Lidar com a papelada é um processo burocrático e complexo. As dificuldades se intensificam quando há envolvimento da justiça na validação de informações.
Por isso é tão importante saber como digitalizar documentos com validade jurídica. A migração para o modelo eletrônico de documentos é uma realidade cada vez mais frequentes nas empresas.
No entanto, muitas delas ainda se questionam como garantir a mesma validade dos documentos físicos quando transformados em digitais.
É justamente isso que explicaremos hoje. Descubra como digitalizar documentos e saiba como manter a integridade das informações contidas na papelada.
Em 2020 foi publicado o Decreto nº 10.278/2020 que visa regulamentar o processo de digitalização de alguns documentos. Sua função é controlar e padronizar essa ação, garantindo que esses documentos tenham suas validades conservadas.
Um dos pontos mais importantes do decreto garante que se a digitalização for feita de forma adequada, a validade permanece intacta.
Portanto, os documentos físicos podem ser descartados, uma vez que a versão digital possui o mesmo efeito perante a lei. Mas, a digitalização é um processo complexo e requer a atuação de empresas especializadas no assunto.
Assim você tem a certeza de que a validade dos documentos é assegurada e não corre risco de perder informações essenciais para o seu negócio.
Vale ressaltar ainda que as normas estabelecidas pelo Decreto nº 10.278/2020 valem tanto para instituições públicas quanto privadas, porém, não incluem:
O passo a passo para digitalizar documentos com validade jurídica envolve uma série de diretrizes que devem ser cumpridas conforme o decreto. Os 5 principais passos são:
É essencial contar com uma certificação digital na hora de digitalizar documentos com validade jurídica. Portanto, esses documentos devem ser assinados digitalmente seguindo os padrões impostos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Outro ponto fundamental diz respeito a integridade documental. Isso significa que o documento em formato digital deve ser idêntico ao original físico, sem sofrer qualquer alteração.
Uma vez que os documentos sejam digitalizados eles devem ser passiveis de rastreabilidade.
Isso quer dizer que o software usado para digitalização deve criar históricos a respeito de alterações, acessos e outras informações que garantam a validade jurídica do documento.
Esse é um ponto essencial para garantir a segurança do que está documentado. Isso porque, o software deve assegurar que qualquer alteração fique registrada e que acessos indevidos possam ser devidamente identificados.
A regra referente a auditabilidade exige que a empresa cumpra com todos os requisitos previstos pelo Decreto.
Sendo assim, a empresa deve assegurar que diante de uma auditoria competente tenha aprovação total ao digitalizar documentos com validade jurídica.
Para digitalizar documentos com validade jurídica você também precisa se atentar aos padrões e às especificações que são impostas pelo Decreto nº 10.278/2020.
São dados técnicos que garantem que os documentos continuem tendo sua validade preservada. Os principais dizem respeito aos seguintes itens:
Os documentos devem contar com resolução mínima de 300 dpi para textos, fotografias ou cartazes. Já para plantas e mapas a exigência é de 600 dpi.
O formato digital deve ser monocromático, portanto, preto e branco, quando se trata de textos que não contenham plantas, ilustrações e mapas. Já para textos acompanhados de fotografia deve-se seguir o padrão RGB.
Ao final da digitalização os arquivos devem ser salvos obrigatoriamente nos formatos PDF/A para textos e PNG para fotografias, cartazes, plantas e mapas.
Metadados são informações anexas ao arquivo que não podem ser alteradas. Portanto, o decreto considera obrigatória a inclusão de metadados sobre: assunto;
Todas essas informações devem estar contidas no documento e precisam obrigatoriamente ser inseridas no formato e metadados.
Uma vez que você já sabe como digitalizar documentos com validade jurídica deve se atentar a outro ponto fundamental sobre esse assunto: a manutenção desses documentos.
O Decreto nº 10.278/2020 prevê como essencial as seguintes ações:
I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
II – a indexação de metadados que possibilitem:
Sendo assim, antes, durante e após a digitalização é de extrema importância conferir se todas as exigências são seguidas e se os documentos estão devidamente arquivados, longe de riscos de alteração e acessos indevidos.
É importante saber que existem algumas especificações ao digitalizar documentos com validade jurídica para empresas e entidades públicas ou particulares.
A principal diferença é que para as entidades públicas é obrigatório seguir tudo o que está previsto no decreto. Já para particulares há um pouco mais de maleabilidade.
A comprovação de autoria, da integridade e da própria confidencialidade dos documentos, em caso de particular, pode ocorrer por meios definidos pelas partes, desde que haja comum acordo.
No entanto, caso não consigam chegar em um consenso, então valerá o decreto e os padrões previstos como forma de garantir todos os pontos citados.
Por fim, o decreto confirma que tanto o possuidor pode digitalizar documentos com validade jurídica quanto pode solicitar o serviço a terceiros.
Entretanto, continua sendo do possuidor a responsabilidade por garantir que todas as diretrizes sejam cumpridas.
Desse modo, é de extrema importância contar com auxílio de uma empresa experiente e renomada no mercado, que possa justamente assegurar que essas normas sejam cumpridas.
A Arquivar é especializada em digitalização e presta todo o suporte para a migração o papel para o digital, garantindo a segurança que a sua empresa precisa.
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