Digitalização in Company: entenda como funciona!

A digitalização in company é uma solução eficiente e segura para melhorar a gestão de documentos na sua empresa. Vale a pena considerar essa opção. 

Pensando nisso, abordaremos esse conceito, suas vantagens e como funciona o processo. Além disso, neste artigo, apresentaremos uma parceira que poderá auxiliar a sua empresa a ter o melhor gerenciamento de documentos na era digital. Acompanhe!

O que é digitalização? Ela tem validade jurídica?

Antes de adentrarmos nos detalhes da digitalização in company, é importante compreendermos esse conceito. Basicamente, digitalização é o processo de converter documentos físicos em formatos digitais. Isso torna arquivos em papel e fotos acessíveis via dispositivos eletrônicos.

A digitalização envolve escanear e criar uma imagem digital, conforme as diretrizes estabelecidas pelo Decreto 10.278. Isso garante que o documento digital possua a mesma validade legal que o seu equivalente em papel. 

Esse processo é fundamental, visto que escanear o documento não é suficiente. Ademais, é preciso certificar essa documentação durante o processo de digitalização para assegurar sua validade, comparável à do documento físico. Veja, apenas se esses requisitos forem atendidos o documento será legal. Por outro lado, o resultado será apenas uma reprodução em formato digital, sem qualquer validade jurídica.

A digitalização e manutenção de documentos eletrônicos é possível graças a diversas tecnologias, como o armazenamento e a gestão digitais, que tornam mais ágil e produtiva a gestão das empresas, que antes era mais custa em diversos sentidos.

Em resumo, a substituição de papéis por arquivos digitais não somente evita a perda de informações e libera espaço físico para garantir a segurança dos dados. Digitalizar uma empresa é mais do que torná-la remota ou aderir ao home office, é torná-la mais inteligente e competitiva.

>> Enquanto lê o conteúdo, assista esse vídeo sobre digitalização de documentos!

Vamos conversar mais sobre isso?

Quais são as vantagens da digitalização?

As vantagens da digitalização de documentos são muitas e impactam diretamente a rotina e os resultados das empresas. Entre os principais benefícios, destacam-se:

• Redução de espaço físico: Eliminação da necessidade de armazenamento de documentos em papel, liberando espaço físico nas instalações da empresa;
• Acesso facilitado às informações: Documentos digitalizados podem ser acessados de forma rápida e remota, permitindo que colaboradores tenham acesso às informações necessárias a qualquer momento e de qualquer lugar;
• Segurança: A digitalização aumenta a segurança dos documentos físicos. Diminui os riscos de perda, extravio ou danos. Permite a utilização de medidas de segurança digital, como criptografia e controle de acesso. Este passo é essencial para cumprir com as responsabilidades sobre os dados coletados de pessoas e empresas estabelecidas na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
• Eficiência operacional: Processos digitais são mais ágeis e menos suscetíveis a erros, otimizando o fluxo de trabalho e aumentando a produtividade dos colaboradores;
• Backup dos documentos: As revisões e alterações feitas nos arquivos são registradas nos documentos digitais quando estão armazenados em um sistema de computação em nuvem. Isso não apenas assegura a autenticidade, mas também possibilita a identificação dos responsáveis pelas mudanças, se necessário;
• Redução do número de etapas necessárias: Os documentos digitais reduzem as burocracias associadas ao preenchimento de papéis e também podem ajudar a automatizar processos e decisões;
• Conformidade regulatória: Em algumas situações, regulamentos ou políticas podem exigir que certos documentos permaneçam sob controle direto da organização, o que torna a digitalização in loco uma opção preferível para cumprir essas exigências.

O que é a digitalização in company?

A digitalização in company, ou digitalização in loco, é o ato de digitalizar os documentos dentro da própria empresa.

Assim, em vez de remover os documentos para um local externo para digitalização, eles são transferidos, com toda validade jurídica, como explicamos acima, para o formato virtual diretamente em suas instalações ou escritórios.

É essencial seguir as regras de segurança, privacidade e jurídicas para proteger as informações confidenciais durante todo o processo. Isso porque, se a digitalização não seguir o procedimento correto, há o risco de os documentos não terem a validade legal.

Além disso, a digitalização in company necessita de investimentos em equipamentos especializados, softwares e treinamento de pessoal. 

Como é feita a digitalização in company da Arquivar?

A Arquivar é especializada em digitalização in company. Nosso fluxo de trabalho é completo, contemplando, escaneamento, indexação e certificação de documentos em papel dentro da sua empresa. Veja como funciona:

• Diagnóstico personalizado: Um profissional da Arquivar visita a empresa contratante para realizar um diagnóstico detalhado das necessidades de digitalização. Esse diagnóstico considera vários fatores, como quantidade e tipo de documentos, tecnologia disponível, treinamento necessário e demandas específicas do negócio;
• Planejamento estratégico: Após análise, é feito um plano com equipamentos, processos a mudar e um cronograma de execução;
• Implementação e execução: Uma vez aprovado o plano estratégico, a equipe da Arquivar inicia a implementação do serviço de digitalização in company. Isso inclui instalar scanners e softwares, treinar funcionários para usar os equipamentos e transformar documentos em formato digital;
• Monitoramento e suporte: Durante todo o processo, a Arquivar oferece suporte técnico especializado e monitoramento constante para garantir a qualidade e a eficiência do serviço;
• Mentoria: Com o intuito de seguir as regulamentações estabelecidas pela LGPD, Arquivar colabora com seu time para auxiliar as empresas a se adaptarem às novas regras de armazenamento digital.

Diferenciais da digitalização in company da Arquivar

A nossa digitalização in loco oferece diversos diferenciais, como:

• Acompanhamento detalhado de todas as etapas do serviço, garantindo transparência e controle;
• Equipe especializada e dedicada ao projeto, assegurando qualidade e expertise;
• Eliminação do transporte de documentos originais para fora do escritório do Cliente, reduzindo riscos;
• Prazos de execução do serviço reduzidos, otimizando a eficiência e a produtividade;
• Respostas rápidas e eficientes às dúvidas, promovendo agilidade;
• Sigilo na manipulação e tratamento das informações, garantindo segurança.