
Podemos dizer que é uma outra nuance da gestão documental tradicional, que trata da administração de papelada física. Hoje, com a ascensão da digitalização de documentos, eles passam a ser gerenciados em ambiente virtual, o que facilita muito o processo.
Imagine uma sala cheia de arquivos físicos. Se eles não estiverem sempre organizados, será praticamente impossível encontrar papéis específicos, concorda? A digitalização de documentos consiste em diversas etapas, incluindo as que vêm antes e depois do procedimento em si.
Ainda que arquivos digitalizados possam ser pesquisados com mais facilidade, o gerenciamento adequado deles é indispensável. Afinal, a falta de organização e proteção pode gerar enormes problemas.
Nesse sentido, a importância de gestão de documentos digitais inclui as seguintes questões:
Tais benefícios são notáveis quando se faz um bom gerenciamento eletrônico de documentos, dentro da conformidade. Caso contrário, a empresa corre o risco de roubo, vazamento e perda de dados.
A gestão digital de documentos precisa ser feita em etapas, que consistem basicamente em planejamento, captura, indexação, armazenamento, manutenção e monitoramento.
É preciso começar pelo planejamento para definir quais procedimentos e políticas serão adotados na gestão de documentos digitais. Depois, é necessário converter os arquivos físicos em eletrônicos. Essa é a etapa de captura, que também chamamos de digitalização.
O próximo passo é a indexação, ou seja, a nomeação dos arquivos e criação de índices para que sejam encontrados facilmente. Na fase de armazenamento, os documentos digitais devem ser guardados em um local centralizado e seguro, com acesso restrito apenas a funcionários autorizados.
A organização estabelecida na etapa indexação deve ser mantida a longo prazo, para isso, colaboradores devem se comprometer com a manutenção dos arquivos. Cabe à gerência realizar o monitoramento, podendo identificar possíveis comportamentos inadequados de funcionários em relação aos arquivos, bem como detectar pontos de melhoria na gestão documental.
Descubra as vantagens da digitalização de documentos!
Para uma gestão de documentos eletrônicos efetiva, considere adotar boas práticas na sua empresa. Algumas delas são:
Ao nomear os arquivos, escolha legendas que sejam facilmente compreendidas por todos que irão manuseá-los. Os nomes devem ser curtos e ter relação direta com o conteúdo do arquivo ou departamento ao qual está vinculado.
Assim, as pastas serão categorizadas de forma direta e de acordo com o assunto de que se trata. Exemplos: “Notas Fiscais”; “Contratos de Admissão”; “Cadastros de Clientes”; etc.
Para simplificar, é possível usar siglas ou códigos que sejam do entendimento de todos que terão acesso a esses documentos. Ao utilizar datas para a nomeação, prefira colocar a data invertida, ou seja, na ordem de ano, mês e dia. Isso facilita a organização cronológica dos arquivos.
A gestão de documentos digitais é mais produtiva quando os arquivos estão centralizados e existem protocolos para seu manuseio. Os colaboradores devem ter conhecimento sobre as diretrizes que a empresa adota em relação à gestão documental, o que inclui a forma certa de nomear, a estrutura de pastas e subpastas, a hierarquia de acessos, entre outros aspectos.
Os arquivos digitais são totalmente seguros desde que as devidas medidas sejam tomadas. Uma das boas práticas de gestão de documentos e arquivos digitais é a realização de backups frequentes.
Desse modo, os dados estarão protegidos contra eventuais perdas, além de facilitar a transferência deles em caso de mudança de sistema.
Crie o hábito de sempre salvar o arquivo em sua devida pasta para que a organização se mantenha a longo prazo. Além disso, reforce sempre a importância desse hábito para que seus funcionários procedam da mesma maneira.
A digitalização de documentos é um passo para tornar sua empresa mais tecnológica. Com isso, vale adotar ainda mais ferramentas para otimizar a gestão documental, fazendo com que os processos sejam mais ágeis e confiáveis.
O uso de um software para gestão de documentos digitais faz toda a diferença em todas as etapas e procedimentos que envolvem esse tipo de arquivo. Com um programa que tenha sido desenvolvido especificamente para tratar arquivos eletrônicos, sua forma de gerenciamento será transformada.
Um software pode atuar na criação, edição, controle de versões, revisão, processamento, aprovação, organização, distribuição, armazenamento e descarte de documentos. Além disso, o programa permite a assinatura digital, o que facilita a rotina de quem precisaria gastar tempo e dinheiro colhendo assinaturas. A melhor parte é que os documentos são armazenados em nuvem, diminuindo a necessidade de discos rígidos.
Em resumo, utilizar um software faz com que sua gestão documental seja aprimorada e segura, além de facilitar a busca por arquivos e melhorar os fluxos de trabalho.
A automação na guarda de documentos corresponde aos processos feitos eletronicamente. Por exemplo, enquanto a criação de um índice feita de forma manual pode demorar dias e até semanas, um software pode automatizar essa operação e realizá-la em segundos.
Dessa forma, o uso de um sistema que cria, organiza e armazena arquivos digitais da melhor forma possível é um ato de automação na guarda e gestão de documentos digitais.
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