Você nunca deve ter pensado na falta que faz uma solução para departamento pessoal, certo? Já parou para pensar quantas vezes em média a equipe de DP precisa acessar documentos de um funcionário que está saindo ou entrando na empresa? E se essa empresa tem um alto índice de rotatividade? É trabalho que não acaba mais! Nesse fluxo intenso de atividades, podem surgir falhas no processo, como perda, extravio e danificação de documentos importantes para a organização e para o empregado.
Em alguns tipos de negócios a rotatividade de pessoal é mais frequente do que em outros. Normalmente, onde há um alto turn over, há também um número maior de ações e processos trabalhistas. E é aí que mora o perigo, pois a dificuldade em lidar com a montanha de documentos do DP pode trazer prejuízo financeiro para a empresa, que corre o risco de perder a causa por simplesmente não encontrar um comprovante.
Em busca de soluções que se adequassem exatamente às necessidades de um departamento pessoal, a Arquivar criou o Gestor DP há mais de um ano. Trata-se de um software integrado ao programa de gestão eletrônica de documentos. Por meio dele, é possível organizar, catalogar, digitalizar e gerir todas as informações em formato digital. Além disso, tem-se preservada a integridade do documento original e o acesso restrito somente a pessoas autorizadas. O Gestor DP é vinculado a plataformas de armazenamento em nuvem, o que garante a segurança do material também no mundo digital. As avançadas técnicas de backup permitem à organização uma proteção maior ao ataque de hackers, deixando-a menos vulnerável a fraudes como sequestro de dados.
Assim que a Arquivar desenvolveu esta solução exclusiva, diversos clientes adotaram o novo sistema e hoje, já inseridos totalmente no processo de gestão documental, comemoram os resultados alcançados.
Entre as organizações que obtiveram mais transformações está a Transimão, empresa de transportes rodoviários no estado de Minas Gerais. Como grande parte das organizações deste setor, a Transimão lida diariamente com um grande turn over. No caso deles o problema apresentado é mais comum do que se imagina: um grande índice de perdas judiciais devido à dificuldade de lidar com os numerosos arquivos.
A Transimão tem em torno de 3.000 funcionários, imagine só lidar com documentação de todos? Realmente, controlar todo esse volume de informações manualmente é uma tarefa praticamente impossível. Assim, partiu-se para o delineamento do projeto e adoção da solução Gestor DP. Os resultados foram muito satisfatórios e entre eles podemos destacar:
A Solução para Departamento Pessoal é sem dúvidas uma ferramenta importante na busca por produtividade do setor e redução de custos para as organizações. E aí na sua empresa, como anda a gestão de documentos? Fale com a gente e conheça nossas soluções para o seu negócio.
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