Sempre falamos sobre o documento digitalizado, e a autenticidade desse formato constantemente é tema de discussões jurídicas. Porém, e o documento que já “nasce” digital, originado em meio eletrônico? Como verificar e garantir sua autenticidade e a integridade de documentos digitais?
Com tecnologias cada vez mais avançadas e acesso à internet cada vez mais difundido, a geração de dados aumenta em um ritmo impressionante.
A pesquisa da Statista revelou que o volume de dados criados até 2025 chegará à marca de 181 zettabytes, quase o dobro do que se esperava para 2022.
Como resultado, a geração de documentos no ambiente digital é uma consequência natural do processo de informatização das empresas e instituições de todas as naturezas.
Diante disso, os órgãos reguladores tiveram de dar um passo à frente no que diz respeito a recursos comprobatórios da autenticidade dos dados que constam desses documentos.
Portanto, para que você não se perca nesse emaranhado de informações, vamos explicar os principais aspectos legais dos documentos digitais.
Documentos digitais são arquivos criados em meio eletrônico, também chamados de documentos nato-digitais. As informações são carregadas por eles, sendo codificadas, armazenadas e acessadas em meios digitais, como discos rígidos, pendrive, SSD, nuvem, servidores de rede etc.
Documentos digitais são arquivos criados em meio eletrônico (Imagem: Freepik)
A ótica da lei considera que os documentos digitais e os documentos digitalizados possuem pesos e validades diferentes. Neste artigo, citaremos os recursos de validação jurídica do documento digital, que é aquele gerado em meio eletrônico.
Até poucos anos atrás, considerava-se o documento digitalizado uma cópia do documento original e ele não possuía validade legal. Agora, no entanto, o Decreto 10.278/2020 estabeleceu critérios para que os documentos digitalizados também possam ser válidos juridicamente.
Para tanto, é necessário que o processo de digitalização garanta a integridade dos dados originais e as especificações como resolução, cor, formato etc.
Além disso, os documentos digitalizados devem ser assinados com certificado digital para comprovar a autoria, a integridade e o aceite entre as partes.
A rastreabilidade é outro aspecto que deve ser garantido na digitalização para o arquivo digitalizado ter validade legal. Isso significa que deve haver a possibilidade de acessar um histórico de todos os processos que envolvem a documentação.
Com as medidas de validação jurídica de documentos digitais, sua empresa pode ter muitos benefícios, principalmente no que se refere à segurança da informação e à gestão de documentos. E claro, com conhecimento dos aspectos legais dos documentos digitais, você já deu o primeiro passo para entrar na era digital sem se expor aos riscos.
Para um documento digital ser considerado original, ele precisa ter em si as funções de identificação, declaração e comprovação das informações que ele abriga. Em formato físico isso é feito por meio de assinaturas, carimbos e selos de autenticação.
Mas como é no meio eletrônico? Veja bem, a validação se dá por meio da comprovação da autenticidade e da integridade do material. Isso é fornecido, garantido e verificado por meio da certificação digital (e por extensão, da assinatura digital).
Vamos falar mais sobre a certificação e a assinatura digital, porém, antes é importante você entender o significado dos conceitos-chave: autenticidade e integridade.
A autenticidade de documentos digitais diz respeito à veracidade de seu conteúdo.
Segundo o ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), submetida ao ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), o documento autêntico é o que informa verdadeiramente o que deve informar, sem violação ou corrupção de seus dados, ou falsidade ideológica.
Com a validação jurídica de documentos digitais, sua empresa pode ter muitos benefícios, principalmente no que se refere à segurança da informação. (Imagem: Freepik)
A integridade, por sua vez, se refere à preservação das informações produzidas no ato da geração do documento. Assim, em outras palavras, trata-se da garantia de que o documento permanece o mesmo e não sofreu alterações.
Conforme definição do ICP-Brasil é:
“A integridade dos documento é a garantia oferecida ao usuário de que documento eletrônico, mensagem ou conjunto de dados não foi alterada, nem intencionalmente, nem acidentalmente por pessoas não autorizadas durante sua transferência entre sistemas ou computadores.”
É através da certificação digital que se reconhece e se garante a legitimidade e a originalidade de um documento que foi já criado em meio eletrônico. Certificados digitais são uma espécie de identidade virtual de pessoas físicas e jurídicas, que fornecem a comprovação, através de criptografia, de que não houve alteração no conteúdo do arquivo.
Sim! É por meio do certificado digital que você obterá a sua assinatura digital e poderá garantir e comprovar a legitimidade e a validade jurídica de seu documento. A assinatura digital é uma chave, um código único e criptografado que substitui virtualmente sua assinatura à mão ou suas digitais.
O certificado digital garante a legalidade dos documentos digitais. (Foto: Freepik)
Para obter a assinatura, é preciso antes tirar a certificação digital.
As instituições que possuem licença e poder jurídico são as responsáveis por regular e oferecer essa certificação. São as chamadas Autoridades Certificadoras (AC).
Portanto, os documentos digitais estão atrelados a códigos e ferramentas que os protegem e garantem a validade jurídica. Assim, as pessoas podem utilizar tais arquivos em transações formais, e inclusive gerenciar, assinar e compartilhar eletronicamente.
Entenda como funciona a tecnologia na gestão de documentos digitais:
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