Como organizar documentos de uma empresa com praticidade?

Gestão de documentos no Sistema de Gestão da Qualidade

Vamos falar um pouco de gestão da qualidade: sua empresa já se orienta pelas diretrizes da ISO 9001? Se ainda não, este post é para você mesmo. E se a sua empresa já é certificada, entenda melhor como a correta gestão de documentos é fundamental tanto para a obtenção do selo, quanto para sua manutenção.

A ideia de qualidade sempre esteve ligada ao atendimento às expectativas do cliente e à sua satisfação. Com o passar do tempo, viu-se a criação de sistemas de fiscalização de qualidade nas bases militares. Em seguida a adoção na produção industrial, até que finalmente, chegou-se ao campo da gestão. Diversas instituições desenvolveram normas para orientar a implantação de um sistema de qualidade nas organizações, como por exemplo a ISO e a ABNT. Hoje vamos focar nas diretrizes da ISO.

ISO 9000 – do que se trata?

A ISO 9000 é um conjunto de normas que abrange uma série de critérios para a efetiva gestão da qualidade. Os requisitos específicos para se alinhar a essa prática estão englobados da norma ISO 9001. É com base nela, que falaremos daqui em diante. Entenda mais aqui.

Princípios da norma ISO 9001

O primeiro passo para receber o selo de qualidade da ISO é ter como base da administração da sua empresa os seguintes princípios:

1 – Foco no Cliente;

2 – Liderança entre objetivos comuns;

3 – Envolvimento de todos;

4 – Abordagem de processos;

5 – Considerar o impacto de decisões em outros processos;

6 – Melhoria Contínua;

7 – Decisão baseada em dados;

8 – Benefícios mútuos entre clientes e fornecedores;

Você pode ver a explicação completa desses pilares neste link.

Contribuição para o processo

Gerir adequadamente a produção, o uso e a manutenção dos documentos e da informação como um todo, pode direcionar sua empresa para os oito princípios que compõem a norma. De modo genérico, porque ao se automatizar o trato com os documentos, a busca de informações e o fluxo de trabalho, tem-se um salto de produtividade e é possível direcionar tempo e energia para o crescimento do negócio em todas as suas frentes.

Especificamente os itens seis e sete da lista, vêm ao encontro dos benefícios alcançados em projetos completos de gestão de documentos, visto que a organização e a otimização do uso de documentos estão nos bastidores de inúmeras políticas de melhoria no ambiente corporativo. E ainda, promove o acesso correto e seguro a todos os dados e informações necessárias para sustentar negociações, propostas, processos jurídicos e outras demandas. Falamos sobre as vantagens da gestão de documentos aqui.

De acordo com o item 4.2.3 da norma ISO 9001:2008, é necessário realizar o controle de documentos afim de centralizar as informações e disponibilizá-las para a organização conforme houver necessidade. A norma ainda exige o controle de revisões de documentos (para que os colaboradores não utilizem versões desatualizadas) buscando garantir que somente documentos aprovados circulem nas empresas.

A Gestão de Documentos é fundamental para a implantação de um Sistema de Gestão da Qualidade. Ela permitirá a utilização dos documentos de forma controlada e adequada, mantendo sempre registrado o histórico de um arquivo, as alterações ocorridas em suas diferentes versões, o controle de acessos, dentre outros.

Para facilitar esse trabalho podemos encontrar no mercado ferramentas que auxiliam essa gestão. Um bom exemplo são os softwares  Workflow e o GED Arquivar. Com eles é possível tornar o fluxo de trabalho menos complicado e melhorar a administração dos documentos organizacionais.

Conheça melhor o Workflow e um pouco mais sobre o nosso GED.

Para obter a certificação da ISO 9001, as empresas devem buscar as certificadoras. Elas acompanham cada etapa do processo, orientando e adequando as práticas empresariais nos parâmetros de gestão da qualidade, conforme exigido pela instituição.

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