Faça a guarda de documentos de seus clientes com mais eficiência e menor custo

Prestar o serviço de guarda de documentos de outras empresas requer cuidados e necessidades específicas. Fatos que influenciam para que o trabalho seja executado de maneira eficiente e segura. Tudo começa por uma estrutura física que seja adequada ao tamanho da demanda, pois é evidente que para guardar documentos e arquivos de todos os tipos, tamanhos e formatos é preciso ter espaço.

Mas será que apenas uma área apropriada e um mínimo de controle garantem a realização de um trabalho bem feito? Isso é um diferencial no mercado para quem investe nesse tipo de prestação de serviços?

Sim, pode até ser um diferencial. Quanto maior o espaço disponível e quanto melhor for a estrutura, aumentam também as possibilidades de atender mais clientes. Mas para garantir resultados positivos e atingir os lucros desejados, é preciso mais que isso. É fundamental que os processos sejam simplificados e que se tenha tecnologia e experiência com gestão documental estratégica.

Invista em softwares já consolidados no mercado

Muitas empresas de guarda perdem tempo e dinheiro buscando desenvolver e aplicar tecnologias. O objetivo é ter ferramentas que sejam capazes de realizar o processo de digitalização dos documentos, permitindo o acesso dos mesmos via web. Recursos que agilizem as consultas e entregas feitas para cada cliente, e que garantam a segurança para os acessos e controles por meio de um código de barras.

Um dos fatores para que você reduza seus custos é justamente focar em realizar as melhorias necessárias na sua infraestrutura. E então investir na utilização de soluções já prontas e consolidadas para realizar a parte de gestão.

Dessa forma você terá uma logística completa na guarda dos documentos, oferecendo não só o espaço, já valorizado pelo seu cliente, como também benefícios adicionais extremamente importantes para valorizar seu trabalho.

Quais benefícios você vai obter?

São muitos os ganhos que sua empresa irá obter ao investir nas ferramentas certas para o seu negócio. Já mencionamos algumas vantagens, como a redução dos custos e a otimização dos processos. Muitos se perguntam como os custos serão reduzidos se haverá a necessidade de fazer a locação para uso de um software, mas a explicação é simples:

  • Desenvolver softwares e tecnologias de alta performance requer tempo e investimentos elevados;
  • Manter uma estrutura de servidor que garanta o bom funcionamento das soluções não é barato;
  • Sem a tecnologia adequada, maior a quantidade de mão de obra necessária para realizar processos que poderiam ser simplificados;
  • O software já é preparado para atendimento das leis e obrigações vigentes, com isso você agiliza os processos de auditorias e fiscalizações.

Os controles feitos por meio de planilhas ou por softwares com um mínimo de recursos podem até funcionar, mas com limitações que irão impedir o seu crescimento. Além disso, fatalmente poderão fazer com que seus clientes não percebam o devido valor no serviço prestado.

Um software consolidado e com uma gama variada de recursos permite inclusive que você passe a oferecer outros serviços. Já havia pensado antes nessa possibilidade? Sua empresa não só terá valor agregado na realização da guarda de documentos, como também passará a ter condições de oferecer mais. Podemos citar como exemplo a utilização de software de Auditoria, Assinatura Eletrônica, OCR, Captura e Workflow.

Não fique estagnado, pense sempre em evoluir e oferecer aos seus clientes os melhores serviços!

Conheça a Arquivar

A Arquivar é referência no mercado em inovação e tecnologia na gestão de documentos. São mais de 26 anos de atuação e 36 unidades espalhadas pelo Brasil, além de 1 na Bolívia. Dispomos da tecnologia certa para sua empresa, com toda a expertise necessária para você que é especializado em oferecer a guarda de documentos.

Aumente a qualidade do seu serviço e descubra que realmente é viável e possível que você amplie seus ganhos com o uso do software adequado. Conheça melhor nossos produtos e solicite contato para saber mais detalhes!

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