A organização de documentos traz mais facilidade e melhora do fluxo de trabalho de uma empresa. Mas para isso, é preciso apostar em soluções inteligentes como a digitalização e armazenamento em nuvem. Arquivos que precisam ser mantidos em suas versões físicas podem ser organizados em um arquivo suspenso e identificados por etiquetas autocolantes que ajudam na hora de acessar as informações contidas em cada um. Veja mais dicas como essas lendo esse conteúdo até o final.
Uma boa organização de documentos pode ser a chave para o sucesso de sua empresa. Quando bem arquivados, os documentos ajudam a manter o fluxo de trabalho adequado, diminuem o tempo dedicado a cada tarefa e ajudam a empresa a ter melhores resultados.
Muitas empresas não priorizam a guarda de documentos. Como resultado acabam demandando muito mais tempo e dispersando energia sempre que precisam localizar alguma coisa. Isso sem falar nos riscos que os papéis arquivados de maneira negligente sempre correm.
Por esses e outros motivos é tão importante garantir uma organização de documentos adequada, que seja feita de maneira correta e que garanta a segurança e acessibilidade a esses documentos sempre que necessário.
Uma das melhores maneiras de manter a organização de documentos é através da digitalização. Este é um processo simples e moderno que transforma toda aquela papelada que a sua empresa acumula em arquivos digitais.
Em uma rotina atribulada, o acúmulo de papel pode atrasar as tarefas. Mesmo a organização não garante a segurança, já que esse tipo de arquivo está sujeito aos efeitos do tempo e acidentes diversos que podem deteriorá-los.
Com o arquivo digital as coisas são diferentes. A digitalização trabalha com arquivamento em nuvem, o que significa que os documentos serão guardados de forma mais segura, sem risco de perda definitiva.
Além da segurança é importante destacar que a organização de documentos através da digitalização facilita o acesso. Afinal, todos os funcionários autorizados podem encontrar o arquivo rapidamente, o que torna as tomadas de decisão muito mais práticas.
Após a digitalização é importante criar pastas para organizar os documentos. Aqui vale ressaltar que a empresa deve utilizar um método que faça sentido para ela, definindo nomenclaturas para as pastas que facilitem o encontro dos documentos.
Por exemplo, pode-se dividir por data, por cliente, por setor etc. Os arquivos digitais são muito práticos e passiveis de serem organizados de diferentes formas. O importante é definir um padrão que funcione na sua empresa.
Ainda que uma empresa decida migrar para organizar de documentos através da digitalização, pode haver um ou outro que precise ser mantido em sua versão física.
Nesse caso também é importante pensar em uma forma de armazenar corretamente aqueles poucos que precisam ser mantidos. Uma ideia interessante é usar os chamados arquivos suspensos.
Arquivos suspensos são pastas que se harmonizam com facilidade ao ambiente do escritório, e que ajudam a manter a papelada organizada. São especialmente indicados para escritórios que não dispõem de muito espaço, já que são compactos e fáceis de usar.
Essas pastas podem conter diversas quantidades de divisões. A escolha deve ser feita considerando as demandas de sua empresa. No entanto, pastas de arquivo suspenso com mais de 12 divisões costumam atender bem as necessidades.
Para não se confundir com a organização e documentos físicos, é interessante identificar as pastas de arquivos suspensos usando etiquetas autocolantes. Você também pode usar marcadores para indicar cada um dos espaços da pasta. Ou você pode contar com a Guarda de Documentos feita pela Arquivar. Os seus arquivos serão colocados em locais preparados para recebê-los com toda segurança.
Para todos os demais documentos você pode apostar no armazenamento em nuvem, que como dissemos antes é uma das formas mais fáceis e indicadas de organização de documentos.
A principal vantagem desse tipo de armazenamento é que é possível liberar o acesso para pessoas que sejam autorizadas a mexer nesses documentos. Com o armazenamento em nuvem existe um controle muito melhor de acessos.
É natural que com o crescimento empresarial aumente também a quantidade de documentos e papéis gerados pela empresa. Portanto, muitas vezes existe a necessidade de expandir o espaço para arquivamento.
Com o armazenamento em nuvem isso é bem simples. As empresas oferecem um serviço gratuito, mas através da contratação de planos você expandir o seu espaço para guardar arquivos digitais.
Quando ocorre essa ampliação, todos os documentos já salvos permanecem intactos e é liberada mais uma determinada quantia para que novos arquivos sejam levados para o drive. Tudo de forma segura e fácil.
Ainda falando sobre a importância e as dicas para organização de documentos, é muito importante que você separe os documentos pessoais dos documentos empresariais.
Ambos são importantes e essenciais para muitas ações. Dessa forma, é crucial pensar em formas de mantê-los seguros e conservados, para que possam ser acessados sempre que necessário.
Alguns documentos pessoais são muito conhecidos, como o RG e o CPF. Mas existem muitos outros que precisam ser arquivados com o mesmo cuidado, pois possuem grande validade em diversas ocasiões. Alguns deles são:
Geralmente quando precisamos desses documentos se trata de algo urgente, sem muito tempo para pesquisa e emissão de nova via. Por isso é interessante manter essa organização e ter acesso rápido quando necessário.
Para finalizar as nossas dicas sobre organização de documentos, vale a pena ressaltar a importância de manter seguros arquivos mais antigos, bem como controlar as datas de descarte.
Muitos documentos podem ser descartados com o passar do tempo. É o caso das notas fiscais, por exemplo, que pode lei devem ser mantidas por uma média de 5 anos – mas há exceções que pedem mais tempo de arquivamento.
Chamamos de arquivo morto aqueles documentos que precisam ser mantidos, mas que não são acessados com frequência. Alguns deles são:
Ainda que você queira manter esses documentos, eles provavelmente não serão necessários com muita frequência. Nesse caso, são transferidos para o arquivo morto.
Essa pasta, ainda que seja usada poucas vezes, precisa ser organizada para que quando necessário seja fácil encontrar o que se procura. Nesse sentido, separe os documentos por assunto, ano, finalidade ou qualquer outra divisão que faça sentido para a sua empresa.
Por fim, quando realmente decidir descartar algum documento, saiba que ele não deve apenas ser amassado e posto na lata de lixo. Faz parte da organização de documentos garantir que os dados contidos ali não fiquem acessíveis às pessoas não autorizadas.
A melhor forma de se desfazer é usando uma máquina para trituração ou então rasgando manualmente os documentos. Rasgue em pedaços pequenos e, se possível, divida os pedaços em 2 sacos diferentes, diminuindo as chances de reconstrução do documento por estelionatários e golpistas.
A Arquivar é uma empresa que atua com organização de documentos e digitalização. Oferecemos uma solução moderna para ajudar empresas de diferentes portes a se tornarem mais organizadas e consequentemente crescerem no mercado.
Você pode ler mais sobre meios de guardar documentos clicando aqui. Conheça também o ArqDoc, nosso software que ajudará você a ter um Centro de Documentos eficiente. Outro fator importante é que fazemos toda a organização de seus arquivos já pautados na LGPD. Entre em contato com a nossa equipe se tiver qualquer dúvida clicando aqui.
A organização de documentos não é somente uma solução para economizar tempo, espaço e dinheiro. É também um importante fator competitivo, já que libera a sua equipe para se preocupar com o que realmente importa: o seu cliente e o excelente atendimento que ele merece.
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