O que você perde sem uma gestão de documentos?

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A gestão de documentos é um processo essencial para a organização e otimização de qualquer empresa. Trata-se de um conjunto de práticas que envolvem a criação, organização, armazenamento, recuperação e eliminação de documentos de forma eficaz. Quando bem feita, a gestão de documentos pode trazer inúmeros benefícios, desde a redução de custos até o aumento da produtividade. Porém, quando negligenciada, a falta de uma boa gestão documental pode resultar em sérios prejuízos e desafios para a operação e a competitividade de uma organização.

A seguir, discutiremos as principais perdas que uma empresa pode ter ao não adotar boas práticas de gestão documental e como isso pode impactar diversos aspectos do dia a dia organizacional.

A perda de tempo e produtividade

A ausência de uma gestão eficiente dos documentos resulta diretamente em desperdício de tempo e logo homem hora dos colaboradores. Sem um sistema organizado, a empresa acaba consumindo horas preciosas na busca por informações importantes, o que poderia ser dedicado a atividades mais estratégicas. O volume de documentos cresce a cada dia, e quanto mais difícil for encontrar o que se busca, mais tempo se perde. Esse processo de busca manual resulta em uma baixa produtividade, já que os colaboradores acabam se distraindo com tarefas secundárias, ao invés de realizar suas funções principais.

A gestão de documentos é o processo de organizar, armazenar, rastrear, recuperar e controlar documentos e informações de uma organização de maneira eficiente, garantindo que eles estejam disponíveis quando necessários, com a máxima segurança.Mario Pinho

Quando a gestão de documentos é desorganizada, as equipes se veem sobrecarregadas com tarefas manuais de recuperação de arquivos e controle de documentos, como notas fiscais e contratos, por exemplo. Isso torna o trabalho mais moroso e reduz a agilidade nos processos. Uma empresa que não possui um sistema de gestão documental eficiente não consegue aumentar a produtividade das equipes e, como resultado, perde em competitividade no mercado.

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Custos elevados e espaço físico limitado

A gestão de documentos também pode representar uma fonte de redução de custos quando bem implementada. Quando uma empresa não organiza seus documentos, ela acaba gastando mais com armazenamento, seja em arquivos físicos ou em servidores desorganizados. Manter grandes volumes de documentos em papel não só ocupa espaço físico precioso, como também aumenta os custos com armazenamento, segurança e até com pessoal para gerenciar esses documentos.

Com a digitalização e a adoção de sistemas de gestão de documentos, a organização pode reduzir significativamente esses custos. Armazenar documentos digitalmente não só otimiza o espaço, mas também permite acesso remoto e seguro, sem a necessidade de manter grandes arquivos físicos. Assim, ao invés de investir em mais espaço físico ou serviços de armazenamento, a empresa pode concentrar recursos em outras áreas de seu negócio.

A dificuldade em garantir a segurança da informação

A segurança da informação é um dos maiores riscos enfrentados por empresas que não possuem uma gestão de documentos eficiente. Documentos sensíveis, como contratos, dados financeiros, notas fiscais e informações pessoais de clientes, precisam ser armazenados e acessados de forma segura. A falta de controle e organização de arquivos pode levar ao acesso não autorizado a dados sigilosos, vazamento de informações e até mesmo roubo de dados estratégicos da empresa.

Sem as boas práticas de segurança, a empresa corre o risco de sofrer ataques cibernéticos ou de comprometer dados confidenciais. Quando os documentos são armazenados fisicamente, há também o risco de extravio ou dano por incêndio, inundação ou outras eventualidades. A digitalização e o uso de sistemas de gestão de documentos permitem garantir a segurança da informação, através de controle de acesso e criptografia, além de possibilitar backups periódicos para proteção contra danos.

Comprometimento com a conformidade legal

A falta de uma gestão documental eficaz também coloca a empresa em risco de não cumprir exigências legais e regulatórias. Diversas normas e legislações, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), exigem que as empresas armazenem, processem e descartem documentos de maneira adequada. Não seguir essas normas pode resultar em multas pesadas, perda de contratos e danos irreparáveis à imagem da organização.

Por exemplo, empresas que não mantêm seus documentos fiscais, como notas fiscais e recibos, organizados e dentro do prazo de retenção, podem ser multadas durante uma fiscalização tributária. A falta de conformidade também pode dificultar o processo de auditoria, que depende de documentos bem organizados e facilmente acessíveis.

Com um bom sistema de gestão de documentos, a empresa pode assegurar que está em conformidade com a legislação, garantindo que todos os documentos estejam acessíveis para auditorias e inspeções quando necessário, sem correr o risco de perder informações valiosas ou sofrer penalizações.

A dificuldade na tomada de decisões estratégicas

A tomada de decisões nas empresas depende de informações precisas e rápidas. Quando a gestão de documentos não é eficiente, os gestores acabam demorando para acessar relatórios, análises e documentos cruciais para suas decisões. Isso atrasa o processo de planejamento estratégico, reduz a capacidade de inovação e prejudica o desempenho da empresa.

Empresas que não conseguem acessar rapidamente os dados que possuem enfrentam dificuldades para reagir com agilidade às mudanças do mercado. A falta de uma gestão eficiente também impede que os líderes tenham uma visão clara e atualizada da situação financeira, operacional e de mercado da empresa. Essa desorganização pode levar a decisões equivocadas e a perdas financeiras significativas.

Com uma boa gestão de documentos, as empresas podem acessar informações a qualquer hora e de qualquer lugar, o que garante maior agilidade na tomada de decisões e permite que a organização se mantenha competitiva no longo prazo.

Impactos negativos na imagem e reputação

Uma empresa que não tem controle sobre seus documentos passa uma imagem de desorganização, o que pode prejudicar sua reputação no mercado. Isso pode afetar sua relação com clientes, fornecedores, investidores e outros parceiros estratégicos. A desorganização documental transmite uma impressão negativa sobre a capacidade da empresa em lidar com informações, o que pode gerar desconfiança e até afastar possíveis negócios.

Além disso, quando uma empresa não consegue fornecer documentos solicitados de maneira ágil e eficiente, isso pode ser interpretado como falta de transparência e profissionalismo. Esse tipo de falha pode afetar diretamente a credibilidade da organização, o que pode ter consequências irreparáveis para o seu crescimento e desenvolvimento.

A Arquivar como parceira na gestão de documentos

Em um cenário onde as empresas precisam cada vez mais otimizar processos e melhorar a eficiência, a Arquivar se destaca como uma parceira essencial na gestão de documentos. Com mais de 30 anos de experiência, a Arquivar oferece soluções completas que garantem a segurança, conformidade e organização dos documentos empresariais.

Nossa empresa oferece serviços de digitalização de documentos, gestão de arquivos físicos e digitais, automação de processos e assinatura digital, com foco em aumentar a produtividade, reduzir custos operacionais e melhorar a segurança da informação. Além disso, nossas soluções são totalmente personalizáveis para atender às necessidades específicas de cada tipo de documento e volume de arquivos.

Com a Arquivar, sua empresa pode contar com sistemas de gestão eficientes, que garantem a acessibilidade e segurança de todos os documentos, de qualquer lugar e a qualquer momento. Além disso, nossos serviços são compatíveis com a LGPD, assegurando que sua empresa esteja sempre em conformidade com as leis vigentes.

Escolher a Arquivar é garantir que sua gestão documental não seja apenas uma tarefa, mas um diferencial estratégico para o crescimento da sua empresa. Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar a otimizar seus processos e transformar a gestão de documentos em um ativo valioso para o seu negócio!