Médias e grandes organizações, públicas ou privadas, convivem com o problema de conservar, gerenciar e guardar uma grande quantidade de documentos em papel. Para reduzir os custos com a armazenagem destes arquivos, podem ser utilizadas duas técnicas de atualização, a microfilmagem e a digitalização. Além do objetivo de reduzir o espaço físico, essas técnicas preservam o documento original, utilizando a cópia como instrumento de consulta interna ou externa.
Mas qual desses procedimentos seria, afinal, o mais adequado para preservar e difundir o acervo das organizações?
Para realizar esta escolha, o gestor deve considerar três momentos do processo: a captura da imagem, o seu armazenamento e o acesso à cópia produzida. Para decidir que método será empregado, é importante considerar, primeiro, os objetivos de preservação.
A Microfilmagem é o serviço de armazenamento e preservação de informações, através da captação das imagens dos documentos por processo fotográfico. Já a digitalização é o processo de conversão de documentos físicos em formato digital e estes poderão ser armazenados em discos rígidos, dispositivos como Pen Drives, HD externo, CDs e DVDs e em diversos outros equipamentos.
Tanto a técnica de microfilmagem quanto a de digitalização garantem a preservação do arquivo físico e, ambas após o último decreto da Digitalização (Decreto 10.278/2020), conferem a mesma validade do documento original perante a justiça.
A grande vantagem da digitalização é a armazenagem digital, que garante o acesso rápido à informação por um número maior de pessoas, e termina com a necessidade de deslocamento até o local de consulta. A digitalização abre também a possibilidade de construção de Banco de Dados para procura de informações, o que permite a economia de custos.
Por tudo isso, um sistema híbrido, que combine as vantagens das duas técnicas, é a melhor solução para um programa de preservação nas instituições. Combinando as duas técnicas, temos uma soma das melhores características de microfilme e digitalização.
Na Arquivar utilizamos o processo de Microfilmagem Eletrônica, a melhor forma para preservar e difundir o acervo das organizações. Neste processo os arquivos são digitalizados, organizados e classificados e, em seguida, copiados em mídia micrográfica. Além disso, é gerado um arquivo de índice contendo informações de cada imagem microfilmada, facilitando assim a sua pesquisa no microfilme.
Ainda tem dúvidas? Conte com a Arquivar para escolher a melhor solução para a gestão dos seus documentos. Fale com a gente e conheça melhor nossas soluções.
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