Alcançar metas, concluir objetivos, conquistar a clientela, fazer boas vendas. Esses são alguns dos propósitos das empresas, certo? E para chegar a resultados satisfatórios, sobretudo em termos de lucratividade, tudo depende da eficiência operacional. Mas, afinal, o que isso significa?
Por ora, vamos pensar que é a medida de quão bem uma organização consegue converter seus insumos em produtos ou serviços de valor. Basicamente, isso envolve uma relação equilibrada entre os custos e o retorno.
Quer entender melhor o conceito de eficiência operacional nas empresas, como medi-la e o que fazer para atingi-la? Explicaremos a seguir. Continue a leitura!
A eficiência operacional é a capacidade que uma organização tem de otimizar o uso de seus recursos sem perder a qualidade do seu serviço ou produto final. Por exemplo, a empresa pode reduzir custos operacionais, desde que isso não afete negativamente a sua entrega.
Em outras palavras, a companhia consegue maximizar a produção ou a prestação de serviços, minimizando o desperdício de recursos, como tempo, dinheiro e materiais. Além disso, a empresa deve eliminar gastos e tarefas desnecessárias, visando obter um resultado igual ou melhor do que o que já existe.
É importante lembrar que a ideia não está diretamente ligada à demissão de funcionários para cortar despesas, algo que é muito comum em períodos de crise econômica, por exemplo. Na verdade, trata-se de rever os processos internos para identificar gargalos e promover as devidas transformações.
Portanto, a eficiência operacional diz respeito à gestão de equipes, administração de estoque, fornecedores adequados e muitos outros aspectos. Tudo isso, feito de forma inteligente, tende a tornar a empresa mais eficiente.
Com essa abordagem, a organização tende a aumentar sua competitividade, produtividade e rentabilidade, além de atender melhor às demandas dos clientes.
Deu para entender o que é eficiência operacional? Bom, agora vamos à parte prática do assunto, afinal, é possível mensurar a eficiência da sua empresa!
Anteriormente, falamos sobre a relação de equilíbrio entre despesas e retorno financeiro, lembra? Nesse sentido, o cálculo que revela o índice de eficiência operacional é o valor de entradas dividido pelo valor de saídas. Observe!
O valor de entrada (input) representa os recursos utilizados no processo operacional, como horas de trabalho, matéria-prima, energia, capital investido, entre outros. Ou seja, é o que é investido ou consumido para produzir um determinado resultado.
O valor de saída (output), por outro lado, representa os resultados obtidos a partir do processo operacional, como unidades produzidas, serviços prestados, receita gerada, entre outros. É o que é produzido ou alcançado como resultado do uso dos recursos.
Sendo assim, os outputs devem ser maiores que os inputs. Então, quanto maior for o resultado do cálculo, maior é a eficiência operacional da empresa.
Para obter números precisos, é importante levantar e avaliar as métricas da organização. Esse levantamento tem relação com os objetivos e estratégias do negócio, sendo recomendável medir apenas o que for realmente relevante.
A escolha das métricas mais importantes vai depender também do setor de atuação ou modelo de negócio. Desse modo, podem ser analisados índices como Retorno sobre Investimento (ROI), Lifetime Value (LTV), Custo de Aquisição de Clientes (CAC), e por aí vai.
Será que sua empresa é operacionalmente eficiente ou não? Bom, isso só será possível de descobrir através dos indicadores de desempenho e cálculo de eficiência. No entanto, algumas medidas para atingir ou aumentar a eficiência operacional podem ser implementadas no seu negócio.
Veja quais são elas!
Você sabe exatamente o que acontece na sua organização? Quanto tempo é gasto em determinada tarefa? Qual o custo exato de uma operação?
O mapeamento de processos permite uma compreensão da rotina da empresa, identificando atividades redundantes, gargalos e oportunidades de melhoria. Portanto, aplicando essa técnica, é possível identificar desperdícios de tempo, recursos ou informações, permitindo que sejam otimizados.
Como resultado, ao eliminar etapas desnecessárias, simplificar fluxos e identificar oportunidades de automação, a eficiência operacional pode ser aprimorada.
É fundamental observar se os gastos estão desalinhados ou acima do necessário, isto é, monitorar o desempenho financeiro do negócio. Além disso, nessa avaliação, você vai entender se os recursos financeiros estão distribuídos corretamente.
Questione se é possível mudar de fornecedor sem perder a qualidade da sua solução, se é preciso pensar em uma realocação de recursos ou investimentos mais estratégicos. Avalie, também, se há fontes de desperdício de dinheiro e atente-se às oportunidades de redução de custos.
O gerenciamento de processos permite melhorar a eficiência operacional porque é onde se concentra todo o fluxo de trabalho. Nesse contexto, um bom sistema de workflow possibilita o monitoramento desses processos, isso inclui indicadores de desempenho e alcance de metas, por exemplo.
O gerenciamento de processos é uma das formas de elevar a eficiência operacional nas empresas. (Foto: Freepik)Dessa maneira, a empresa pode identificar oportunidades de automação, eliminar atividades redundantes, melhorar a colaboração entre equipes, reduzir erros e retrabalho, e aumentar a produtividade.
Além do sistema de workflow, outras ferramentas tecnológicas podem ser implementadas na organização a fim de aumentar a eficiência operacional.
Tomemos como exemplo a digitalização de documentos. Essa mudança é eficaz porque elimina o gasto de tempo e dinheiro com impressão de papéis e envio para assinaturas manuais, entre muitos outros motivos.
Em suma, a tecnologia, incluindo automação e digitalização, é uma grande aliada na otimização de processos e melhoria da eficiência. Afinal, esses recursos podem acelerar etapas e permitir que os funcionários se concentrem em outras atividades relevantes.
Além disso, o armazenamento e acesso aos dados também são facilitados pela tecnologia, de modo que você possa visualizar métricas reais e precisas.
Com documentos digitalizados, a companhia vai precisar de um bom software para gestão documental em ambiente eletrônico. Uma plataforma que permite gerenciar os arquivos digitais ajuda a melhorar a eficiência da empresa porque otimiza não só a busca por documentos específicos, como também acelera o envio para assinaturas.
Assim, os clientes, funcionários, fornecedores e parceiros podem assinar contratos com muito mais agilidade, por exemplo. Isso é eficiência operacional!
Hoje em dia, falar em eficiência operacional é falar em modernização. Então, por que não transformar a sua empresa para a era digital?
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